Coordinator, Professional Services Contracts / Coordonnateur, Contrats de services professionnels

The Coordinator, Professional Services Contracts, manages and administers medium-risk professional services contracts. The incumbent manages contract-related risks, manages multiple contracts, and provides regular reports to supervisors and the Client Partners. The incumbent manages the contract cost, scope and schedule. In addition, the incumbent monitors submissions and coordinates the review of consultant deliverables to confirm compliance with the contract. The incumbent also manages the Client-Partner relationship and consultant performance, documents key communications with consultants and keeps Client-Partner project managers apprised of contract risks and status.

KEY AND PERIODIC ACTIVITIES
The duties and responsibilities listed below are representative but not all-inclusive:
Primary

• Manage multiple contracts and competing priorities, as required
• Provide support to and coordinate work with other service lines (procurement, construction). (e.g. on pre-tender reviews)
• Manage risks associated with contracts
• Prepare estimates and negotiate costs for additional contract scope
• Ensure consultant deliverables comply with contract requirements
• Carry out quality assurance for contract work and write contract performance reviews
• Track and monitor schedule, including all milestone deliverables
• Manage the financial aspects of the contract and payment certification
• Develop and maintain effective relationships within DCC, and with industry, the Client-Partners and/or stakeholders
• Ensure quality standards are met, in line with corporate and Client-Partner expectations
• Manage risks associated with contracts

Other

• Review statements of work for problems related to contract management
• As required, visit construction sites, and coordinate service activities during the construction phase
• Ensure consultant work complies with health and safety, industrial security and environmental requirements
• Support and/or lead business development activities
• Other duties as assigned

SKILLS
General and Specific Knowledge

• Best practices, methods, trends and legislation in professional services
• Estimation of fees for professional services
• Construction products and materials
• Procurement mechanisms, contract law and consultant bidding process
• Design process and typical deliverables (e.g. pre-design, schematic design, design development, construction documents)
• Project, contract and risk management principles
• Health and safety management

Formal Education and/or Certification(s) and Experience

• Minimum: college diploma in engineering, architecture or related field with four years’ relevant experience, or the equivalent
• Preferred : certification in applicable field (e.g. Certified Engineering Technologist)

Abilities

• Use applicable computer software and operating systems
• Apply project, contract and risk management techniques

DEVELOPMENT AND LEADERSHIP

• Provides functional advice and guidance to employees and to Client-Partners

WORKING CONDITIONS

• Typical office environment with occasional travel
• Some work may be located on construction sites; incumbent may occasionally be required to wear basic safety equipment 
  

Check out your benefits
Working with us offers excellent opportunities for growth and advancement—and entitles you to one of the job market’s best benefits packages valued at between 25 and 30% of your salary.

Your package includes:

Health and Wellness

• 100% employer-paid annual sick leave, and health and dental premiums
• $400 wellness allowance to help cover expenses such as a gym membership
• $2,500 for mental health services on top of regular $2,500 paramedical coverage
• Telus Virtual Health Care and $750 Health Care Spending Account for some expenses not covered under provincial plans

Home and Family

• Life, accidental-death, and short-term disability insurance
• Enhanced inConfidence employee and family assistance program
• Maternity and parental leave top-up plan to 93% of regular gross earnings for up to 37 weeks
• Flexible workplace options, including $400 allowance every two years, to support working from home

Leave and Retirement

• Public-service pension
• Comprehensive vacation and other paid-leave plans, along with enhanced travel benefits coverage

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Le coordonnateur, Contrats de services professionnels gère et administre des contrats de services professionnels qui présentent des risques moyens. Le titulaire du poste gère les risques associés aux marchés, assure la gestion de multiples marchés et transmet régulièrement des rapports aux superviseurs et aux clients-partenaires. Il gère également le coût, la portée et l’échéancier des marchés. De plus, il surveille les soumissions et coordonne l’examen des livrables des experts-conseils afin de confirmer leur conformité aux modalités du marché. Il gère également la relation avec les clients-partenaires et le rendement des experts-conseils, documente les communications clés avec les experts-conseils et tient les gestionnaires de projet des clients-partenaires au courant des risques et de l’état des marchés.

ACTIVITÉS CLÉS ET PÉRIODIQUES
Voici une liste représentative, mais non exhaustive des tâches et des responsabilités liées au poste :
Tâches principales

• Gérer de multiples contrats et des priorités concurrentielles.
• Fournir du soutien aux autres secteurs de services (approvisionnement, construction) et coordonner les travaux avec ces derniers (p. ex. examens des documents préalables aux appels d’offres).
• Gérer les risques associés aux contrats.
• Préparer des estimations et négocier des coûts en vue de l’élargissement de la portée du marché.
• S’assurer que les produits livrables de l’expert-conseil respectent les exigences du marché.
• Assurer la qualité des travaux réalisés dans le cadre des contrats et rédiger les examens du rendement des contrats.
• Suivre et surveiller l’échéancier du contrat, y compris toutes les étapes relatives aux produits livrables.
• Gérer les aspects financiers des marchés et l’attestation des paiements.
• Établir et entretenir des relations efficaces au sein de Construction de Défense Canada ainsi qu’avec l’industrie, les clients-partenaires et les intervenants.
• Veiller au respect des normes de qualité, conformément aux attentes de la Société et des clients-partenaires.
• Gérer les risques associés aux marchés

Autres tâches

• Examiner des énoncés des travaux pour des problèmes liés à la gestion des marchés.
• Au besoin, visiter des chantiers de construction et coordonner les activités de services pendant la phase de construction.
• S’assurer que les travaux de l’expert-conseil respectent les exigences liées à l’environnement, à la santé et à la sécurité, ainsi qu’à la sécurité industrielle.
• Appuyer ou diriger les activités d’expansion des affaires.
• Effectuer d’autres tâches sur demande.

Connaissances
Générales et particulières

• Pratiques exemplaires, méthodes, tendances et législation en matière des services professionnels.
• Estimation des coûts liés aux services professionnels.
• Produits et matériaux de construction.
• Mécanismes d’approvisionnement, droit contractuel et processus d’appel d’offres d’experts-conseils.
• Processus de conception et produits livrables courants (p. ex. préconception, conception schématique, avant-projet, documents de construction).
• Principes de gestion de projet, de gestion des marchés et de gestion des risques.
• Gestion de la santé et de la sécurité.

Études/certifications et expérience

• Exigences minimales: diplôme d’études collégiales en génie, en architecture ou dans un domaine connexe, et quatre années d’expérience pertinente, ou l’équivalent.
  
• Atout : certification dans un domaine pertinent (p. ex. Project Management Professional, Certified Engineering Technologist).

Capacités

• Utiliser les logiciels et les systèmes d’exploitation appropriés.
• Mettre en application les techniques de gestion de projet, de gestion des marchés et de gestion des risques.

Perfectionnement et leadership

• Fournir des conseils et de l'orientation fonctionnels aux employés et aux clients-partenaires.

Conditions de travail

• Environnement de bureau typique; déplacements occasionnels.
• Le titulaire du poste peut être appelé à travailler sur des chantiers de construction, auquel cas il peut, à l’occasion, être tenu de porter l’équipement de sécurité de base.

Les avantages sociaux
Travailler avec nous vous permet d’avoir d’excellentes possibilités de croissance et d’avancement et l’un des meilleurs régimes d’avantages sociaux du marché de l’emploi, qui équivaut à 25 % à 30 % de votre salaire.

Votre régime comprend les avantages suivants:

Santé et bien-être

• Des congés de maladie annuels, une assurance maladie et une assurance dentaire entièrement pris en charge par l’employeur
• Une allocation de bien-être de 400 $ pour vous aider à couvrir des dépenses comme un abonnement à un centre de conditionnement physique
• 2 500 $ pour des services de soins en matière de santé mentale en plus de la couverture standard de 2 500 $ pour les soins paramédicaux
• Des soins de santé virtuels de TELUS et un compte de dépenses de soins de santé de 750 $ pour couvrir certains frais médicaux qui ne sont pas couverts par les régimes provinciaux

Vie personnelle et familiale 

• Une assurance vie, une assurance décès accidentel et une assurance invalidité à court terme
• Le programme amélioré d’aide aux employés et aux familles enÉquilibre
• Un régime complémentaire de congé de maternité et de congé parental à hauteur de 93 % du salaire brut habituel jusqu’à 37 semaines
• Des options relatives au lieu de travail flexible, y compris une indemnité de 400 $ aux deux ans en soutien au télétravail

Congés et retraite

• Un régime de retraite de la fonction publique
• Un programme complet de congé annuel et d’autres congés payés et des protections bonifiées d’assurance-voyage