Adjoint.e Exécutif.ive (mandat temporaire)

Description de l'entreprise

Fondée en 2010, MEDFAR Solutions cliniques révolutionne les soins de santé avec sa plateforme MYLE de soins intégrés, le premier dossier médical électronique (DME) en ligne au Québec. Ayant la confiance de plus de 15 000 professionnels de la santé chaque jour, nous avons un impact sur plus de 20 millions de patients à travers l'Amérique du Nord. En 2023, c’est avec fierté que nous avons été sélectionnés sur les prestigieuses listes Fast50 et Fast500 de Deloitte, ce qui témoigne de la contribution exceptionnelle de nos employés à notre succès. Joignez-vous à nous pour transformer les soins de santé au niveau provincial et international, alors que nous avons l’objectif de permettre à 500 000 prestataires de soins d’aider 500 millions de patients d'ici 2030.

Description du poste

Se rapportant au PDG, l'adjointe exécutive sera responsable de : 

Soutenir et assister le PDG

• Assister le directeur général dans toutes les tâches administratives, y compris la gestion des emplois du temps, la coordination des réunions, la rédaction des courriels et le maintien de la communication avec les parties prenantes internes et externes.
• Coordonner les demandes d'organisation de voyages pour le directeur général
• Aider le directeur général à gérer les priorités, les délais et le temps de manière efficace, en veillant à l'affectation efficiente des ressources.
• Participer au processus de préparation, d'examen et d'assemblage des documents et des présentations (en français et en anglais).
• Gestion des dépenses : Contrôler et gérer les dépenses du PDG, en veillant au respect des politiques de l'entreprise et en approuvant les notes de frais des membres de l'équipe exécutive.
• Organiser les points de contact quotidiens et hebdomadaires avec le PDG.
• Gérer certains aspects personnels pour le PDG.

Soutenir le chef du personnel (chief of staff)

• Organiser des points de contact hebdomadaires avec le chef du personnel.
• Assister aux réunions hebdomadaires de l'exécutif et/ou de la direction, et fournir les procès-verbaux des réunions et faire les suivis nécessaires.
• Aider à la planification et à l'exécution des déjeuners départementaux, des réunions du conseil d'administration et des réunions stratégiques mensuelles et trimestrielles (y compris la nourriture, et l'organisation et le démontage de l'événement).
• Assurer le suivi avec différents collaborateurs en préparation des présentations.
• Diriger et coordonner des projets spéciaux (c'est-à-dire des installations, des événements, des sites extérieurs). 
• Organiser et maintenir les informations confidentielles de l'entreprise, les dossiers de l'exécutif et la documentation, en assurant un accès et une récupération aisés.

Soutien aux membres de l'équipe de direction

• Coordonner les demandes d'organisation de voyages pour les membres de l'équipe de direction.
• Participer au processus de préparation, de révision et d'assemblage de documents et de présentations (en français et en anglais).

Diriger des projets spéciaux

• Collaborer avec les RH ou d'autres cadres sur des projets spéciaux (c'est-à-dire des événements d'entreprise, des assemblées générales).
• Coordination du bureau : Maintenir les fournitures de bureau, coordonner les commandes hebdomadaires de café/lait/snacks pour le bureau, etc.
• Travailler avec la direction du bâtiment et d'autres fournisseurs pour s'assurer que l'espace de bureau est maintenu aux normes (entretien général, etc.).

Lieu de travail et horaires :

Qualifications

• Vous êtes titulaire d'un baccalauréat en administration, en communication ou dans un autre domaine connexe ou d'une expérience équivalente ;
• 3+ années d'expérience dans une fonction similaire ; 
• Sens aigu de la planification, de l'organisation et de la gestion du temps ;
• Capacité à gérer des informations hautement confidentielles ; 
• Discrétion, diplomatie et rigueur démontrées ;
• Solides compétences interpersonnelles ;
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite (anglais et français).

Informations supplémentaires

Mandat temporaire de 3 mois. 

Notre processus de recrutement :

1. Entrevue avec recruteur (30-45 minutes)
2. Entrevue avec le chef du personnel (60 minutes)
3. Entrevue en personne avec le PDG (90 minutes)

Quels sont les avantages pour vous?

En joignant MEDFAR, tu feras partie d'une organisation motivée dont le produit numérise les environnements cliniques de la première ligne et révolutionne la pratique des soins de santé. Notre dossier médical électronique MYLE facilite la vie des médecins et du personnel soignant, tout en permettant d'obtenir de meilleurs résultats pour la santé des patients. Devenir un.e MEDFARien.ne signifie également avoir l'opportunité de faire partie d'une communauté innovante et de travailler dans un environnement dynamique où ton travail aura un impact significatif et tangible non seulement sur ton équipe et l'entreprise, mais surtout sur l'industrie de la santé.

• Tu décides de l'endroit où tu travailles le mieux (à la maison ou au bureau).
• Horaires flexibles (équilibre entre vie professionnelle et vie privée).
• Primes basées sur les performances pour tous les employés.
• Généreuse couverture d'assurance collective dès le premier jour d'emploi.
• Congé payé entre Noël et le Nouvel An.
• Allocation annuelle de formation de 1 500 $ pour votre développement professionnel.
• Une culture d'entreprise axée sur la transparence, la collaboration et l'innovation.
• L'adjointe exécutive aura accès à une place de stationnement pour notre bureau du centre-ville de Montréal.

Avec nos bureaux situés à travers le monde, la maîtrise du français et l'anglais est nécessaire chez MEDFAR. En raison du besoin de communiquer avec des collègues et/ou des clients d'autres provinces ou pays, le bilinguisme nous permet de communiquer dans les deux langues tout en favorisant l'utilisation du français. 

Chez MEDFAR, nous valorisons la diversité, l’équité et l’inclusion au sein de notre équipe. Nous nous engageons à offrir un environnement de travail où chaque individu se sent respecté et soutenu, quelle que soit son origine, son identité ou ses capacités. Dans le cadre de notre engagement envers un processus de recrutement équitable et inclusif, nous offrons des mesures d’accommodement aux candidats qui en font la demande. En cas de besoin lors de votre entrevue, faites-le-nous savoir afin que nous puissions vous offrir une expérience adaptée.

MEDFAR a souscrit volontairement à un programme d'accès à l'égalité en emploi ( PAÉE ). Les candidatures des femmes, des minorités visibles, des minorités ethniques, des personnes autochtones et des personnes handicapées sont encouragées. En postulant, nous vous invitons à remplir cette section qui nous permet de mettre en oeuvre notre Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉÉ). L’auto-identification n’est pas obligatoire, mais peut vous permettre de bénéficier de mesures dans le cadre d’une embauche ou d’une promotion si vous possédez les compétences requises pour exercer l’emploi.

Pour mieux comprendre le processus d'auto-identification, vous pouvez consulter ce guide .