Administrateur de bureau

Fondée en 1982 par des membres de la famille Armoyan, Armco Capital Inc. est passée d’une petite entreprise familiale à un groupe diversifié et dynamique avec des implantations au Canada et aux États-Unis. Armco continue de se développer, tant en diversification des activités qu’en croissance de son équipe de professionnels dévoués.

Nous recherchons actuellement un administrateur de bureau bilingue pour rejoindre notre équipe chez Armco. L'administrateur de bureau soutient le bon fonctionnement quotidien du bureau d'Armco. Ce rôle implique de coordonner les procédures administratives, de tenir les dossiers du bureau, d'aider aux activités comptables locales, de répondre aux questions des locataires et des demandes de location, et de servir de premier point de contact pour les visiteurs.

Responsabilités Clés :

Administration du Bureau

• Coordonner les opérations générales du bureau, les procédures, la correspondance, les systèmes de classement et la documentation sur le lecteur partagé.
• Maintenir des dossiers, manuels, rapports et documents internes organisés et précis.
• Préparer, revoir et mettre en forme les documents et rapports en veillant à leur exactitude et professionnalisme.
• Se tenir au courant des projets en cours pour fournir un soutien administratif efficace à l’équipe.
• Commander et gérer les fournitures de bureau et aider à l’achat de matériel de bureau si nécessaire.
• Recevoir, distribuer et suivre le courrier, les services de messagerie et les colis entrants et sortants.
• Gérer la petite caisse et préparer ou modifier les bons de commande pour les fournitures et services.

Support en comptabilité

• Effectuer les tâches locales de comptes fournisseurs et comptes clients et servir de contact principal du bureau pour les questions liées.
• Traiter les chèques et préparer les dépôts bancaires.
• Maintenir des dossiers financiers précis et des documents justificatifs.
• Coordonner avec l'équipe comptable pour résoudre les écarts et assurer un traitement rapide.

Location et Support aux Locataires

• Répondre aux demandes de location reçues par téléphone, email et visites spontanées.
• Fournir aux futurs locataires des informations générales sur la propriété et la disponibilité.
• Répondre aux questions des locataires concernant les emménagements, déménagements et autres aspects liés à la propriété.
• Servir de lien entre les locataires et l'équipe de maintenance lorsque des services ou réparations sont nécessaires.
• Suivre les demandes et les points de suivi pour garantir des réponses et résolutions rapides.

Accueil et support administratif

• Répondre aux appels téléphoniques entrants et les diriger.
• Accueillir les visiteurs et les orienter vers le membre de l'équipe approprié.
• Maintenir un environnement de bureau professionnel, organisé et accueillant.
• Aider sur des projets spéciaux et effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins.

Qualifications et compétences :

• Formation postsecondaire en administration des affaires, finance ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente d'éducation et d'expérience.
• Minimum de trois ans (3+) d'expérience administrative dans un domaine lié.
• Maîtrise de l'anglais et du français parlé et écrit obligatoire.
• Maîtrise de Microsoft Outlook, Word et Excel.
• Une expérience préalable en comptes à payer ou comptes à recevoir est un atout.
• Une expérience avec Yardi ou un autre système de gestion immobilière est un atout.
• Une expérience dans l'immobilier ou la gestion immobilière est un atout.
• Excellentes compétences en communication, service à la clientèle, organisation et gestion du temps.
• Grande attention aux détails et à la précision.
• Capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter les délais dans un environnement dynamique.
• Capacité à gérer des informations confidentielles et sensibles de manière professionnelle.
• Autonome, fiable et capable de travailler de manière indépendante et collaborative.

Pourquoi rejoindre Armco ?

Armco est fier d'avoir été reconnu comme l'une des entreprises les mieux gérées du Canada pendant neuf années consécutives — un reflet de notre engagement envers la croissance, nos employés et un environnement de travail soutenant.

Nous valorisons les personnes adaptables, positives et motivées pour apprendre et évoluer. Si vous êtes bilingue, organisé et déterminé à offrir un excellent soutien administratif et client, nous serions ravis de vous entendre.

Nous apprécions toutes les candidatures ; cependant, seuls les candidats retenus pour un entretien seront contactés.