Coordonnateur(trice) - Administration, soumissions et ventes

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Sous la supervision de la direction, la personne titulaire du poste assure la coordination des activités administratives, des soumissions et des ventes de l’entreprise. Elle contribue au bon déroulement des opérations en réalisant la préparation des soumissions, l’estimation des coûts, la réponse aux appels d’offres ainsi que le suivi des commandes et de la facturation. Elle veille à l’exactitude des informations traitées, au respect des échéanciers et à la qualité du service offert aux clients. En collaboration avec les équipes internes et les fournisseurs, elle assure un suivi rigoureux des dossiers et participe activement au développement et à l’efficacité des activités commerciales de l’organisation.

Responsabilités:

Soumissions, estimation et appels d'offres

• Analyser les demandes de prix et préparer les soumissions.
• Obtenir et valider les coûts auprès des fournisseurs.
• Établir les prix de vente et calculer les marges bénéficiaires.
• Analyser les appels d'offres publics et privés.
• Préparer, coordonner et déposer les réponses aux appels d'offres dans les délais prescrits.
• Assurer le suivi des soumissions et des contrats.

Administration des ventes et service à la clientèle

• Répondre aux demandes des clients et les conseiller sur les produits et services.
• Assurer le suivi des commandes, des prix et des délais.
• Vérifier les bons de commande et leur concordance avec les soumissions.
• Maintenir de bonnes relations avec la clientèle et assurer les suivis après-vente.
• Collaborer avec les différents intervenants pour résoudre les problématiques.

Facturation et administration

• Préparer et émettre les factures pour les produits vendus et les services rendus.
• Vérifier les bons de travail, les heures, les pièces et les autres éléments facturables.
• Assurer l'exactitude des montants facturés.
• Effectuer les ajustements et préparer les notes de crédit.
• Maintenir à jour les dossiers clients, les listes de prix et les documents commerciaux.
• Collaborer avec les achats et la comptabilité.
• Participer à l'amélioration des processus administratifs et commerciaux.

Exigences:

• DEP ou DEC en administration, comptabilité, commerce ou formation pertinente.
• Expérience en administration des ventes, soumissions, estimation ou facturation.
• Expérience en réponse aux appels d'offres, un atout important.
• Bonne compréhension des calculs de coûts, des prix de vente et des marges bénéficiaires.
• Bonne maîtrise de Microsoft Office, particulièrement Excel.
• Connaissance de Sage 300 et des plateformes d'appels d'offres (SEAO), un atout.
• Excellente maîtrise du français et bonne connaissance de l'anglais.

Compétences recherchées

• Grande autonomie, polyvalence et débrouillardise.
• Excellent sens de l'organisation et des priorités.
• Rigueur, précision et aisance avec les chiffres.
• Bon esprit d'analyse et capacité à résoudre les problèmes.
• Excellentes habiletés de communication et sens du service à la clientèle.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéanciers.
• Esprit d'équipe et facilité d'adaptation.

Particularités du poste

Au sein d'une petite entreprise, la personne recherchée devra faire preuve de polyvalence, d'autonomie et d'initiative. Elle jouera un rôle important dans le suivi des activités commerciales et administratives, de la préparation des soumissions jusqu'à la facturation, tout en contribuant à la rentabilité et à la satisfaction de la clientèle.

Ce que nous offrons:

• Être entouré d’une équipe talentueuse, passionnée et compétente;
• Travailler dans un milieu qui favorise le plaisir, le respect et le travail d’équipe;
• Travailler dans un environnement qui valorise le respect de son milieu;
• Perfectionnement et formation continue;
• Emploi permanent à temps plein;
• Possibilité d’adhérer à des assurances collectives et à un REER/RPDB;
• Activités sociales tout au long de l’année (BBQ, activités d’équipe, View email address on isarta.com, etc.).

*N.B.: L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin d'alléger le texte et n'a aucune visée discriminatoire.

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