Adjointe administrative- Comptes payables et paie

Entreprise : Les installations Électriques R Théberge
Secteur : Construction – Électricité
Lieu : Compton (Estrie)
Type de poste : Temps plein (40 heures/semaine)
Entrée en fonction : Dès que possible

À propos de nous

Les installations Électriques R Théberge est une entreprise bien établie en Estrie, spécialisée en travaux électriques. Nous œuvrons dans plusieurs secteurs, notamment agricole, résidentiel, commercial, institutionnel et industriel. Notre réputation repose sur la qualité de notre travail, notre fiabilité et notre approche professionnelle.

L’adjointe aux comptes payables et à la paie assure le traitement des factures fournisseurs, le suivi des comptes payables et le traitement de la paie des employés. Elle veille à l’exactitude des données, au respect des échéanciers et à la bonne tenue des dossiers administratifs et financiers de l’entreprise.

Principales responsabilités et tâches.

Gestion des comptes payables

1. Paie

   1. Effectuer le traitement des paies hebdomadaires,
   2. Produire les relevés d’emploi (RE) dans les délais prescrits.
   3. Vérifier et comptabiliser les cotisations liées aux assurances collectives et au REER.

   Comptes payables

   1. Analyser les comptes à payer et assurer le suivi des factures à traiter.
   2. Préparer le budget des comptes payables.
   3. Assurer le suivi quotidien de la trésorerie.
   4. Préparer le mouvement hebdomadaire de trésorerie.
   5. Valider les relevés de cartes de crédit et effectuer les conciliations nécessaires.
   6. Offrir un soutien aux adjointes aux comptes payables dans leurs tâches quotidiennes.
   7. Préparer et transmettre les avis de paiement aux fournisseurs.
   8. Créer les nouveaux fournisseurs dans AccèsD et effectuer les paiements requis.

   Soutien à la comptable

   1. Préparer et effectuer les paiements des différentes remises gouvernementales (CCQ, TPS/TVQ, DAS, etc.).
   2. Préparer les faits saillants financiers de fin de mois et de fin d’exercice.
   3. Offrir un soutien à la comptable dans les différentes activités et opérations comptables.
   4. Effectuer les suivis requis auprès des différents intervenants afin d’assurer le respect des échéanciers comptables.

Compétences recherchées

1. Rigueur et souci du détail

• Vérifier attentivement les factures, montants, taxes et paiements.
• Détecter les erreurs ou écarts.
• S’assurer que les dossiers sont complets avant le paiement.

2. Organisation et gestion des priorités

• Gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Respecter les échéanciers de paiement et de paie.
• Être capable de prioriser les tâches urgentes.

3. Autonomie

• Être capable de gérer ses responsabilités quotidiennes sans supervision constante.
• Effectuer les suivis nécessaires auprès des fournisseurs et des collègues.
• Savoir identifier lorsqu’une situation nécessite l’intervention de la comptable ou de la direction.

4. Confidentialité et discrétion

• Manipuler des informations confidentielles concernant les salaires, les employés, les fournisseurs et les données financières.
• Respecter la confidentialité des dossiers de paie et des renseignements personnels.

5. Connaissances comptables

• Comprendre les notions de base des comptes payables.
• Comprendre les taxes (TPS/TVQ).
• Être à l’aise avec les conciliations et les états de compte.
• Comprendre les principes de trésorerie et de suivi des paiements.

6. Maîtrise des outils informatiques

• Bonne connaissance de Microsoft Office, particulièrement Excel et Outlook.
• Être à l’aise avec le logiciel comptable utilisé par l’entreprise.
• Être capable d'utiliser les plateformes bancaires et les outils de paiement.

7. Communication

• Communiquer efficacement avec les fournisseurs, les employés et les différents départements.
• Faire des suivis clairs et professionnels.
• Être capable d'expliquer une situation ou de demander les informations manquantes.

8. Esprit d’équipe

• Collaborer avec les adjointes aux comptes payables, la comptable, la facturation et les ressources humaines.
• Être disponible pour soutenir les collègues au besoin.

9. Capacité d’analyse

• Analyser les comptes à payer et les états de compte.
• Identifier les écarts ou anomalies.
• Comprendre l’impact des paiements sur la trésorerie.

10. Fiabilité et respect des échéanciers

• Être constante dans l’exécution des tâches.
• Respecter les dates importantes, particulièrement pour la paie, les paiements fournisseurs et les remises gouvernementales.
• Effectuer les suivis jusqu’à leur résolution.