Coordonnateur de bureau

Notre client, une firme de gestion de patrimoine, est à la recherche d'une personne organisée et polyvalente pour soutenir les opérations administratives quotidiennes. Située à Montréal, ce rôle contribue au bon fonctionnement du bureau en assurant un service courtois, une gestion rigoureuse des documents et un suivi précis des tâches administratives. Responsabilités:

• Accueillir les visiteurs et clients avec professionnalisme, courtoisie et discrétion;
• Gérer les appels entrants et acheminer efficacement les communications;
• Assurer la coordination, la présentation et le service des repas internes (petits déjeuners, déjeuners, collations, café), en conformité avec les standards élevés
• Veiller à la présentation des salles de réunion et des espaces communs, incluant la cuisine (propreté, vaisselle, nettoyage du réfrigérateur, des surfaces, équipement);
• Coordonner la logistique des événements, réunions et formations (traiteurs, équipements, fournisseurs);
• Mettre en place et maintenir des processus assurant une utilisation optimale des salles et équipements;
• Gérer les imprévus logistiques avec proactivité et efficacité (changements de dernière minute, bris, retards).
• Coordonner les ajustements liés au renouvellement du bail, aux déménagements internes et à l’évolution des besoins;
• Identifier et gérer des solutions de rangement / storage pour le mobilier, l’équipement et les archives;
• Être le point de contact avec le locateur, le gestionnaire immobilier et les fournisseurs d’entretien;
• Veiller à maintenir un environnement de travail sécuritaire, fonctionnel et agréable;
• Participer à l’amélioration continue des espaces en lien avec les besoins opérationnels et le bien-être des employés.
• Gérer l’inventaire, l’achat et le remplacement du mobilier de bureau;
• Gérer les fournitures administratives et éviter les surplus de commandes;
• Veiller à l’entretien des équipements de bureau (imprimantes, cuisine, salles de conférence);
• Recommander ou négocier avec des fournisseurs afin d’optimiser les coûts et la qualité des services;
• Gérer l’inventaire de la flotte IT (ordinateurs, écrans, téléphones, accessoires);
• Coordonner l’attribution, le remplacement et le retour de l’équipement lors des arrivées et départs;
• Recueillir les besoins technologiques des équipes et assurer le suivi avec les fournisseurs TI externes;
• Appuyer l’équipe trust, d’un point de vue administratif, pour le traitement des avis de cotisation et autres documents fiscaux;
• Transmettre des relevés mensuels aux clients;
• Assurer le lien avec le service d’archivage (transférer ou récupérer les boîtes et tenir à jour la liste des boîtes et de leur contenu);
• Tenir à jour certaines listes et suivis internes (répertoire téléphonique, inventaires);
• Documenter et améliorer les procédures administratives et opérationnelles;

Avantages du poste et conditions de travail:

• Assurances collectives et REER;
• Quatre (4) semaines de vacances + 4 vendredis d'été (demie journée)
• Révision salariale annuelle
• Mode 100% présentiel 8h30-17h00

Exigences du poste:

• Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste de soutien administratif, de service à la clientèle ou de coordination de bureau;
• Bilinguisme (français/anglais) fonctionnel pour répondre aux demandes des clients anglophones hors-Québec et francophones quotidiennement.

*L'emploi du genre masculin a pour but d'alléger le texte et d'en faciliter la lecture. Robert Half est la première et la plus grande firme de solutions de gestion des talents spécialisées au monde, qui met en relation des chercheurs d'emploi hautement qualifiés avec des opportunités au sein de grandes entreprises. Nous offrons des solutions de placement contractuel, temporaire et permanent dans les domaines de la finance et de la comptabilité, des technologies, du marketing et de la création, et du soutien administratif et à la clientèle. Robert Half vous met dans la meilleure position pour réussir. Nous vous donnons accès aux meilleurs emplois, à une rémunération et à des avantages sociaux compétitifs, ainsi qu'à des formations en ligne gratuites. Restez au courant de toutes les opportunités, peu importe où vous êtes - même en déplacement. Téléchargez l'application Robert Half et postulez en un seul clic, recevez des notifications instantanées pour des emplois proposés par l'IA, et plus encore. Des questions? Communiquez avec le bureau de votre région au View phone number on jobboom.com. Tous les candidats répondant à des offres d’emploi au Canada doivent être autorisés à y travailler. Seules les descriptions de postes situés au Québec apparaissent en français.​ © Robert Half, 2025. Numéro de permis du Québec AP-2000503. En cliquant sur « Postuler », vous acceptez les conditions d’utilisation et politique de confidentialité de Robert Half.