Spécialiste en procédés administratifs - Direction ressources financières | Offre d’emploi réservée aux employés de Santé Québec

Mandat

Conformément aux normes ministérielles en vigueur, cet affichage est réservé uniquement aux employés des établissements du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) intégrés à Santé Québec. Selon les restrictions d’embauche en vigueur, seuls les candidats qui respectent ces critères seront contactés.

Personne qui analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d'améliorer le fonctionnement des services.

Doit détenir un baccalauréat en sciences de l'administration, en sciences humaines, en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée.

Rôles et responsabilités générales

• Sous l’autorité du chef du service de la comptabilité, comptes à payer, immobilisations et grand livre, s’assure du respect comptable et élabore des procédures de contrôle interne;
• Participe à la planification, à l'élaboration et au contrôle des travaux administratifs;
• S’assure de l’amélioration continue des processus;
• Contribue à la mise en place et au fonctionnement de divers systèmes administratifs;
• Élabore des procédures de travail internes;
• Coordonne l'ensemble des opérations comptables;
• Transmet aux différents services et organismes les données requises;
• Collabore à la préparation des états financiers et avec les auditeurs externes pour l'exécution de leur mandat;
• S’assure de l’application des lois fiscales;
• Supervise et fournit une assistance technique aux membres de l'équipe;
• Participe à l'élaboration et à la réalisation des objectifs de son secteur et fixe annuellement ses objectifs personnels;

Participe à l'accueil, à l'orientation et à la formation du nouveau personnel et des stagiaires;

• Respecte les politiques et les procédures en vigueur dans l'établissement;
• Travaille en complémentarité avec les autres employés du service dans un esprit d'entraide;
• Établit des liens de communication et de collaboration efficaces interservices;
• Participe à l'évaluation de son rendement.

COMPTABILITÉ - PAIE

• Personne ressource à la comptabilité qui fait le lien entre les processus comptables et de la paie.
• Supervise l’importation de la paie périodiquement (comptes erronés)
• Effectue des ajouts et modifications du plan comptable de Logibec
• Valide l’intégralité des importations de paie (HSA vs Entrepôt vs EJ Virtuo)
• Supervise les réclamations à la RAMQ et effectue des ajustements de la table de concordance RAMQ au besoin
• Responsable des demandes d’ajouts ou de modifications de taux d’allocation de déplacement et de remboursement de kilométrage à Logibec
• Évalue et assure un suivi des provisions salariales en lien avec les conventions collectives
• Assure un suivi des charges non réparties

Description de fonctions

FISCALITÉ

Taxes à la consommation :

• Réévaluation des taux de réclamation de TPS-TVQ sur nos dépenses en fonction des sous-centres d’activité annuellement (Vituo, Magistra, Logibec) selon les instructions du MSSS
• Suivis avec l’équipe des comptes à payer pour des particularités

Taxes payées en erreur (Consultaxe)

• Codes de taxes erronés dans Magistra (départements et produits)

Autocotisation et fournisseurs hors province et hors pays (ASFC)

• Suivi et support à la production des rapports de TPS-TVQ périodiquement ainsi que des remboursements obtenus et avis de cotisation
• Communications avec les autorités fiscales

Personne responsable d’établir les procédures de travail pour assurer le respect des lois fiscales en taxes à la consommation pour le CISSS. Prépare et assure la formation au personnel pour l’application des lois fiscales dont l’autocotisation des transactions hors Canada et hors Québec ainsi que pour toutes autres particularités. Assure une vigie continue sur les modifications au niveau des lois fiscales et la bonne application par tout le personnel du CISSS. Prends également connaissance et analyse les demandes du MSSS et de Revenu Québec concernant l’application de la TPS et de la TVQ. Fournis au personnel des différents services les procédures et les modifications à faire dans les différents systèmes administratifs (paie, comptabilité et approvisionnement) afin de répondre aux exigences.

Déductions à la source (DAS) et fin d’année fiscale :

• Approbation des paiements périodiques et suivi des remises
• Sommaires T4 et Rel 1 (coûts de formation obligatoires) en collaboration avec le service de la paie et de la direction des ressources humaines
• Suivi des avis de cotisation et communications avec les autorités fiscales

-Validation et M-À-J des procédures d’ajout des nouveaux taux de CNESST dans Logibec par unité administrative (taux en fc des missions et des installations)

• Responsable des demandes de MAJ des taux de versement à Logibec
• Ajustement et suivi des provisions en CNESST en fonction des rapports d’actuaires
• Déclaration annuelle des salaires en CNESST

PILOTE VIRTUO (ANCIENNES INSTALLATIONS ET CISSS)

• Accès aux modules comptables (GL, fournisseurs et facturation-perception)
• Accès à l’utilisateur par module
• Responsable des intégrations des anciennes bases vers le Virtuo CISSS
• Responsable des fermetures de périodes, des écritures de fermeture et d’ouverture d’année financière
• Séparation de tâches (contrôle interne)

Pilote de l’application comptable Virtuo. Par ce rôle, la personne est appelée à s’assurer d’une bonne séparation des tâches entre les différents titres d’emploi. Elle doit valider et s’assurer que chaque demandeur fasse partie du bon groupe d’accès afin d’éviter des tâches incompatibles.

BILAN FONDS D’EXPLOITATION

• Responsable des postes budgétaires en lien avec les taxes à la consommation, avec la paie, des inventaires périodiques (autres que Magistra), inventaire de produits sanguins, CR RAMQ – médecins résidents, compte à payer CISSS Gas-pésie (OPTILAB), provision griefs, passif au titre des sites contaminés (PTSC), indemnités de fin d’emploi.
• Supervision de l’inscription des opérations périodiques OPTILAB dans le Virtuo CISSS
• Validation globale de la BV bilan périodiquement

REDDITIONS DE COMPTE

• Responsable du montage du dossier de vérification sans papier et complète les pages du AS-471 surtout en lien avec ces postes budgétaires
• Responsable des notes aux états financiers page 270-00 au AS-471
• Responsable des renseignements complémentaires à transmettre au Contrôleur des finances du Québec
• Responsable de la section bilan du AS-617
• Responsable de l’intégralité des validations des écritures de journal et effectue des validations pour certains groupes d’utilisateurs
• En collaboration avec l’adjointe à la direction des ressources financières, répondre aux diverses demandes de Santé Québec et du VGQ (écritures de journal, contrôle interne et autres)

Description de fonctions

• Responsable du suivi des éventualités (griefs à payer, poursuites, actions collectives)

INVENTAIRE

• Coordonne le processus de prise d’inventaire périodique pour le CISSS et fait le lien avec les différents services concernés. Élabore et diffuse les méthodes comptables à respecter et différents outils de travail à utiliser.

FONDS D’IMMOBILISATIONS

• Effectue le suivi des enveloppes de financement (annonces, utilisations et suivis avec Santé Québec)
• Effectue les réclamations auprès du Fonds de financement
• Effectue le suivi des emprunts temporaires et dettes à long terme du fonds de financement, de l’obligation location-acquisition et des emprunts temporaires de la Société Québécoise des Infrastructures (SQI)
• Effectue le suivi des soldes de bilan et complète les pages du AS-471 et du AS-617 en lien avec ces opérations

SUPERVISION

• Technicienne aux DAS et aux taxes à la consommation

CHANTIERS

• Travaille sur divers chantiers d’optimisation à chaque automne (Ex : SST et SPU)
• CCQ Bilan et Fonds d’immobilisation.

Sécurité

• S’assure que l’environnement, le matériel, l’équipement répondent aux normes de sécurité;
• Signale à la personne responsable tout matériel défectueux et toute situation à risque;
• Applique les mesures d’hygiène de base et de prévention et contrôle des infections;
• Applique le plan des mesures d’urgence selon les procédures en vigueur;
• S’assure de la propreté, à la salubrité des lieux et assurer le maintien d’un environnement sécuritaire pour l’usager, le personnel et les visiteurs;
• Assure l’intégrité des données saisies dans tout système d’information (papier et électronique) et préserve la confidentialité des renseignements des usagers;
• S’assure de mettre sous clé tout article de valeur (argent, facture à payer);
• Informe son supérieur de tout incident/accident dont il est témoin, remplir et remettre, dans les plus brefs délais, le rapport AH-223 à la personne responsable;
• Informe son supérieur de toute anomalie.

Processus de sélection : Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons uniquement avec celles retenues pour un processus de sélection.

Exigences

• Doit détenir un baccalauréat en comptabilité, en administration des affaires ou dans une discipline universitaire appropriée.
• Les candidats retenus devront se soumettre à un processus de sélection visant à vérifier leurs compétences et aptitudes pour occuper le poste (Test de comptabilité, test Excel et entrevue).

Un ( 1) poste permanent est actuellement disponible au sein de notre équipe de la Direction des ressources financières. Le port d’attache est à déterminer en fonction du lieu de résidence du candidat dans une installation de sa MRC (Rimouski, Mitis, Matane ou Matapédia).