Adjoint administratif

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Appuyer la directrice générale adjointe dans la réalisation de ses mandats et tâches opérationnelles.
• Offrir un service de première ligne de qualité aux fédérations et aux membres des coopératives d'habitation.
• Assurer le suivi administratif des dossiers spécifiques (Assurtoit, administration provisoire, registraire, etc.).
• Participer au bon fonctionnement global des opérations de la Confédération.

PRINCIPALES TÂCHES

Soutien à la directrice générale adjointe :

• Assister la directrice générale adjointe dans ses besoins quotidiens et le suivi clérical de ses dossiers ;
• Effectuer la réservation de chambres d’hôtel, restaurants, salles de réunion ou transports pour la direction ;

Service aux membres et volet assurances (programme Assurtoit) :

• Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes de renseignements des membres de coopératives avec courtoisie et professionnalisme ;
• Répondre aux questions des coopératives concernant leur police d'assurance dans le cadre du programme Assurtoit, assurer le suivi nécessaire et référer aux bonnes ressources lorsque requis ;
• Gérer la réception des courriels et appels et diriger les demandes aux personnes concernées ;

Administration provisoire et conformité :

• Participer au suivi administratif lié à l’administration provisoire ;
• Effectuer les mises à jour des informations et les changements de nom auprès du Registraire des entreprises (REQ) et des institutions financières;
• Coordonner la mise à jour et la modification des signataires autorisés auprès des institutions financières et partenaires.

Logistique et secrétariat général :

• Recevoir, traiter et distribuer le courrier ainsi que préparer les envois postaux ;
• Veiller au bon fonctionnement des équipements de bureau (système téléphonique, informatique, photocopieur, imprimantes, timbreuse) ;
• Participer à la gestion de la papeterie, les fournitures de bureau et passer les commandes auprès des fournisseurs;
• Fournir un soutien logistique lors de l’organisation des activités et événements de la CQCH;
• Mettre à jour la base de données;

PROFIL ET EXIGENCES

• DEP secrétariat ou domaine équivalent;
• Minimum de 3 ans d’expériences pertinentes;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office 360;
• Excellente maîtrise de la langue française orale et écrite;
• Bon sens de l’organisation et des responsabilités;
• Avoir de l’entregent;
• Souci du détail.

CONDITIONS D’EMPLOI

Lieu : Ville de Québec

Statut de l’emploi : Poste régulier, 35 heures/semaine

Salaire : Selon l’échelle salariale mise en vigueur

Avantages sociaux : Assurances collectives, régime de retraite simplifié, à proximité du réseau Métrobus, stationnement gratuit

Date début : Dès que possible

Lieu de travail : 840, rue Raoul-Jobin, bureau 202, Québec (Québec) G1N 1S7