Coordonnateur(trice) administratif(ve) affaires étudiantes

Job Responsibility: Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler. Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche). Faculté des sciences École d'informatique Résumé du poste : Sous la direction du superviseur immédiat, fournir un soutien administratif et de secrétariat pour les activités administratives et les affaires étudiantes. Participer à assurer le bon fonctionnement des opérations de l'unité. Être responsable des documents et des dossiers de l'unité. Agir comme personne ressource pour les politiques et procédures. Coordonner les activités liées à l'admission, aux examens, à l'inscription et à la remise de diplôme. Conseiller les étudiants et résoudre les problèmes liés à leurs dossiers. Corriger les documents pour la grammaire et l'exactitude. Administrer les comptes de l'unité. Responsabilités principales :

• Agir comme personne ressource et fournir un soutien administratif pour les études de premier cycle au sein de l'école. Fournir des informations concernant les politiques et procédures académiques et administratives. Maintenir à jour une connaissance des politiques, procédures et règlements actuels en lien avec les études de deuxième cycle. Résoudre les problèmes dans son domaine de responsabilité.
• Recevoir et fournir des informations détaillées et des explications aux étudiants. Surveiller les inscriptions aux cours de premier cycle; délivrer des permis d'inscription et annuler les restrictions de cours selon les directives.
• Compiler des informations et mettre à jour les publications de l'école.
• Être responsable de la mise au point des propositions de nouveaux cours/programmes ou des révisions.
• Compiler des informations pour les horaires et les entrées dans le calendrier électronique. Soumettre les entrées au système de planification central et agir comme personne de contact pour l'unité. Maintenir un dossier à jour des cours, calendriers, programmes et étudiants.
• Vérifier et compiler les notes. Coordonner la soumission des notes et les demandes de révisions de notes ainsi que les examens différés. Préparer et activer Mercury pour les évaluations de cours.
• Identifier et vérifier les dossiers des étudiants diplômés. Préparer les listes des étudiants diplômés et soumettre des recommandations au Bureau des affaires étudiantes pour la diplomation.
• Organiser et maintenir les dossiers des étudiants de premier cycle. Concevoir et produire les formulaires pertinents. Traiter tous les formulaires liés aux étudiants de premier cycle.
• Assister les conseillers académiques en lien avec des questions telles que les équivalences, la reconnaissance des cours d'autres institutions, le transfert de crédits et le statut probatoire. Préparer et vérifier les dossiers des étudiants de premier cycle. Résoudre les problèmes ou diriger les étudiants vers les personnes ou bureaux appropriés.
• Organiser et assister aux sessions d'information/orientation pour les nouveaux étudiants de premier cycle lors de l'orientation des nouveaux étudiants et de la journée portes ouvertes de McGill. Créer tout le matériel de distribution lié à la journée portes ouvertes.
• Représenter l'école lors de divers événements de la Faculté des sciences pour les étudiants de premier cycle, tels que les sessions d'information sur les transferts inter-facultés, les réunions du réseau de conseil académique, les réunions inter-départements, etc. Fournir les données statistiques de l'école lors de ces réunions et transmettre les nouvelles informations à l'école.
• Collaborer avec le bureau SOUSA, les services d'inscription, les facultés de génie et de gestion, concernant les dossiers et les politiques des étudiants. Résoudre les problèmes.
• Effectuer d'autres tâches liées au poste, selon les besoins.

Autres compétences et/ou aptitudes requises :

• La ou le titulaire du poste doit avoir le souci du service à la clientèle et une capacité éprouvée à offrir un excellent service à une clientèle diversifiée (enseignants universitaires, étudiantes et étudiants, membres du personnel administratif).
• Expérience prouvée de travail avec les étudiants pour résoudre une variété de problèmes; compétences démontrées en résolution de problèmes.
• Capacité éprouvée à établir des priorités et à accomplir de multiples tâches afin de respecter les échéances, souci du détail et solides compétences organisationnelles.
• Aptitude à communiquer efficacement (capacité de transmettre clairement l'information de vive voix et par écrit, et de bien comprendre l'information reçue, compétences pour s'exprimer en public).
• Capacité de travailler sous pression et de faire preuve de débrouillardise.
• Faire preuve d'initiative avec la capacité de travailler de manière autonome et en équipe.
• Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint et Outlook. Expérience avec les systèmes de McGill (Banner SIS, Minerva). Expérience de la gestion de sites Web.
• Bilingue; excellentes compétences en communication verbale et écrite, en anglais et en français.

En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :

• Ensemble d'avantages sociaux compétitifs (santé, dentaire, assurance-vie)
• Régime de retraite à cotisations déterminées (avec contribution généreuse de l'employeur entre 5 % et 10 %)
• Politique de vacances compétitive
• Deux (2) journées personnelles
• Deux (2) journées flexibles
• Neuf (9) « Vendredis d'été » - congés payés entre les jours fériés de la St-Jean Baptiste et la Fête du travail
• Congés payés pendant la période des vacances de décembre
• Crédit pour frais de scolarité pour les employés permanents et leurs personnes à charge.
• Lorsque le poste le permet, la possibilité de travailler jusqu'à deux (2) jours à distance.

Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé. Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 sur une échelle de 0-4. Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique, veuillez cliquer ici . Formation et expérience minimales requises : DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat Salaire horaire : (AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65 Heures par semaine : 33.75 (Temps plein) Superviseur : Student Advising Supervisor Date de fin de l'emploi (le cas échéant) : Date limite pour postuler : 2025-04-15 L'Université McGill recrute sur la base du mérite et s'est fermement engagée à promouvoir et instaurer l'équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d'emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L'Université McGill met en œuvre un programme d'équité en matière d'emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d'accommodements à n'importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, Voir email sur ca.edajobs.com .