adjointe executive.

Notre client, une firme chef de file dans le design et l’aménagement intérieur dans les secteurs corporatif, commercial, de la santé et institutionnel, recherche un/e adjoint-e executive/ coordonnateur de bureau pour son bureau a Montréal.

Ce poste est un rôle clé au sein de l'organisation en fournissant un soutien administratif et clérical de premier plan à la présidente et aux chargés.es de projets.

Si vous souhaitez rejoindre un environnement jeune et dynamique, que vous avez a coeur la vie de bureau, que vous avez une belle expérience en administratif, ce rôle est fait pour vous!

Avantages
- Role permanent (35h par semaine)
- Lundi au jeudi: Présentiel obligatoire - 9h à midi et 13h à 17h / Vendredi : En télétravail - 9h à midi et de 13h à 17h
- Salaire à déterminer selon l’expérience
- 3 semaines de vacances payées par année
- Régime d’assurances collectives offert (après la permanence obtenue – 3 mois après l’embauche)
- Des possibilités d’avancement sont possibles en ajoutant éventuellement des tâches relatives à la comptabilité : facturation - perception.

Responsabilités
Accueil, réception + vie au bureau

• Accueillir les visiteurs à la réception (service de messagerie, clients et représentants);
• Offrir et distribuer les breuvages et/ou la nourriture lors de réunions avec des visiteurs et des membres du personnel ;
• Gérer les retours d’appels téléphoniques entrants lorsque le 0 est composé, diriger les appels ou prendre les messages ;
• Gérer les transferts d’appels téléphoniques du poste de réception à un autre poste, en cas d’absence ;
• Faire la commande du service de traiteurs et servir les déjeuners offerts à l’équipe chaque lundi matin ;
•Voir au maintien de l’ordre et de la propreté dans tout le bureau
• Superviser les services d’entretien ménagers et céduler le service de nettoyage de vitres extérieures et intérieures, deux fois l’an ;
• Pour les jours fériés et/ou les vacances et/ou les temporaires du personnel (courte et/ou longue durée), s’assurer que les messages d’absence à être enregistrés sur les messageries téléphoniques et réponses automatiques de courriels soient programmés et activés avant le départ des employés.es ;
• Journalièrement, ramasser le courrier dans la boite aux lettres et en faire la distribution ;
• Assurer la distribution des échantillons reçus par courrier express ;

Soutien administratif et informatique
• Assurer la coordination avec l’équipe informatique externe afin de planifier les mises à jour et les services de maintenance relatifs au serveur (mise à jour ou autres);
• S’occuper de la gestion de l'inventaire et des commandes de fournitures de bureau ;
• Classer la documentation, tant papier que numérique ;
• Lorsque requis, planifier et coordonner les réaménagements de l’atelier et les déplacements physiques des équipements lorsqu’un.e employé.e doit être relocalisé.e vers un nouveau poste de travail ;
• Planifier les réunions à l’interne et faire les commandes au(x) traiteur(s), si nécessaire ;
• Planifier les réunions externes, réservation de restaurants et d'hôtels, si nécessaire ;
• Gérer les invitations à des événements ponctuels, transmettre les billets aux invités.es ;
• Coordonner la mise à jour biannuelle du calendrier des vacances (septembre : hiver + Mars : été), faire approuver le calendrier par la présidente et partager le calendrier approuvé à l’équipe ;

Opérations : Dossiers projets / Offres de service
• Pour toute demande d’offre de service, ouvrir un numéro de projet dans la liste séquentielle Excel et ouvrir le projet dans Abak le plus rapidement possible afin que les membre du personnel puissent y inscrire leur temps ;
• À partir des informations fournies par la présidente et/ou les chargés.es de projets, préparer les offres de services à être envoyées aux clients payeurs, dans le logiciel ABAK, les transmettre par courriel
• Sauvegarder toutes les offres de services sur le serveur, dans le dossier créé à cet effet ;
• S’assurer que les offres de service envoyées pour approbation soient reçues signées,
• Dans les cas où l’offre de service serait refusée, le consigner dans la liste des projets et fermer le projet dans ABAK.

Support à la comptabilité
• En fin de mois, en vue de la facturation, relancer les sous-traitants (designers, technologues, autres)
• Entrer dans le système Abak le temps des sous-traitants au plus tard le vendredi de la fin de mois ;
• Encaisser les chèques clients reçus via AccèsD Affaires, inscrire la date de l’encaissement ainsi que le numéro de validation sur le bordereau ;
• Numériser le chèque et le bordereau
• Chaque lundi matin, recevoir les feuilles de temps de chaque employé.e et compléter le fichier sommaire de préparation de la paie, le transmettre à la comptabilité ;
• Gérer le programme des assurances collectives.

Communication et Marketing
• Identifier, avec la présidente, les projets qui seront soumis aux concours en design d’intérieur et assurer l’inscription des projets sélectionnés aux différents concours. En collaboration avec notre designer graphique externe, assurer la préparation des dossiers pour candidatures ;
• S’occuper de la gestion du calendrier des publications sur les réseaux sociaux et des sujets qui y seront publiés. Coordonner la programmation des publications en collaboration avec notre équipe de communications externes ;
• Coordonner la gestion du calendrier des shootings photos à planifier et assurer la diffusion des projets sur notre site web et sur les réseaux sociaux (FB, Instagram, LinkedIn, Index Design, etc.), en collaboration avec notre photographe externe, notre designer graphique et notre équipe de communication externe ;
• Coordonner les tâches relatives au marketing de l’entreprise, sous approbation de la présidente (ex. : commande de matériel promotionnel, articles, etc.)

Ressources humaines
• Préparer les contrats d’embauche du personnel et lorsque signés, transmettre une copie à la comptabilité ;
• Préparer les formulaires d’évaluation de rendement (de probation et annuelle) de même que les formulaires de révisions salariales et les transmettre à qui de droit avec copie à la comptabilité ;
• Monter les dossiers d’employés et y conserver tous les documents pertinents (contrat d’embauche, évaluations, révisions, etc.) ;
• Organiser les événements d’équipe ponctuels ;
• Planifier les budgets annuels pour les événements à venir dans l’année, en collaboration avec la présidente ;
• Maintenir à jour la liste des allergies/intolérances/autres besoins particulier du personnel ;
• Assurer la publication des offres d’emploi sur les plateformes numériques et assurer la transmission des CV reçus à la Présidente.

Qualifications
Compétences
• Excellente capacité d’organisation, pouvoir jongler avec plusieurs tâches à la fois
• Faire preuve d’autonomie, prise d’initiatives et avoir un fort sens des responsabilités
• Faire preuve de discrétion
• Excellence du français et anglais, parlés et écrits

Éducation
• DEC en bureautique ou expérience pertinente équivalente

Expérience et aptitudes
• Minimum deux (2) ans dans un poste similaire – Essentiel

Logiciels
• Connaissance de l’environnement Microsoft 365 et Teams – Essentiel
• Connaissance du logiciel ABAK - Souhaitable

Notre client exerce ses activités au Canada. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions.
Sur la base d'une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige des candidats qu'ils parlent couramment l'anglais (à l'oral et à l'écrit). En particulier, ce poste exigera de l'employé qu'il:
-communiquer avec des clients/partenaires/employés anglophones situés hors du Québec sur une base quotidienne
-travailler sur des projets, produits ou livrables qui doivent être présentés aux clients en anglais

Sommaire
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