Responsable admission et suivi académique

Description

Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein cœur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.

Fière de ses 150 ans d’histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.

Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Or Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.

Sous la direction de la cheffe de section - processus académique, la personne recherchée assure l'admission et le suivi des dossiers académiques des personnes candidates de l'admission à la diplomation. Elle supervise le fonctionnement de l'équipe de son secteur sur des dossiers pour tous les programmes. À titre de spécialiste, elle étudie les documents fournis par les personnes candidates à l'admission afin de reconnaître leurs acquis aux fins d'admission et d'équivalences de cours. Elle assure le traitement des demandes concernant les équivalences, prérequis, corequis et exemptions comme stipulé par les directions des différents programmes. Elle assure le suivi des stages s'il y a lieu. Elle assure la conformité du cheminement des étudiantes et étudiants dans leur programme quant au respect des exigences et règlements académiques. Elle assure le lien entre la direction des programmes et le Registrariat. Elle veille à la mise à jour et à la cohérence des informations contenues sur les différents sites Web sous sa responsabilité.

Principales responsabilités

Admission 

• Coordonner les processus d’analyse des demandes d'admission, réadmission et réinscription : dossiers de candidatures, examine le contenu des cours suivis et les notes obtenues par les personnes candidates afin de déterminer s'ils sont admissibles aux différents programmes, vérifie l'authenticité des documents reçus, assure un suivi des contestations. Peut proposer des modifications aux conditions d'admission en collaboration avec la direction des programmes concernés;
• Supervise les opérations en lien avec les demandes d'exemptions, d’équivalences ou de transfert de cours de la clientèle étudiante. Propose à la direction des programmes concernés des modifications aux conditions d'obtention des exemptions ou d'ententes avec d'autres institutions;
• Analyse et élabore des solutions en lien avec la gestion numérique des dossiers d’admission entre le Registrariat et les départements;            

Suivi académique

• Supervise l’application des règlements universitaires et veille au respect des procédures. Intervient à titre de spécialiste pour répondre à toutes questions relatives aux dossiers des membres de la communauté étudiante;
• Assure le suivi des dossiers académiques en conformité avec les cheminements établis par les directions de programmes (équivalences, exemption, autorisation de poursuite sous conditions, reprises, abandons, changements de programme). Assure la conformité du parcours de l'étudiante ou de l'étudiant selon les exigences de son programme, et ce, tout au long du cheminement;
• Supervise les opérations en lien avec la validation des plans d’études, la réussite de l’examen de synthèse, la formation complémentaire, le processus de présentation des mémoires et de soutenance des thèses et le dépôt final des manuscrits;
• Supervise le suivi des dossiers étudiants en double diplôme en cotutelle et en cheminements accéléré;
• Est responsable de superviser le contrôle qualité lors de la diplomation;
• Constitue une jurisprudence pour références futures. Documente les décisions et les motifs retenus. Pour certains cas particuliers, communique avec la clientèle étudiante et les responsables de programmes, obtient les précisions, explique les exigences de Polytechnique et fournis des conseils sur le cheminement de leurs études;
• Est responsable de la gestion et de la mise à jour des formulaires;

Rôle-conseil

• Processus et fonctionnement : analyse, optimise et documente les processus d'admission et de suivi académique. Agit à titre d'experte-conseil et supervise les opérations de l'équipe de son secteur. Définit le fonctionnement et les priorités de l'équipe de son secteur, collabore à sa formation, répartit le travail et en vérifie l'exécution. Exerce un rôle de coordination auprès de l'équipe;
• Collaboration intra/inter services/départements : coordonne ses interventions avec diverses personnes intervenantes au Registrariat pour traiter les dossiers des membres de la communauté étudiante. Fait des recommandations à la direction des programmes quant à l'application ou aux modifications souhaitables aux critères d'évaluation et aux règlements en vigueur. Collabore avec les départements avec qui elle entretient un contact régulier afin d'assurer la cohérence dans l’application des règles concernant le suivi des dossiers étudiants. Conseille les départements et apporte les correctifs nécessaires aux procédures entourant le suivi académique aux études supérieures. Collabore de près avec la Direction des programmes ainsi qu'avec le secteur de l'organisation de l'enseignement sur plusieurs dossiers. Peut être appelée à collaborer avec le Service du recrutement étudiant, de la promotion et de l'événementiel et le Service aux étudiants, notamment pour la tenue de séances d'information et de promotion des programmes. Collabore avec la Direction des études supérieures sur la mise en œuvre de la formation complémentaire. Agit à titre de personne de référence auprès de la Bibliothèque pour le processus de dépôt des mémoires et. Collabore avec le Service des stages et emplois dans la gestion des stages.
• Gestion du système d'information et interface Web : saisit et programme les paramètres des nouveaux programmes et modifications de programmes existants sur l'interface Web académique. Collabore avec les autres responsables académiques à la gestion de la plateforme (base de données et interface Web) des dossiers des membres de la communauté étudiante pour le Registrariat. Initie des requêtes afin d'interroger la base de données. Coordonne les améliorations à l'écosystème étudiant (interface Web). Participe à l'identification de problèmes ou difficultés informatiques reliés aux opérations associées à l'admission et aux suivis des dossiers des membres de la communauté étudiante. Recommande des solutions, participe aux projets de développement et d'amélioration des interfaces et processus, pour ce faire collabore avec le Service informatique et autre partenaire au besoin;
• Collabore aux projets visant l’amélioration de l’expérience étudiante et la réussite;
• Peut se voir confier tout autre mandat relatif à son secteur d'activités dans le cadre de ses responsabilités et relevant de sa compétence.

Exigences

Exigences

Scolarité

• Baccalauréat dans tout domaine d'études jugé pertinent.    

Expérience

• Minimum de cinq (5) années d'expérience pertinente en milieu universitaire, en gestion de processus administratifs et application de règlements pédagogiques dans un contexte d'encadrement.
• Connaissances des exigences d'admission et des règlements académiques dans le milieu de l'éducation postsecondaire au Québec (atout important).       
• Connaissance des programmes de formation en sciences et en ingénierie offerts au Canada et à l'étranger (atout important). 

Aptitudes et qualités recherchées

• Habiletés d'organisation, de coordination et de gestion de projets.        
• Excellent esprit d'analyse et de synthèse.          
• Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
• Excellente maîtrise de systèmes d'information et d'administration de sites Web. 
• Maîtrise de la langue française (parlée et écrite).         
• Excellentes aptitudes rédactionnelles et relationnelles auprès de la communauté étudiante, du corps professoral et de nombreuses personnes intervenantes internes et externes.            
• Très bonne capacité de travail en équipe.

Salaire et avantages

Rémunération

Classe 4 (de 77 287 $ à 130 858 $).

Avantages de travailler à Polytechnique Montréal

• 23 jours de vacances annuelles
• 16 jours fériés
• Congés sociaux et parentaux
• Horaire de travail réduit durant la période estivale
• Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
• Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
• Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine
• Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement
• Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées

Durée et horaire de travail

• Emploi régulier.
• Temps complet - 5 jours/semaine.

Mise en candidature

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service talents et culture en cliquant sur ce lien .

L’Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d’accompagnement aux personnes en situation de handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d’évaluation.

Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.

Date limite de soumission des candidatures : mercredi 12 août 2026, à 17 h.

Adresse où postuler

Courriel: 
polytalents.polymtl.ca/jobs.cfm?offerid=569