Coordonnateur.trice des services client / Client Service Coordinator

Notre parcours

À propos de vous

Vous êtes une personne performante qui cherche à s’accomplir dans un environnement dynamique. Vous faites preuve de rigueur dans votre travail mais êtes à l’aise de collaborer avec une équipe de personnes hautement motivées. Vous savez communiquer clairement et avec concision avec collègues et clients, et vous appréciez une solide culture d’entreprise et un esprit de camaraderie. Vous savez naviguer de multiples fonctions corporatives, y compris les lignes de service générales et les centres corporatifs d’excellence. Vous possédez de fortes aptitudes interpersonnelles et êtes prêt à effectuer diverses tâches pour atteindre l’objectif commun de l’équipe. Vous valorisez la croissance personnelle et professionnelle et êtes prêt à faire le prochain pas dans l’avancement de votre carrière.

Si cela vous ressemble, vous aimerez la culture chez Avison Young !

À propos de nous

Avison Young est une agence internationale de courtage et de consultation en immobilier commercial, proposant des services transactionnels, financiers, consultatifs et de gestion. Nous avons conçu notre structure corporative de façon à mieux servir nos clients en renforçant la collaboration dans toute notre organisation.

L’immobilier peut avoir des effets positifs énormes sur la vie des gens, et nous nous employons à créer des lieux et des espaces qui siéront mieux aux gens. Notre raison d’être, c’est de créer une réelle valeur économique, sociale et environnementale, portée par des gens fiers.

Bien sûr, nous adorons être ici, mais les gens de l’externe nous trouvent très bien aussi ! Avison Young a été nommée comme l’une des sociétés les mieux gérées au Canada 13 années consécutives, avec désignation du Club Platine!

About You

You are a high achiever looking to thrive in a fast-paced environment. You take pride in your own work but are comfortable collaborating with a team of highly motivated individuals. You can communicate clearly and concisely with teammates and clients, and you enjoy strong company culture and camaraderie. You can navigate multiple corporate functions, including global lines of service and corporate centers of excellence. You possess strong interpersonal skills and are willing to take on diverse tasks to achieve the team’s common goal. You value personal and professional growth and are ready to take the next step in advancing your career.

If this sounds like you, well, then you will love the culture at Avison Young!

Avison Young is a global commercial real estate brokerage and advisory firm, offering transaction, management, financial and consulting services. We’ve designed our corporate structure to best serve our clients by enhancing collaboration across our organization.

Real estate can have an enormous positive impact on people’s lives - and we’re in the business of making spaces and places work better for people. Our purpose is to create real economic, social and environmental value as a global real estate advisor, powered by people.

We care about each other and we have each other’s backs. This makes Avison Young a great place to be a client, and a great place to work. We support the whole person and their complete wellness - economic, mental and physical - because what’s best for our business comes from our people bringing their whole selves to work.

Of course we love it here, but outsiders think we’re pretty great too! Avison Young has been recognized as one of Canada's Best Managed Companies for the 13th year in a row, with a Platinum Club designation!

APPERÇU DU POSTE

Relevant de l’équipe de courtiers immobiliers désignée (et/ou autre personne désignée), ce poste requiert un soutien administratif immobilier quotidien dans un environnement très dynamique. En tant que Coordonnatrice des services client (CSC), vous fournirez du soutien en ventes, marketing et en recherche, de concert avec les services administratifs du bureau pour nos courtiers et clients. Vos responsabilités consisteront à fournir du matériel pour des présentations, des inscriptions et des offres, des documents pour la mise en marché de propriétés et des rapports pour les clients, effectuer des études de marché et de la gestion de transaction, tout en coordonnant le matériel de promotion et de marketing après-vente (sous la direction de notre équipe du marketing).

Reporting to the designated Leasing Team (and/or other designated person), this role includes daily real estate administrative support in a fast-paced environment. As a Client Services Coordinator (“CSC”), you will provide sales, marketing, and research support along with general office administration to your team and clients. Your responsibilities will be an exciting mix of providing presentation support, listing and offer preparation, property marketing and client reporting, conducting market research and transaction administration, all while coordinating promotional and post-sales marketing materials.

Les responsabilités principales de la Coordonnatrice des services clients comprennent, sans s’y limiter

ADMINISTRATION

• Apporter un soutien administratif pour la correspondance interne et externe, y compris la gestion de dossiers, l’organisation et la distribution de matériel de marketing;

LOCATION

• La préparation écrite d’offres de services;
• La préparation de contrats et s’assurer de leur exécution;
• Coordonner la communication entre les décideurs, les propriétaires et les autres parties prenantes de l’industrie de l’immobilier commercial;
• Assister et participer à toutes les réunions de ventes hebdomadaires;
• Assister dans les visites et aider l’équipe de courtiers dans leur mandat (visite de bâtiments et visite avec clients);
• La préparation, le contrôle et la mise à jour de documents légaux (lettres d’intention, offres, propositions, ententes de commission, ententes d’inscription, amendements, renonciations, prolongations et ententes Multiple Listing Services) pendant tout le processus de diligence raisonnable;
• Mettre à jour et réviser les inscriptions de propriétés, gérer les dates d’expiration et préparer les documents requis;
• Tenir des registres de correspondance pour les inscriptions de propriétés auprès des courtiers et mettre à jour les rapports pour les clients lorsque requis;
• Coordonner le traitement des transactions avec les courtiers et le service de comptabilité;
• Planifier des réunions, rendez-vous, visites de propriétés et plans de voyage;
• Réviser les documents pour vérifier l’orthographe, la grammaire et la mise en page et apporter les changements nécessaires. Être responsable de la précision et de la clarté de la version finale;
• Collaborer étroitement avec les courtiers sur des projets variés.

MARKETING

• Organiser, créer, préparer et produire du matériel de marketing personnalisé ainsi que des trousses, présentations et propositions sur mesure pour les clients;
• Aider à la préparation, la coordination et l’assemblage du matériel marketing pour les inscriptions de propriétés, y compris les brochures, invitations, affichages et annonces InDesign tout en maintenant la marque Avison Young dans tous les projets;
• Mettre à jour les inscriptions sur le site web d’Avison Young et dans d’autres emplacements lorsque requis;
• Rechercher et concevoir des cartes InDesign des espaces, conçues spécialement pour les clients.

RECHERCHE

• Coordonner les études de disponibilité des propriétés et autres recherches pertinentes ainsi que des documents d’accompagnement marketing;
• Effectuer des recherches d’information marketing auprès de sources variées, notamment CRM et des bases de données tierces telles que MLS, Altus, CoStar, etc.;
• Mettre à jour la base de données CRM avec les données en cours des clients et du marché.

The key responsibilities of the Client Services Coordinator include, but are not limited to, the following

ADMINISTRATION

• Provide administrative support for internal and external correspondence including file management, organizing and distributing marketing materials

LEASING

• Prepare written service proposals
• Prepare contracts and ensure successful implementation
• Coordinate the communication between decision-makers, property owners and other stakeholders in the commercial real estate industry
• Attend and participate at all weekly sales meeting
• Assist in tours and help the Leasing Team in their mandate (building tour and client tour)
• Preparation, control, and maintenance of legal documents (letters of intent, offers, proposals, commission agreements, listing agreements, amendments, waivers, extensions, and Multiple Listing Services agreements) throughout the deal and due diligence process
• Maintain and review property listings and manage expiry dates and prepare required documentation
• Maintain records of correspondence for property listings with agents and update client reporting as required
• Coordinate deal processing with agents and Accounting Department
• Schedule meetings, appointments, property tours and travel plans
• Proofread copy for spelling, grammar and layout making appropriate changes; responsible of accuracy and clarity of final copy
• Work closely with agents on various initiatives and special projects

MARKETING

• Organize, create, prepare and produce customized marketing materials as well as client-specific packages, presentations, and proposals.
• Assist with preparation, coordination and assembly of marketing materials for property listings, including brochures, invitations, signage, and announcements InDesign, while maintaining the Avison Young brand throughout all projects.
• Update listings on Avison Young website and other locations as advised
• Research and design space map tailored for clients on InDesign

RESEARCH

• Coordinate property availability surveys and other applicable research and marketing collateral relevant
• Conduct market information research through various sources including CRM and third-party databases such as MLS, Altus, CoStar etc.
• Update CRM database with current market and client information.

Pour réussir dans ce travail, une personne doit être en mesure d’effectuer chaque tâche essentielle à une niveau supérieur à la moyenne. Les exigences ci-dessous représentent adéquatement les connaissances et compétences requises

• Un minimum de 3 années d’expérience similaires et/ou d’expérience en immobilier commercial;
• Une connaissance approfondie et une utilisation efficace des programmes informatiques d’affaires comprenant Word, Excel, PowerPoint, Outlook et la suite Adobe Creative (InDesign, Photoshop, Illustrator et Acrobat);
• Avoir un profil qui comprend un esprit indépendant et de l’initiative tout en performant bien dans un environnement axé sur le travail d’équipe;
• Doit faire preuve de flexibilité dans la gestion des tâches tout en ayant le souci du détail;
• Être en mesure de lire, analyser, interpréter et créer des documents d’affaires généraux;
• Capacité de rédiger des rapports et de la correspondance d’affaires et de formater des présentations;
• D’excellentes aptitudes de communication efficace à l’écrit et à l’oral;
• Excellentes aptitudes en révision et correction de texte;
• Capacité d’effectuer de multiples tâches simultanément, bien gérer son temps, savoir reconnaître et aborder les urgences;
• Capacité de travailler efficacement sous pression avec de multiples échéanciers et sous supervision limitée;
• Faire preuve de discrétion concernant le personnel et l’industrie;
• Une attitude positive, un souci d’amélioration de l’équipe, tendre la main pour se rendre utile.

To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential task at an above average level. The requirements listed below are representative of the knowledge, skill and/or ability required.

• Minimum 3 years of similar experience and/or commercial real estate experience
• Advanced knowledge and efficient use of business suite computer programs including Word, Excel, PowerPoint, Outlook, and Adobe Creative Suite (InDesign, Photoshop, Illustrator, and Acrobat)
• Possess characteristic traits of independent thinking, self-starting initiative while working well in a team-oriented environment.
• Must be able to handle flexibility in task management while having a keen eye for detail
• Ability to read, analyze, interpret and create general business documentation.
• Ability to write reports, business correspondence and format presentations.
• Excellent and effective verbal and written communication skills.
• Excellent proofreading and editing skills.
• Ability to multitask, utilize effective time management skills, and be able to recognize and respond to time sensitive issues and tasks.
• Ability to work efficiently under pressure with multiple timelines and with limited direction/ supervision.
• Ability to maintain discretion regarding personnel and industry related matters.
• Attitude — positive, always seeking to better our team, reaching out to bring value.

On-Site

Notre engagement d’égalité des chances

Avison Young pratique l’égalité des chances comme employeur à tous ses points de service dans le monde. Nous nous engageons à bâtir et maintenir une main-d’œuvre avec des expériences, aptitudes et connaissances variées avec toutefois une uniformité dans l’excellence de nos services, notre engagement et notre intégrité.

La société maintient une politique stricte afin d’assurer que les chances en emploi soient égales pour tous et ne fassent pas de discrimination selon l’origine ethnique, la couleur de peau, la religion, les croyances, l’âge, le sexe, le genre, l’identité ou l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’origine nationale, la citoyenneté, les handicaps, l’état civil, le statut de vétéran protégé ou de service militaire ou tout autre élément protégé par la loi.

Avison Young accueille favorablement et encourage la postulation de gens avec des handicaps. Des accommodements sont disponibles sur demande pour les candidats pendant le processus de recrutement. Pour les personnes requérant de l’assistance, des informations liées aux besoins et aux mesures d’accommodement seront transmises de façon confidentielle.

Afin de soutenir notre engagement envers la francisation et d’assurer une communication efficace avec notre clientèle diversifiée au Canada et à l’international, ainsi qu’avec nos collègues à l’échelle mondiale et dirigeants du siège social, ce poste requiert une maîtrise du français et de l’anglais. Les candidats doivent être parfaitement bilingues pour être considérés pour ce poste.

Avison Young s’engage à embaucher les meilleurs talents avec les pratiques de recrutement les plus justes et équitables. Postulez chez nous DÈS AUJOURD’HUI !

Avison Young practices as an equal opportunity employer in all services locations around the world. We are committed to building and maintaining a workforce diverse in experience, skills and knowledge with uniformity in service excellence, commitment and integrity.

The firm maintains a strict policy to ensure employment opportunities are equal and do not discriminate based on race, color, religion, creed, age, sex, gender, gender identity or expression, sexual orientation, national origin, citizenship, disability, marital and civil partnership/union status, protected veteran or military service status, or any other elements protected by law.

Avison Young welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available upon request for candidates during the recruitment process. For those requiring assistance, information relating to the need for accommodation and accommodation measures will be addressed confidentially.

To support our commitment to francisation and ensure effective communications with our diverse Canadian and worldwide clientele and to our global colleagues and head office leadership, this role requires proficiency in both French and English. Candidates must be fluent in both languages to be considered in this position.

Avison Young is committed to employing the best talent with the most fair and equitable recruitment practices. Apply with us TODAY!