Adjoint(e) administratif(ive)

Description du poste :



Bien lire le critère suivant :


Nous recherchons un (e) candidat (e) qui a des bases en comptabilité, qui maitrise les notions de facturations avec les fournisseurs, qui est à l’aise avec le fonctionnement de la paie.


Tu es une personne autonome et dotée d'un sens de l'organisation hors pair. On dit souvent de toi, que tu es le maillon dynamique au bureau. En plus d'accueillir chaleureusement nos visiteurs, tu seras le support administratif pour nos différents services.



Notre résidence est située au : 16375 Boul Gouin O, Sainte-Geneviève, QC H9H 5L3


Si vous êtes en transport en commun, voici les lignes de BUS, qui passent près de Sainte-Geneviève



Bus : 201, 470, 68, 407, 401.



SOMMAIRE DE LA FONCTION :


Sous l’autorité du directeur général, notre prochain (e) adjoint (e) administratif (ive) sera responsable de l’organisation, de la planification et de l’actualisation de toutes les tâches administratives reliées aux opérations.


Le poste d' adjoint(e) administratif(ve) RH au sein de notre résidence pour personnes argées est un poste temporaire à temps plein (40 h /semaine) de 8h00 à 17h00 .



PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :


Gestion administrative :

• Faire les entrées et suivis des admissions et départs des résidents dans le système ;
• Produire la facturation;
• Notions en comptabilité,
• Avec une maitrise de la facturations avec les fournisseurs,
• Être à l’aise avec le fonctionnement de la paie
• Élaborer des grilles de facturation pour la clientèle des partenaires;
• Produire les documents d’encaissement et faire les dépôts à la banque;
• Faire les mises à jour des documents des niveaux de soins des lits CSSS sur les indications de la directrice des soins;
• Préparer le suivi des avis de départs ou décès / radiation;
• Assurer la vérification des paiements et faire le suivi des retards de paiements;
• Faire le suivi des communications avec les résidents et leurs familles;
• Créer et superviser la petite caisse pour les résidents et cas spéciaux, curatelle.

Gestion du temps du personnel :

• Superviser l’agent administratif aux horaires.
• Assurer la production d’horaires pour le personnel et l’application des règles de gestion de la disponibilité.
• Assurer le suivi des demandes de congés et des vacances et procéder à leur autorisation.
• Collaborer au traitement de la paie et assurer l’application des différentes primes.
• Indiquer par des notes de paie toutes les exceptions identifiées.
• Assurer l’ouverture, la fermeture et la mise à jour des dossiers d’employés, et assurer les différentes communications avec le service de la paie et des ressources humaines.

Réception :

• Superviser le travail du personnel à la réception.
• Assurer la formation du nouveau personnel.
• Organiser les horaires de travail.

Qualifications requises :

• Diplôme en technique d’administration ou de bureautique
• 3 années d’expérience dans un poste similaire
• Expérience en milieu syndiqué, un atout
• Entregent, accueillant, disponible pour les employés
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Sens aigu de l’organisation du travail
• Habilités en gestion du personnel
• Connaissance de base des conventions collectives un atout
• Connaissance de base des normes du travail
• Autonomie
• Excellente connaissance de la suite Office, particulièrement Excel.

Expérience:

• Administration: 3 ans (Souhaité)

Lieu du poste : En présentiel