Commis aux services à la clientèle

Quel sera votre impact à titre de commis aux services à la clientèle au Bureau de la registraire ?

Sous la direction de la supérieure ou du supérieur immédiat, vous offrez un accueil professionnel et attentionné auprès de la clientèle interne et externe en la renseignant sur les activités, les règlements et les procédures ou les programmes en vigueur. Votre rôle vous amènera à intervenir et à contribuer efficacement au bon déroulement des opérations tant dans le domaine académique ou administratif.

Vous serez responsable de:

• Accueillir et répondre à la clientèle en personne, par téléphone ou par courriel, en fournissant des renseignements sur les activités et services de son secteur, notamment : programmes d’études, dossiers étudiants, perfectionnement, stages, services auxiliaires et événements institutionnels.
• Fournir à la clientèle des renseignements généraux relatifs aux services ou aux programmes offerts par son unité administrative. Communiquer avec les personnes responsables afin de transmettre ou recevoir des renseignements relatifs à son travail.
• Faire remplir des formulaires appropriés; effectuer la saisie des données dans les systèmes appropriés ; s’assurer des suivis en découlant et transmettre les documents et formulaires à la personne responsable ou au service concerné.
• Collaborer à l’amélioration des procédures en ce qui a trait aux opérations de son secteur d’activités et aux différents dossiers dont elle a la responsabilité.
• Saisir, préparer et expédier des documents tels que lettres, listes, demandes, annuaires, dépliants, tableaux et étiquettes. Tenir à jour des dossiers, des listes d’envoi, des inventaires, de la documentation, etc., et en effectue le classement.
• Être responsable de la réception de paiement des droits de scolarité.
• Accuser la réception de documents obligatoires remis par les étudiants et en assurer le suivi.
• Effectuer le traitement administratif des dossiers étudiants afin de s’assurer de leur conformité.
• Émettre des attestations et des documents officiels.
• Fournir aux étudiants des renseignements concernant les admissions, les programmes, les examens, les droits de scolarité ou toutes autres demandes relatives à leur scolarité par téléphone, par courriel ou au comptoir du Bureau du registraire.
• Compte tenu de la nature des tâches, la personne pourrait être appelée à utiliser l’anglais parlé et écrit de façon sporadique dans l’exécution de ses fonctions.

*Horaire particulier :
Pendant les périodes de rentrée universitaire, la semaine de travail est de 35 heures en présentiel, du lundi au vendredi, selon l'horaire suivant : 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30.
En dehors de ces périodes, l'horaire variable s'applique, avec possibilité de télétravail (1) un jour par semaine.

Scolarité :

• Diplôme d’études secondaires (DES) ou scolarité équivalente.

Expérience :

• Minimum de deux (2) années d'expérience pertinente.

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI :

Autres habiletés :

• La suite Office n’a pas de secret pour vous . Word, Excel et les outils de travail collaboratifs O365 font partie de votre quotidien.
• Vous êtes débrouillard, autonome et rigoureux . Vous savez ce que vous avez à faire et vous le faites très bien.
• On vous a souvent complimenté pour vos aptitudes de planification , de bonne gestion des priorités et respect des échéanciers .
• Vous possédez de bonnes habiletés relationnelles et aimez le travail d'équipe .
• Votre sens du service à la clientèle vous incite à donner le meilleur de vous-même.
• Vous avez de la facilité à communiquer en anglais . Compte tenu de la nature des tâches, vous pourriez être appelé à utiliser l’anglais parlé et écrit de façon sporadique dans l’exécution de vos fonctions.
• Mais surtout … vous avez une attitude positive et collaborative .

Veuillez noter que les personnes dont la candidature sera retenue seront invitées à passer des tests de connaissances en bureautique en lien avec les exigences du poste.

Vous avez le profil recherché pour vous joindre à cette équipe?

Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente aux ressources humaines, elle se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d’une entrevue.

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Le titre du poste inscrit à la convention collective est: Commis aux services à la clientèle. Pour avoir accès à la description sommaire des tâches cliquez ici.