Bilingual Invoicing Administrator - FR/EN

A French message will follow/Un message en français suivra

Convergint is looking for a team-oriented, results-driven, Service Administrator (Invoicing focused), to join our amazing culture in our Calgary, AB or Laval, QC location. The Service Administrator accurately executes service work order invoicing practices for Convergint Canadian locations in accordance with our company and customers invoicing requirements. In addition, you will provide service and administration support as required during peak times to best serve our customers, colleagues and Convergint.

Who You Are

You have a passion for providing world-class service to customers, colleagues and communities. You are a person of integrity with a commitment to growth, accountability and delivering results. You want to join an organization with a positive culture that embraces inclusion and allows everyone to be the best version of themselves.

Who We Are

With 20-years of proven growth and exceptional performance, our mission is to be our customer’s best service provider. We realize the importance of diversity in achieving that goal. Our company was built upon a solid foundation of 10 Values and Beliefs which drive our unmatched culture, making us the #1 global, serviced-based systems integrator in the industry. We take great pride in protecting the lives and assets of our customers and their communities with the solutions we provide.

What you’ll do with “Our Training and Your Experience”

• Provide timely and accurate generation of service invoices monitoring corporate margins and paying close attention to our customer invoicing requirements.
• Communicate invoicing details to our customer and obtain customer Purchase Orders when required to ensure prompt payment.
• Provide first level of Work Order approvals verifying accuracy from purchase order details to vendor invoice details.
• Review aged report monthly and investigate outstanding invoicing issues with the Accounts Receivable department.
• Collaborate data and generate various reporting to support measurements against corporate Key Performance Indicators (KPI’s).
• Accurate and prompt filing of service invoices, timesheets and miscellaneous documents. This includes annual archiving in support of our corporate Records Retention policy.
• Support in handling incoming customer calls for Canadian locations, including service dispatching, tracking and scheduling of calls, entering new sites, modifying existing sites and handling general inquiries.
• Provide service administrative support as required. This includes compiling customer activity reports, work order history reports, customer financial reporting, typing assignments such as quotations and maintenance documentation.
• Acts as “our customer’s best service provider” at all times thereby ensuring Convergint is the customer’s first choice for service.

What You’ll Need

• Exceptional customer service skills and ability to work under pressure.
• Excellent Microsoft Outlook, Excel, Word and Power Point skills.
• Excellent financial knowledge and skills— understand financials such as accounts receivable/payable, purchase orders, work orders, etc.
• Solid organizational skills and the ability to handle multiple projects tasks simultaneously.
• Excellent attention to detail.
• Strong verbal, written and interpersonal communication skills
• Strong flexibility to adapt to changing priorities and direction in a dynamic work environment.
• Shows initiative – regularly engages in proactive behavior and looks for opportunities
• Good ability to facilitate a collaborative working environment for customers and team members.
• Flexibility with some overtime requirements on evenings or weekends

Requirements

• Diploma and/or certificate in Business Administration or related office experience required.
• Minimum of two years of previous, relevant office experience preferred.

Company Benefits And Perks

Convergint fosters a supportive, accessible, and inclusive environment in which individuals of different backgrounds and identities are able to realize their maximum potential within the company. We offer a variety of programs and exceptional benefits to all of our colleagues:

• Company Holidays and Paid Time Off
• Immediate comprehensive benefit plan (medical, dental, etc.)
• Employer contribution to RRSP
• Work environment committed to safety.
• Colleague Assistance Program
• Tuition reimbursement
• Competitive salary and compensation plan
• Corporate Social Responsibility Day
• And much more…

Convergint is committed to a culture of Inclusion and Diversity and is an Equal Opportunity Employer.

Visit our Convergint careers site to learn more about the company and the exciting opportunities available.

Convergint est à la recherche d'un Administrateur/trice de la facturation des services, orienté vers le travail d'équipe et les résultats, pour rejoindre notre équipe à Calgary, AB ou à Laval, QC. L'administrateur/trice des services exécute avec précision les pratiques de facturation des bons de travail pour les sites canadiens de Convergint, conformément aux exigences de facturation de notre entreprise et de nos clients. En outre, vous fournirez un service et un soutien administratif au besoin pendant les périodes de pointe afin de servir au mieux nos clients, nos collègues et Convergint.

Qui êtes-vous ?

Vous avez une passion pour fournir un service de classe mondiale aux clients, aux collègues et aux communautés. Vous êtes une personne intègre avec un engagement envers la croissance, la responsabilisation et l’obtention de résultats. Vous voulez vous joindre à une organisation avec une culture positive qui embrasse l’inclusion et permet à chacun d’être la meilleure version d’eux-mêmes au travail et à la maison. Vous voulez grandir avec nous et obtenir des résultats en tant que Administrateur/trice des services.

Qui sommes-nous ?

Avec 20 ans de croissance et des performances exceptionnelles, notre mission est d’être le meilleur fournisseur de services de nos clients. Nous sommes conscients de l’importance de la diversité dans l’atteinte de cet objectif. Notre entreprise a été construite sur 10 valeurs et croyances qui animent notre culture et nous permettent d’être le meilleur intégrateur de systèmes de l’industrie .Nous sommes très fiers de protéger la vie et les actifs de nos clients et de leurs communautés avec les solutions que nous fournissons.

Ce que vous ferez avec « Notre formation et votre expérience »

• Assurer la production de factures de services dans les délais et avec précision en surveillant les marges de l'entreprise et en accordant une attention particulière aux exigences de facturation de nos clients.
• Communiquer les détails de la facturation à notre client et obtenir les bons de commande du client lorsque cela est nécessaire pour assurer un paiement rapide.
• Assurer le premier niveau d'approbation des ordres de travail en vérifiant l'exactitude des détails du bon de commande par rapport aux détails de la facture du fournisseur.
• Examiner mensuellement le rapport vieilli et enquêter sur les problèmes de facturation en suspens avec le département des comptes clients.
• Il collabore aux données et génère divers rapports pour soutenir les mesures par rapport aux indicateurs de performance clés (KPI) de l'entreprise.
• Classer avec précision et rapidité les factures de services, les feuilles de temps et les documents divers. Cela inclut l'archivage annuel en soutien à notre politique de conservation des documents de l'entreprise.
• Aider à traiter les appels entrants des clients pour les sites canadiens, y compris la répartition des services, le suivi et la programmation des appels, la saisie de nouveaux sites, la modification des sites existants et le traitement des demandes de renseignements généraux.
• Fournir un soutien administratif au service selon les besoins. Il s'agit notamment de compiler les rapports d'activité des clients, les rapports sur l'historique des ordres de travail, les rapports financiers des clients, les travaux de dactylographie tels que les devis et la documentation sur l'entretien.
• Agir en tant que "meilleur fournisseur de services de notre client" à tout moment, en veillant à ce que Convergint soit le premier choix du client en matière de service.

Ce dont vous aurez besoin

• Compétences exceptionnelles en matière de service à la clientèle et capacité à travailler sous pression.
• Excellentes compétences en matière de Microsoft Outlook, Excel, Word et Power Point.
• Excellentes connaissances et compétences financières - compréhension des aspects financiers tels que les comptes débiteurs et créditeurs, les bons de commande, les bons de travail, etc.
• Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer simultanément plusieurs projets.
• Excellent souci du détail.
• Solides compétences en matière de communication orale, écrite et interpersonnelle.
• Grande flexibilité pour s'adapter aux changements de priorités et de direction dans un environnement de travail dynamique.
• Faire preuve d'initiative - adopter régulièrement un comportement proactif et rechercher des opportunités.
• Bonne capacité à faciliter un environnement de travail collaboratif pour les clients et les membres de l'équipe.
• Flexibilité pour effectuer des heures supplémentaires le soir ou le week-end.

Exigences du poste

• Diplôme et/ou certificat en administration des affaires ou expérience de bureau connexe exigée.
• Au moins deux ans d’expérience de bureau pertinente et antérieure sont préférables.

Avantages de notre entreprise

Convergint souscrit aux principes d’équité en matière d’emploi et sollicite des candidatures nonobstant l’appartenance raciale, les origines ethniques, la couleur, la religion, le sexe, l’âge ou le handicap physique ou mental. Des mesures d’accommodement sont disponibles à la demande des candidats durant tout le processus de recrutement.

• Jours fériés de l’entreprise et congés payés
• Régime d’avantages sociaux complet immédiat (médical, dentaire, etc.)
• Contribution de l’employeur au REER;
• Environnement de travail engagé envers la sécurité;
• Programme d’aide aux collègues
• Remboursement des frais de scolarité
• Salaire et plan de rémunération concurrentiels
• Plan de remboursement des véhicules
• Journée de la responsabilité sociale des entreprises
• Et bien plus encore...

Nous avons une excellente culture organisationnelle et nous engageons à promouvoir une responsabilité corporative sociale, une bonne étique de travail et la promotion d’un bon climat de travail.

Visitez notre site de carrières Convergint pour en savoir plus sur l’entreprise et les opportunités disponibles