Coordonnateur(trice) Administration et Opérations

SOMMAIRE DU POSTE

Le ou la Coordonnateur(trice) Administration et Opérations joue un rôle central dans le bon fonctionnement quotidien de Bis Solutions. Cette personne assure la fiabilité des données administratives et financières, la facturation, le soutien aux ventes, la gestion et l’optimisation des outils de suivi ainsi que la coordination de certaines activités opérationnelles. Très à l’aise avec les chiffres, Excel et les systèmes, elle contribue à structurer les processus, à améliorer la qualité de l’information et à soutenir efficacement l’ensemble de l’équipe.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

• Facturation, administration financière et administration des achats

Créer et émettre les factures clients avec exactitude et dans les délais requis.

• Effectuer les recherches, validations et suivis nécessaires dans Quick Books.
• Préparer les bons de commandes (PO) approuvés, maintenir les bons de commandes ouverts: mettre à jour les coûts et dates, assurer la documentation, réconciliation bons de commandes (PO)/réception/facture et produire les rapports nécessaires.
• Vérifier les données liées aux prix, quantités, coûts et informations nécessaires à la facturation.
• Préparer différents rapports administratifs et financiers pour soutenir la direction et les opérations.
• Maintenir une documentation structurée et assurer le classement adéquat des informations.

• Données, Excel et outils de gestion
• Créer, maintenir et optimiser les fichiers Excel utilisés par l’entreprise.
• Développer des tableaux de suivi, tableaux de bord et indicateurs de performance (KPI).
• Assurer l’intégrité, l’exactitude et la mise à jour régulière des données.
• Structurer l’information afin de faciliter les analyses et la prise de décision.
• Participer à l’amélioration et à l’automatisation des outils administratifs lorsque possible.

• Support aux ventes et à l’équipe
• Fournir un soutien administratif quotidien à l’équipe des ventes.
• Préparer ou mettre à jour les soumissions, listes de prix, fiches techniques, présentations et documents clients.
• Effectuer les recherches et extractions de données nécessaires aux suivis commerciaux.
• Collaborer avec les ventes, la logistique, les opérations et la direction afin d’assurer une information fiable et accessible.
• Répondre aux besoins administratifs ponctuels de l’équipe selon les priorités de l’entreprise.

• Inventaires et données produits
• Maintenir à jour les données produits, SKU, prix et informations administratives reliées aux inventaires.
• Participer à la validation et à la réconciliation des données d’inventaire.
• Produire les rapports et analyses nécessaires au suivi des stocks.
• Collaborer avec la Coordonnatrice Logistique et Opérations afin d’assurer la cohérence entre les données systèmes et les réalités opérationnelles.

• Processus et amélioration continue
• Documenter, standardiser et améliorer les processus administratifs et opérationnels.
• Créer et maintenir les procédures (SOP), formulaires, modèles et outils de travail.
• Identifier les tâches répétitives ou inefficaces et proposer des solutions d’amélioration.
• Contribuer à l’implantation de nouveaux systèmes, CRM, outils numériques ou technologies de gestion.

• Coordination de projets – soutien et relève
• Soutenir le suivi quotidien de certains projets en collaboration avec les responsables.
• Mettre à jour les échéanciers, tableaux de suivi, actions, responsabilités et dates clés.
• Effectuer les suivis nécessaires auprès des intervenants afin de maintenir l’avancement des projets.
• Préparer les comptes rendus et rapports d’avancement lorsque requis.
• Agir comme relève pour la coordination quotidienne de projets lors d’absences ou pour des projets de moindre envergure.

• Soutien numérique – rôle de relève
• Agir comme personne de relève pour certaines mises à jour du site web lorsque requis.
• Soutenir ponctuellement l’ajout ou le retrait de produits, la mise à jour d’informations ou d’événements en l’absence du responsable principal.
• Cette responsabilité demeure secondaire et ne constitue pas la fonction principale du poste.

• Collaboration opérationnelle
• Participer aux rencontres d’équipe pertinentes et assurer les suivis découlant des décisions.
• Communiquer rapidement les écarts, risques ou informations nécessitant l’attention de l’équipe ou de la direction.
• Contribuer à une collaboration efficace entre l’administration, les ventes, la logistique et les opérations.
• Faire preuve de polyvalence et soutenir les priorités de l’entreprise dans un environnement dynamique.

Effectuer tout autre tâche connexe requise afin de soutenir les opérations et les priorités de Bis Solutions, incluant, lorsque nécessaire, un soutien ponctuel aux activités de l’entrepôt et aux autres membres de l’équipe.

INDICATEURS DE PERFORMANCE (KPI)

• Exactitude et rapidité de la facturation.
• Fiabilité et qualité des données.
• Exactitude des rapports et outils de suivi.
• Qualité et efficacité des fichiers Excel et tableaux de bord.
• Respect des échéanciers et qualité des suivis.
• Exactitude des données produits et inventaires.
• Réactivité et qualité du soutien offert aux équipes.
• Contribution à l’amélioration continue et à la documentation des processus.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Excellente maîtrise d’Excel et grande aisance avec les chiffres.
• Expérience dans la facturation, devis et des achats auprès de fournisseurs.
• Rigueur exceptionnelle, souci du détail et sens de l’organisation (suivis de projets).
• Capacité à structurer, analyser et valider des données.
• Très bonne gestion des priorités et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Autonomie, initiative, curiosité et approche orientée solutions.
• Capacité à créer et améliorer des processus et outils de travail.
• Très bonnes aptitudes de communication et de collaboration.
• Connaissance de Quick Books constitue un atout important.
• Connaissance de Google Workspace, CRM, ERP ou Power BI constitue un atout.

QUALIFICATIONS

DEC ou formation pertinente en administration, comptabilité, finance, gestion des opérations, logistique ou domaine connexe. Le poste est ouvert à un profil junior à fort potentiel. Une expérience en facturation, administration, analyse de données ou coordination des opérations constitue un atout. Aucune expérience dans l’industrie du cannabis n’est requise.

RELATIONS DE TRAVAIL

Interne: Directeur des ventes & Team Leader, Coordonnatrice Logistique et Opérations, responsable des systèmes/site web, direction, ventes et comptabilité.

Externe: clients, fournisseurs et partenaires lorsque requis dans le cadre des suivis administratifs ou de projets.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Poste permanent à temps plein.
• Poste exercé à 100 % à partir des bureaux de Bis Solutions.
• Horaire de jour, du lundi au vendredi.
• La présence au bureau est essentielle en raison de la collaboration quotidienne avec les ventes, la logistique, les opérations et la direction.

Administration and Operations Coordinator

POSITION SUMMARY

The Administration and Operations Coordinator plays a central role in the day-to-day running of Bis Solutions. This person ensures the reliability of administrative and financial data, invoicing, sales support, management and optimization of monitoring tools as well as the coordination of certain operational activities. Very comfortable with numbers, Excel and systems, she helps structure processes, improve the quality of information and effectively support the entire team.

KEY RESPONSIBILITIES

• Billing and Financial Administration
• Create and issue customer invoices accurately and on time.
• Perform necessary searches, validations, and follow-ups in QuickBooks.
• Verify data related to prices, quantities, costs, and information needed for invoicing.
• Prepare various administrative and financial reports to support management and operations.
• Maintain structured documentation and ensure proper filing of information.

• Data, Excel, and Management Tools
• Create, maintain, and optimize Excel files used by the company.
• Develop monitoring tables, dashboards and performance indicators (KPIs).
• Ensure data integrity, accuracy, and regular updating.
• Structure information to facilitate analysis and decision-making.
• Participate in the improvement and automation of administrative tools when possible.

• Sales and Team Support
• Provide day-to-day administrative support to the sales team.
• Prepare or update quotes, price lists, data sheets, presentations and client documents.
• Perform the research and data extraction necessary for commercial follow-ups.
• Collaborate with sales, logistics, operations, and management to ensure reliable and accessible information.
• Respond to the team's ad hoc administrative needs according to the company's priorities.

• Inventories and product data
• Maintain up-to-date product, SKU, pricing and administrative information related to inventories.
• Participate in the validation and reconciliation of inventory data.
• Produce the reports and analyses necessary for inventory monitoring.
• Collaborate with the Logistics and Operations Coordinator to ensure consistency between system data and operational realities.

• Process and continuous improvement
• Document, standardize and improve administrative and operational processes.
• Create and maintain procedures (SOPs), forms, templates and work tools.
• Identify repetitive or inefficient tasks and propose solutions for improvement.
• Contribute to the implementation of new systems, CRMs, digital tools or management technologies.

• Project Coordination – Support and Succession
• Support the daily monitoring of certain projects in collaboration with the managers.
• Update timelines, tracking tables, actions, responsibilities and key dates.
• Carry out the necessary follow-ups with stakeholders in order to maintain the progress of projects.
• Prepare progress reports and reports as required.
• Act as a relief for the daily coordination of projects during absences or for smaller projects.

• Digital Support – Succession Role
• Act as a backup person for certain website updates when required.
• Support the addition or removal of products, the updating of information or events in the absence of the senior manager.
• This responsibility remains secondary and is not the primary function of the position.

• Operational collaboration
• Participate in relevant team meetings and ensure follow-ups resulting from decisions.
• Quickly communicate deviations, risks, or information that require team or management attention.
• Contribute to effective collaboration between administration, sales, logistics and operations.
• Demonstrate versatility and support business priorities in a dynamic environment.

PERFORMANCE INDICATORS (KPI)

• Accuracy and timeliness of invoicing.
• Data reliability and quality.
• Accuracy of reporting and monitoring tools.
• Quality and efficiency of Excel files and dashboards.
• Respect for deadlines and quality of follow-ups.
• Accuracy of product and inventory data.
• Responsiveness and quality of support offered to teams.
• Contribution to continuous improvement and process documentation.

REQUIRED SKILLS

• Excellent command of Excel and great comfort with numbers.
• Exceptional rigor, attention to detail and sense of organization.
• Ability to structure, analyze and validate data.
• Very good priority management and ability to manage multiple files simultaneously.
• Autonomy, initiative, curiosity and solution-oriented approach.
• Ability to create and improve work processes and tools.
• Very good communication and collaboration skills.
• Knowledge of QuickBooks is a strong asset.
• Knowledge of Google Workspace, CRM, ERP or Power BI is an asset.

QUALIFICATIONS

DEC or relevant training in administration, accounting, finance, operations management, logistics or related field. The position is open to a junior profile with high potential. Experience in billing, administration, data analysis or coordination of operations is an asset. No experience in the cannabis industry is required.

LABOUR RELATIONS

Internal: Sales Director & Team Leader, Logistics and Operations Coordinator, Systems/Website Manager, Management, Sales and Accounting.

External: customers, suppliers and partners when required as part of administrative or project follow-ups.

WORKING CONDITIONS

• Permanent full-time position.
• Position carried out 100% from the offices of Bis Solutions.
• Daytime schedule, Monday to Friday.
• Office presence is essential because of the day-to-day collaboration with sales, logistics, operations, and management.

EVOLUTION OF THE POSITION

As Bis Solutions continues to grow and improve its systems, this role may evolve into more analysis, project coordination, process optimization and operational responsibilities. The position provides a great opportunity for someone who wants to develop a global understanding of the business and progress to an analyst or operations management role.