Coordinateur de réservations de groupe | Group reservations coordinator

Le secret des 3 BRASSEURS ? Nos talents ! 

Rejoindre notre équipe 3 Brasseurs, c'est mettre votre expertise au profit d'une aventure unique, propulsée par trois valeurs fondamentales : la convivialité, la générosité et la simplicité.

Dans nos bureaux comme dans nos restaurants, nous faisons vivre au quotidien un savoir-faire unique : l'art de la bonne bière brassée sur place et d'une table gourmande. Travailler chez nous, c'est évoluer dans un environnement stimulant, avec de nouveaux défis au quotidien, et où chaque projet est mené avec la fierté du travail bien fait et le plaisir de collaborer. On combine le sens du collectif, l'authenticité et la performance, tout en ayant du fun au quotidien.

Envie de donner du goût à votre carrière et de faire grandir une marque passionnée ? Joignez-vous à nous !

OBJECTIFS DU RÔLE

Relevant de la direction marketing, le Coordinateur de réservations de groupes a pour mission principale de centraliser, gérer et maximiser les réservations de groupes de plus de 20 personnes (5 à 7 corporatifs, réceptions d'affaires, rassemblements privés et visites organisées) pour l'ensemble de notre réseau (restaurants corporatifs et franchisés).

Grâce à une réactivité exemplaire et un sens aigu de la rigueur administrative, vous assurez la conversion des demandes de réservation, la gestion de la capacité des salles et un suivi personnalisé pour offrir une expérience fluide à notre clientèle d'affaires.

RESPONSABILITÉS ET TÂCHES

Prise en charge des demandes et conversion des ventes :

• Assurer la gestion centralisée et le traitement rapide des demandes de réservations de groupe (appels, courriels, formulaires web) pour toutes les brasseries.
• Évaluer la disponibilité des espaces et proposer la formule d'accueil optimale selon la taille et le besoin du groupe.
• Tenir à jour les outils centralisés pour la gestion des demandes.
• Effectuer le suivi des devis, relancer proactivement les invités potentiels et conclure les réservations pour atteindre les objectifs de ventes.
• Saisir et mettre à jour l'ensemble des données de réservation dans le système de gestion des réservations.
• Effectuer des rapports d'opérations concernant les réservations confirmées, perdues, en cours.

Coordination logistique et suivi des réservations :

• Confirmer les détails logistiques auprès des organisateurs (nombre final des invités, restrictions alimentaires, demandes spéciales, et horaires d'arrivée).
• Transmettre les détails exacts des réservations aux directeurs de brasseries et aux chefs d'équipe en restaurant afin de garantir une préparation optimale du service.
• Gérer le calendrier des réservations de groupe pour éviter les surréservations et optimiser l'occupation des zones de restauration.
• Traiter les dépôts, prépaiements et factures corporatives au besoin.
• Maintenir la documentation commerciale à jour et optimiser le parcours client.

Fidélisation des invités et relations corporatives :

• Bâtir des relations de confiance durables avec les invités, agences et entreprises locales pour encourager les réservations récurrentes.
• Effectuer un suivi post-réservation (sondages de satisfaction, appels de courtoisie) pour garantir un niveau de satisfaction élevé.
• Soutenir le développement et la promotion des offres de groupe (forfaits menus de groupe, formules 5 à 7 corporatifs) auprès du réseau.

EXPÉRIENCE

• Baccalauréat ou DEC en administration des affaires, en marketing, en gestion hôtelière ou dans un domaine connexe.
• 2 à 4 ans d'expérience en coordination d'événements, en ventes corporatives ou en développement des affaires (secteur de la restauration ou de l'hôtellerie, un atout majeur).
• Langues : Bilinguisme parfait (français et anglais), tant à l'oral qu'à l'écrit (indispensable pour interagir avec une clientèle diversifiée).

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Excellence en communication : Écoute active, aisance relationnelle, persuasion et diplomatie.
• Réactivité et orientation résultats : Sens de l'urgence développé, rigueur et fortes aptitudes pour la vente.
• Compétences analytiques et marketing : Capacité à analyser les tendances de ventes et à contribuer aux stratégies de promotion.
• Adaptabilité pour travailler efficacement autant avec des succursales corporatives qu'avec des partenaires franchisés.
• Être à l'aise avec les différents outils informatiques, tel que les systèmes de réservation en ligne, CRM, suite Google.
• Bilinguisme Français anglais tant à l'écrit qu'à l'oral compte tenu du fait que les invités communiquent dans ces 2 langues principalement.
• Toute notion de vente ou d'expérience en relation d'affaire sera considérée comme un atout.

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The secret behind 3 BRASSEURS? Our teams!

Joining our 3 Brasseurs team means putting your expertise to work for a unique adventure, driven by three core values: simplicity, conviviality and generosity.

In our offices just like in our restaurants, we bring a unique zest to every work day: the art of great beer brewed on-site and a gourmet dining experience. Working with us means evolving in a stimulating environment with fresh daily challenges, where every project is driven by pride in a job well done and the pleasure of collaboration. We combine a team-first mindset, authenticity, and performance—all while having fun every day.

Want to add some flavor to your career and help a passionate brand grow? Join us!

ROLE OBJECTIVES

Reporting to the Marketing Department, the Group reservations Coordinator's primary mission is to centralize, manage, and maximize group bookings of more than 20 people (5 to 7 corporate events, business receptions, private gatherings, and organized tours) for our entire network (corporate and franchised restaurants).

Through exemplary responsiveness and a strong attention to administrative detail, you will ensure the conversion of booking requests, the management of room capacities, and personalized follow-up to provide a seamless experience for our corporate clientele.

RESPONSIBILITIES AND TASKS

Inquiry Management and Sales Conversion:

• Ensure centralized management and prompt processing of group booking requests (calls, emails, web forms) for all breweries.
• Evaluate space availability and propose the optimal package based on group size and needs.
• Maintain centralized tools for managing inquiries.
• Follow up on quotes, proactively re-engage potential guests, and close bookings to achieve sales targets.
• Enter and update all booking data in the reservation management system.
• Produce operational reports regarding confirmed, lost, and pending bookings.

Logistical Coordination and Booking Management:

• Confirm logistical details with organizers (final guest count, dietary restrictions, special requests, and arrival times).
• Communicate exact booking details to brewery managers and restaurant team leaders to ensure optimal service preparation.
• Manage the group booking calendar to prevent overbooking and optimize seating area occupancy.
• Process deposits, prepayments, and corporate invoices as needed.
• Keep sales documentation up to date and optimize the customer journey.

Guest Retention and Corporate Relations:

• Build long-term, trusted relationships with guests, agencies, and local companies to encourage repeat bookings.
• Conduct post-booking follow-ups (satisfaction surveys, courtesy calls) to ensure high guest satisfaction.
• Support the development and promotion of group offers (group menu packages, corporate 5 to 7 offers) across the network.

EXPERIENCE

• Bachelor's degree or DEC (Diploma of College Studies) in Business Administration, Marketing, Hospitality Management, or a related field.
• 2 to 4 years of experience in event coordination, corporate sales, or business development (restaurant or hospitality sector is a major asset).
• Languages: Perfect bilingualism (French and English), both spoken and written (essential for interacting with a diverse corporate clientele).

DESIRED SKILLS / COMPETENCIES

• Communication Excellence: Active listening, interpersonal ease, persuasion, and diplomacy.
• Responsiveness & Results Orientation: Strong sense of urgency, thoroughness, and robust sales skills.
• Analytical & Marketing Skills: Ability to analyze sales trends and contribute to promotional strategies.
• Adaptability: Ability to work effectively with both corporate locations and franchisee partners.