Adjointe ou adjoint aux programmes

Numéro de poste: 50000380 /

Département: Arts plastiques

Niveau: PE236-8

Campus: Sir-George-Williams (centre-ville)

Salaire: $34,75 - $41,34 par heure

Syndicat/Association/Politiques RH: SESUC

Date limite de candidature: le 5 août 2026

Nous encourageons vivement les personnes candidates à joindre une lettre de motivation exprimant leur intérêt et expliquant comment leur profil correspond au poste.

Reconnue comme l'un des meilleurs employeurs de Montréal, l'Université Concordia est l'endroit où il faut être si vous cherchez à grandir, à contribuer et à innover dans un environnement dynamique et multiculturel.

Faites partie d'une communauté qui s'attaque aux grands défis de la société, qui soutient votre croissance personnelle et professionnelle et qui a un impact réel sur la construction d'un monde plus durable.

En tant que membre de notre communauté, vous aurez accès à des avantages sociaux complets, à un régime de pension défini et à de nombreuses installations de bien-être sur place, telles qu'un gymnase ultramoderne et une clinique de santé, ainsi qu'à une variété d'opportunités éducatives et culturelles.

NATURE DU POSTE

Sous l’autorité de l’administratrice ou de l’administrateur du département, et, fonctionnellement, des directrices et directeurs des programmes, à qui elle apporte son soutien pour les questions pédagogiques, la personne titulaire assure l’administration des programmes pour tout ce qui touche les personnes étudiantes; notamment, répondre aux demandes d’information générales et veiller à ce que les renseignements pertinents soient communiqués en temps opportun aux membres du corps professoral et du personnel.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Agir comme premier point de contact auprès des personnes étudiantes actuelles et potentielles en répondant aux demandes adressées par téléphone, par courriel et en personne; renseigner et aider adéquatement les personnes étudiantes actuelles et potentielles ainsi que les membres du corps professoral.

• Appuyer les processus et coordonner la documentation touchant le recrutement, l’admission, l’inscription, les bourses, les modifications de programmes, les examens, l’obtention des diplômes et les demandes étudiantes.

• Soutenir les activités de recrutement et de rétention (p. ex. journée Portes ouvertes, séances d’information); fournir un soutien administratif dans le cadre des activités promotionnelles et de recrutement (p. ex. faire un suivi des renseignements relatifs aux programmes sur le site Web du département, créer et mettre à jour le matériel promotionnel).

• Agir à titre de secrétaire au sein de divers comités, dont le comité des programmes d’études; préparer l’ordre du jour et les documents nécessaires aux réunions; prendre en note les procès-verbaux; tenir à jour les dossiers; assurer le suivi des questions en suspens et en informer le comité, au besoin.

• Préparer des documents, des formulaires, de la correspondance et des rapports destinés aux directions des programmes.

• Fournir de l’assistance pour divers aspects touchant la conseillance, la persévérance scolaire et l’orientation, et évaluer les profils par rapport aux exigences d’inscription.

• Tenir à jour les bases de données de l’unité et fournir à la direction du programme ou au chef d’unité d’enseignement des données relatives à l’admission, à l’inscription, à la persévérance scolaire et à la capacité d’accueil des programmes; aider à la compilation des sondages et à d’autres projets spéciaux.

• Apporter son soutien pour la logistique et la préparation des activités pédagogiques (p. ex. soutenances de thèse, stages, entretiens avec les personnes candidates, activités d’orientation et autres, selon les besoins).

• Sous la supervision de l’administratrice ou de l’administrateur du département, veiller à ce que tous les renseignements concernant les affichages, les contrats des professeurs à temps partiel et les contrats d’assistanats d’enseignement soient inscrits en temps opportun dans les systèmes appropriés.

• Aider à préparer les nouvelles propositions de programmes d’études et les modifications de programmes d’études; entrer toute l’information pertinente dans les systèmes, au besoin.

• Seconder l’administratrice ou l’administrateur du département dans les tâches liées à la gestion des locaux et des bureaux, en veillant à ce que les processus restent efficaces et bien organisés.

• Remplacer d’autres membres du personnel, au besoin.

• S’acquitter d’autres tâches, à la demande des directeurs et directrices de programmes ou de l’administratrice ou administrateur du département, pour appuyer l’unité.

QUALIFICATIONS

• Attestation d’études collégiales (AEC) en bureautique ou dans une discipline connexe et de deux à quatre années d’expérience de travail pertinente.

• Bonne connaissance (niveau 4) de l’anglais parlé et écrit pour communiquer avec les membres de l’effectif étudiant et du corps professoral ainsi que pour rédiger la correspondance; connaissance de base (niveau 3) du français pour répondre aux demandes liées aux programmes.

• Bonne connaissance (niveau intermédiaire) de Microsoft Word (préparer des lettres, des documents et des rapports) et d’Excel (créer des feuilles de calcul et établir des statistiques à partir de données).

• Excellent sens des relations interpersonnelles et de la communication; aptitude à traiter efficacement avec une clientèle diversifiée composée de membres du corps professoral, de l’effectif étudiant et du public, et ce, en faisant preuve de tact, de diplomatie et de professionnalisme.

• Excellent sens de l’organisation; souci du détail; aptitude à traiter un grand volume de demandes.

• Esprit d’initiative; débrouillardise; capacité à établir des priorités et à travailler avec un minimum de supervision.

• Capacité démontrée à travailler en équipe.

• Solide aptitude pour le service à la clientèle.

• Connaissance des politiques et des règlements pédagogiques de l’Université est un atout.

• Connaissance pratique du système de gestion pédagogique (SGP) est un atout.

• Connaissance pratique du système de suivi des programmes d’études Provotrack est un atout.

• Connaissance pratique du logiciel Adobe Experience Manager (AEM) est un atout.

• Connaissance approfondie des programmes d’études, des politiques et des procédures de la faculté ainsi que des règlements de l’Université; bonne connaissance des processus d’admission et d’inscription est un atout.

En raison du volume de candidatures, seules les personnes retenues seront contactées par notre équipe de recrutement.

L'Université Concordia est un établissement d'enseignement supérieur de langue anglaise où la principale langue d'enseignement et de recherche est l'anglais. Puisque ce poste soutien les fonctions académiques et administratives de l'université, la maîtrise de l'anglais et du français, tel qu'indiqué, est requise.

IMPORTANT : Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.

Reconnaissance territoriale

L’Université Concordia est située en territoire autochtone non cédé. La nation Kanien’kehá:ka est la gardienne des terres et des eaux où nous nous trouvons actuellement. Le nom d’origine de ce territoire est Tiohtià:ke (ou Montréal). Celui-ci est historiquement connu comme un lieu de rassemblement pour de nombreuses Premières Nations. Aujourd’hui, la ville abrite une population diversifiée d’Autochtones et de gens d’autres origines. Nous respectons les liens continus avec le passé, le présent et l’avenir dans nos rapports avec les Autochtones et les autres membres de la communauté montréalaise.

Équité en matière d’emploi

L’Université Concordia valorise la diversité au sein de son personnel et s’engage à promouvoir un accès égal à l’emploi. L’Université encourage toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature, incluant les femmes, les membres de minorités visibles, les Autochtones, les personnes des groupes d’orientations et d’identités sexuelles minoritaires, les personnes handicapées ainsi que toute autre personne pouvant contribuer à la diversité de notre communauté. À ce titre, elle invite les candidats faisant partie d’un des groupes désignés à s’identifier comme tels. Dans le cadre de votre candidature, il vous sera demandé de remplir une enquête sur la diversité. Cette information est volontaire et toute information recueillie à cette fin est confidentielle et ne peut être consultée par les membres des comités de recherche ou les membres du personnel des ressources humaines. Les résultats seront regroupés et utilisés pour aider Concordia à réaliser son objectif, à savoir que tous les membres de sa communauté soient représentés et accueillis, mais aussi qu’ils se sentent inclus dans la vie universitaire et appuyés dans leurs efforts pour participer à tous les volets de celle-ci.

Accessibilité

Concordia désire accroître la diversité parmi les membres de sa communauté. Nous nous efforçons de rendre nos procédures de recrutement le plus accessibles possible et offrons au besoin des accommodements aux candidats. Si l’on vous convoque à une entrevue et que vous prévoyez avoir besoin d’accommodements, écrivez-nous à l’adresse ***email_hidden*** . Votre demande sera traitée en toute confidentialité.

Statut d’immigrant

Si toutes les personnes qualifiées sont conviées à postuler, les citoyens canadiens et les résidents permanents auront toutefois priorité. Conformément aux exigences du gouvernement du Canada en matière de rapports, l’Université est tenue de recueillir de l’information sur le statut des candidats, à savoir s’ils sont résidents permanents ou citoyens canadiens.