Adjoint.e administratif.ve

RAISON D'ÊTRE DU POSTE :

Assurer la gestion complète des comptes à recevoir des projets, veiller au respect des exigences contractuelles et administratives des donneurs d’ouvrage et des entrepreneurs généraux, et offrir un soutien administratif aux équipes de gestion de projets. Par ses interventions, l'adjoint administatif à la gestion de projets contribue à sécuriser les encaissements, à réduire les risques contractuels et à assurer la fiabilité ainsi que la qualité de l’information financière et administrative liée aux projets.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :

Comptes à recevoir et facturation de projets

• Préparer les facturations mensuelles selon l’avancement des projets (progress billing) ;
• Collaborer avec les gérants de projet pour valider le % d’avancement ;
• Rassembler l’ensemble des documents requis pour facturer (quittances, assurances, déclarations, etc.) ;
• Émettre les factures dans l’ERP et soumettre via les plateformes clients (ex : Textura) ;
• Assurer le suivi des comptes à recevoir.

Conformité contractuelle et administrative (construction)

• Assurer la conformité documentaire des projets selon les exigences contractuelles : certificats d’assurance, cautionnements, dénonciations de contrat, enregistrements requis ;
• Effectuer le suivi des programmes d’assurance (ex : OCIP / CCIP) ;
• Maintenir à jour les licences, enregistrements et obligations réglementaires ;
• Supporter les audits liés à : assurances, demandes clients ;
• Identifier les risques de non-conformité et en assurer le suivi avec l’équipe.

Support administratif à l’équipe de projet

• Assister les gérants de projet dans les tâches administratives quotidiennes ;
• Compiler, structurer et saisir les données de projet ;
• Préparer des documents contractuels ou administratifs (lettres, formulaires, suivis) ;
• Participer à l’optimisation des processus de facturation et conformité ;
• Contribuer à la standardisation des pratiques projets.

EXIGENCES DU POSTE :

Formation et expérience :

• DEP ou DEC en comptabilité / administration ;
• 1 à 3 ans d’expérience ;
• Expérience en construction ou manufacturier (fort atout) ;
• Compréhension des contrats de construction et des exigences des entrepreneurs généraux.

Compétences techniques :

• Maîtrise avancée de l’anglais*, à l’oral et à l’écrit ;
• Solide expertise dans l’utilisation de Microsoft Excel ;
• Bonne compréhension des notions de cautionnement, d’assurances chantier et de conformité contractuelle ;
• Aisance dans les systèmes ERP ;
• Expérience avec :
  • La facturation progressive / construction ;
  • Textura ou un système équivalent ;
  • Un environnement multi-états (US).

Compétences personnelles :

• Excellentes aptitudes en communication ;
• Sens de l’organisation et des priorités ;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle ;
• Rigueur et autonomie.

CONDITIONS DE TRAVAIL : 

• Poste permanent à temps plein ;
• Horaire de 40 heures par semaine ;
• Salaire en fonction des échelles salariales en vigueur, de l’expérience et des compétences.

Beaubois vous offre des avantages compétitifs

• 4 semaines de vacances dès l’entrée en poste ;
• Activités sociales dynamiques ;
• Assurances collectives (compte de gestion santé) ;
• Régime de retraite avec contribution de l’employeur ;
• Garderie en milieu de travail (CPE) ;
• Horaire flexible pour un meilleur équilibre de vie-travail ;
• Télétravail possible en mode hybride ;
• Programme d’aide aux employés (PAE) ;
• Café gratuit ;
• Salle d’entraînement ;

Et plus encore!

 

*La maîtrise de l’anglais est requise pour ce poste en raison des communications régulières avec des clients, fournisseurs et partenaires d’affaires anglophones.

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.