Adjoint(e) administratif(ve)

Tu aimes que tout soit bien classé, que les dossiers soient complets et que rien ne passe entre les craques ? On a une place pour toi.

Depuis 30 ans, Atelier Sima réalise des structures d'acier et des métaux ouvrés pour de grands projets de construction au Québec. Notre mission est de mener à bien, avec passion, des projets de qualité ambitieux et variés. On tient à de bonnes relations avec nos clients et nos partenaires, et on veut faire grandir chaque membre de notre équipe.

Ta mission

Tu t'occupes du volet administratif de nos projets, de leur ouverture jusqu'à leur fermeture. Tu travailles avec les chargés de projet et la direction, et tu t'assures que l'information est exacte, à jour et facile à trouver. Ton travail se fait souvent en coulisses, mais sans toi, les projets n'avancent pas aussi bien.

Tes responsabilités

Ouverture et suivi des projets

• Ouvrir les nouveaux projets dans nos systèmes et monter les dossiers (contrats, bons de commande, coordonnées, échéanciers)
• Saisir et mettre à jour les données de projet avec précision
• Faire le suivi des documents administratifs tout au long du projet (avenants, demandes de changement, correspondance)

Soutien aux chargés de projet et à la direction

• Préparer des documents, des rapports et des tableaux de suivi
• Effectuer des suivis auprès des clients, des fournisseurs et des partenaires
• Prendre en charge différents mandats administratifs selon les besoins de la direction

Facturation

• Produire chaque mois les prévisions de facturation, les factures progressives et les quittances
• Faire le suivi des retenues contractuelles et de leur libération

Fermeture des projets

• Monter et transmettre les documents de fin de projet (garanties, fiches techniques, certificats, attestations, etc.)
• S'assurer que chaque dossier est complet et bien archivé

Amélioration continue

• Structurer et améliorer nos façons de faire : gabarits, procédures, classement
• Proposer des idées pour simplifier le travail de l'équipe

Notre SIMA Philosophie

• Ensemble, nous sommes invincibles : Nous devenons meilleurs, nous aidons les membres de notre équipe à grandir et nous permettons à l'entreprise de viser l'excellence.
• Nous sommes tatoués : Le logo avant l'égo. Nous incarnons fièrement nos valeurs à travers nos gestes, nos paroles et nos actions.
• On gagne en équipe : On partage nos erreurs, on célèbre nos victoires et on s'engage pleinement dans ces deuxièmes efforts qui font toute la différence.
• Nous sommes honorables : Nous faisons preuve de sincérité, de respect et d'intégrité, même dans les situations difficiles.

Nous t'offrons

• Un rôle clé, où ton impact se voit concrètement dans chaque projet
• Un travail motivant, avec de beaux défis professionnels
• De la formation continue
• Une assurance collective
• Un REER
• 4 semaines de vacances dès l'embauche
• De nombreuses activités d'équipe !

Ton profil

• Tu es rigoureuse et tu as le souci du détail : une erreur dans une facture, ça te dérange
• Tu es polyvalente, tu passes facilement d'un dossier à l'autre et tu sais établir tes priorités
• Tu aimes organiser, structurer et mettre de l'ordre
• Tu es autonome, tu prends des initiatives et tu fais tes suivis sans qu'on ait à te le rappeler
• Tu es à l'aise avec la suite Office, surtout Excel, et tu apprends vite un nouveau logiciel
• Une expérience en administration ou en soutien à la gestion de projet est un atout, surtout dans le domaine de la construction
• Tu connais la facturation progressive, les retenues ou les quittances ? C'est un gros plus, mais on peut te former

  Ton parcours

• DEC en administration et gestion, bureautique, comptabilité et gestion, DEP en comptabilité ou toute autre formation connexe.
• 3 ans d’expérience
• Bonne connaissance des logiciels suite Microsoft office