Office Clerk

Poste : coordonnateur(trice) de bureau
Lieu de travail : Montréal, QC
Salaire : jusqu'à 63 000 $ par année
Type de poste : temps plein

Résumé du poste

Nous recherchons un(e) coordonnateur(trice) de bureau très organisé(e) et soucieux(se) du détail pour soutenir les activités quotidiennes d'un bureau à Montréal. Ce poste consiste à fournir un soutien administratif, d'accueil et de coordination aux employés, à la direction, aux clients et au conseil d'administration.

Le candidat idéal est proactif, professionnel et à l'aise pour gérer plusieurs priorités à la fois. De solides compétences en communication, une maîtrise de Microsoft Office, en particulier d'Excel, et la capacité de traiter les renseignements confidentiels avec discrétion sont essentielles.

Principales responsabilités

Réception et accueil

• Répondre aux appels téléphoniques, acheminer les appels vers les personnes concernées, prendre et transmettre les messages.
• Accueillir et aider les clients, les visiteurs et les partenaires d'affaires de manière professionnelle et courtoise.
• Servir de point de contact entre les clients, les employés et la direction.
• Veiller à ce que l'aire d'accueil soit propre, bien organisée et accueillante.
• Fournir des renseignements généraux et une aide administrative aux employés et aux visiteurs.
• Aider à la préparation des salles de réunion et servir des rafraîchissements au besoin.

Soutien administratif et de bureau

• Rédiger, mettre en page, relire et préparer la correspondance d'affaires, les lettres, les rapports et autres documents.
• Aider à la préparation des présentations et du matériel de réunion.
• Prendre des notes de réunion, préparer des résumés et assurer le suivi des mesures à prendre au besoin.
• Envoyer des rappels aux employés concernant les tâches en suspens et les échéances à venir.
• Tenir à jour les listes de contacts de l'entreprise, les dossiers et les fichiers administratifs.
• Préparer et distribuer des trousses d'information aux clients actuels et potentiels, et coordonner les communications de suivi.
• Coordonner le renouvellement des polices d'assurance liées aux véhicules et aux locaux.
• Mettre à jour les registres de tarification des fonds et d'autres rapports internes au besoin.
• Aider à l'administration générale du bureau, au classement, à la gestion des documents et à d'autres tâches administratives.

Rapports de dépenses et soutien comptable

• Recueillir, examiner et organiser les rapports de dépenses des employés ainsi que les reçus justificatifs.
• Préparer et tenir à jour les rapports de dépenses à l'aide de Microsoft Excel.
• Vérifier que les rapports de dépenses sont complets, exacts et accompagnés des pièces justificatives appropriées.
• Assurer le suivi auprès des employés en cas de reçus manquants, d'informations incomplètes ou d'anomalies.
• Tenir à jour des registres organisés des dépenses et des remboursements des employés.
• Aider le service de la comptabilité à la saisie de données, à la mise à jour des feuilles de calcul et aux tâches administratives.
• S'assurer que les rapports de dépenses sont soumis pour approbation conformément aux procédures internes.

Planification, calendriers et coordination des déplacements

• Tenir à jour le calendrier du bureau et tenir les employés informés des réunions, événements et dates importantes à venir.
• Planifier et coordonner les réunions internes et externes, y compris les invitations, les réservations de salles et la préparation des documents.
• Organiser les déplacements d'affaires, y compris le transport, l'hébergement et les itinéraires.
• Préparer et distribuer le calendrier mensuel des événements.
• Aider à la coordination et à la réservation des événements d'entreprise et d'autres activités.

Soutien au conseil d'administration et au secrétaire général

• Tenir à jour et protéger les dossiers confidentiels du conseil d'administration et les documents de l'entreprise.
• Préparer et diffuser la correspondance générale au nom du conseil d'administration.
• Coordonner les avis de convocation aux réunions du conseil d'administration conformément aux règlements administratifs de l'entreprise.
• Préparer les dossiers des réunions du conseil d'administration et organiser les documents d'appui.
• Aider à la préparation, à la rédaction et à la finalisation des procès-verbaux des réunions du conseil d'administration, y compris les détails de la réunion, la liste des présents, les points à l'ordre du jour, les discussions, les rapports, les motions, les résolutions et les résultats des votes.
• Coordonner l'examen et l'approbation des procès-verbaux des réunions du conseil d'administration.
• Préparer et faire circuler les résolutions pour signature par les administrateurs.
• Tenir à jour des dossiers organisés des réunions du conseil d'administration, des résolutions et des autres documents de l'entreprise.

Qualifications et exigences

• Expérience antérieure dans un poste administratif, de coordination de bureau ou similaire.
• Bonne maîtrise de Microsoft Excel, notamment pour la création et la gestion de feuilles de calcul, l'utilisation de formules de base, le tri et le filtrage de données, ainsi que la préparation de rapports de dépenses.
• Maîtrise de Microsoft Office, notamment Word, Outlook, PowerPoint et Excel.
• Solides compétences organisationnelles et souci du détail.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à établir des priorités et à respecter les échéances.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français.
• Attitude professionnelle, amicale et axée sur le service.
• Capacité à travailler de façon autonome, à faire preuve d'initiative et à mener à bien les tâches assignées.
• Sens aigu de la discrétion et de la confidentialité.
• Aisance avec les chiffres et capacité à effectuer des tâches administratives et comptables de base.

Autre exigence linguistique

• anglais
• Niveau de maîtrise requis : avancé
• Raisons de l'exigence linguistique : communication avec les clients
• Fréquence d'utilisation : constamment (pour presque toutes les tâches)

Ce que nous offrons

Ce poste offre un salaire annuel concurrentiel pouvant atteindre 63 000 $ et la possibilité de contribuer au bon déroulement des activités quotidiennes dans un milieu de travail professionnel.

Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d'embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d'intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d'examen des candidatures.