coordonnatrice exécutive.

Êtes-vous un(e) professionnel(le) de l'administration qui carbure à l'excellence et souhaite évoluer dans un environnement stimulant et hautement collaboratif ? Un chef de file mondial en recherche de cadres et conseil en leadership recherche actuellement sa perle rare pour occuper le poste Coordonnatrice exécutive au sein de son équipe au centre-ville de Montréal. En devenant le point de contact privilégié des dirigeants, des clients et des candidats, vous agirez comme un(e) véritable ambassadeur ou ambassadrice d'une marque synonyme de prestige et de rigueur professionnelle.

Vous travaillerez en étroite synergie avec des associés et des consultants passionnés. Votre quotidien sera tout sauf routinier : vous contribuerez activement au succès de mandats stratégiques d'envergure en assurant un soutien administratif de haut niveau et une coordination d'une efficacité redoutable. Ce rôle clé, basé au centre-ville de Montréal, vous permettra de mettre à profit votre sens de l'organisation et votre souci du détail pour offrir une expérience client et candidat tout à fait exceptionnelle.

Ce défi correspond en tout point à vos aspirations professionnelles et vous avez envie de propulser votre carrière au niveau supérieur ? Ne laissez pas passer cette opportunité de briller et transmettez-nous votre candidature dès aujourd'hui pour amorcer notre discussion !

Avantages
- Poste permanent à temps plein
- Environnement de travail agréable, équipe formidable et magnifiques bureaux
- Accès facile aux stations de métro Bonaventure et McGill
- Salaire concurrentiel selon l'expérience
- Modèle de travail hybride : 3 jours au bureau et 2 jours à domicile
- 3 à 4 semaines de vacances, selon l'expérience
- Assurance complète dès le premier jour

Responsabilités
• Être un(e) partenaire d’affaires clé et efficace pour les associés du bureau.
• Assurer la coordination administrative et logistique des mandats de recherche de cadres tout au long de leur cycle de vie, de leur lancement jusqu’à leur conclusion, en veillant à la qualité des suivis auprès des clients, des candidats et des équipes internes
• Coordonner et optimiser les calendriers des associés : planification et ajustement des rencontres clients, entrevues et réunions internes avec rigueur et efficacité.
• Accueillir avec courtoisie et professionnalisme les visiteurs, clients et candidats, en incarnant la chaleur et l’image de marque du bureau.
• Rédiger, réviser et mettre en forme des documents, rapports et présentations d’une qualité irréprochable, fidèles aux standards élevés. • Contribuer à la préparation et à la mise à jour des documents de recherche, tout en assurant une saisie rigoureuse des interactions et rencontres dans la base de données.
• Participer aux rencontres clients et appuyer les associés en recueillant l’information clé, en assurant les suivis requis et en préparant les rapports, présentations et soumissions.
• Coordonner de manière proactive les rencontres, appels et suivis des associés en tenant compte de leurs priorités, de leur style de gestion du temps et des exigences propres à chaque mandat.
• Favoriser un environnement collaboratif en participant à la vie du bureau, en bâtissant des relations de confiance et en contribuant au succès collectif de l’équipe administrative.
• Offrir un appui ponctuel et solidaire aux collègues de l’équipe administrative pour assurer la continuité et l’excellence du service.
• Préparer les salles de réunion pour les entrevues (rafraîchissements, matériel, configuration technique).

Qualifications
• Détenir un minimum d’expérience dans un rôle de soutien à la haute direction ou dans une fonction similaire impliquant la coordination de projets et la gestion de priorités multiples.
• Maîtriser la Suite Microsoft Office et démontrer une aisance à naviguer dans des bases de données et outils numériques dynamiques.
• Faire preuve d’une curiosité technologique et d’une réelle capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils afin d’optimiser les processus administratifs.
• Avoir le souci du détail et la capacité de concevoir des documents et présentations conformes à l’image de marque, en mettant en valeur l’information de façon claire, soignée et professionnelle.
• Faire preuve d’une présence professionnelle et d’une aisance relationnelle naturelle dans les interactions avec des dirigeants et cadres influents.
• Posséder de solides habiletés de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit, dans les deux langues officielles.
• Être reconnu(e) pour ses excellentes compétences organisationnelles, sa gestion efficace du temps et sa capacité à jongler avec plusieurs priorités simultanément.
• Être bilingue (français et anglais), tant à l’oral qu’à l’écrit.

Caractéristiques personnelles
• Capacité à faire preuve d’ingéniosité, de proactivité et d’esprit critique dans la résolution de problèmes, tout en demeurant calme et efficace dans les situations « urgentes ».
• Posséder d’excellentes habiletés relationnelles et une intelligence émotionnelle développée dans les interactions avec les clients, les candidats et les collègues.
• Faire preuve d’un excellent jugement, de tact et de discernement, notamment dans les situations délicates ou les communications plus sensibles.
• Être à l’aise de communiquer de vive-voix avec plusieurs parties prenantes externes de l’organisation en faisant preuve d’écoute et de professionnalisme.
• Avoir un souci marqué du détail ainsi qu’un sens développé de la présentation et de la qualité du travail.
• Doté(e) d’un grand positivisme et d’une aisance à naviguer dans un environnement rapide et dynamique.
• Posséder une bonne résistance au stress et la capacité de demeurer calme et posé(e) sous pression.
• Savoir faire preuve de proactivité.

Notre client exerce ses activités au Canada. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions.
Sur la base d'une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige des candidats qu'ils parlent couramment l'anglais (à l'oral et à l'écrit). En particulier, ce poste exigera de l'employé qu'il:
-communiquer avec des clients/partenaires/employés anglophones situés hors du Québec sur une base quotidienne
-travailler sur des projets, produits ou livrables qui doivent être présentés aux clients en anglais

Sommaire
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