Secrétaire

Les tâches

• Assurer le soutien administratif quotidien de l’équipe des ventes.
• Répondre aux appels, gérer les courriels et assurer le suivi des demandes.
• Mettre à jour les dossiers clients et assurer le suivi de la documentation.
• Préparer et transmettre les soumissions, les offres de prix, les documents techniques et les échantillons.
• Recevoir, vérifier et traiter les commandes des clients.
• Coordonner les commandes auprès des fournisseurs et en assurer le suivi.
• Gérer la logistique des importations et des exportations en Amérique du Nord, en collaboration avec les transporteurs et les partenaires concernés.
• Effectuer le suivi des stocks et coordonner les besoins liés au transport.
• Assurer le suivi des procédures de dédouanement et de la documentation requise.
• Effectuer la facturation et assurer le suivi des comptes clients.
• Préparer des tableaux de suivi des coûts et de la rentabilité.
• Préparer les rapports et les présentations mensuels liés aux ventes ainsi que les prévisions.
• Gérer les certificats de qualité et assurer leur transmission aux clients.
• Fournir un soutien administratif à l’équipe comptable, notamment pour la vérification des factures, des comptes de dépenses et des paiements aux fournisseurs.
• Effectuer le suivi des factures clients impayées.
• Assurer la gestion des fournitures de bureau et la coordination avec le service des TI, au besoin.
• Participer à la préparation des réunions et à la mise en page de documents.
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Avantages

• Assurances collectives.
• REER.
• Programme d’aide aux employé(e)s.
• Stationnement gratuit.
• Possibilité de télétravail une journée par semaine, sous réserve d’approbation.
• Congés de maladie, personnels et familiaux.
• Vacances rémunérées.
• Allocation pour l’activité physique et le bien-être.
• Ordinateur portable fourni.
• Avantages liés aux frais de scolarité pour les enfants, selon les conditions applicables.

Exigences du poste

• Diplôme en secrétariat, en bureautique ou expérience pertinente.
• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Bonne maîtrise de Word et d’Excel.
• Aisance avec les outils informatiques.
• Disponibilité occasionnelle pour travailler les fins de semaine lors d’événements, de journées portes ouvertes ou d’activités spéciales.
• Excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle.
• Sens de l’organisation, autonomie et souci du détail.
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Bon jugement et capacité à gérer des situations délicates.
• Expérience en milieu scolaire ou administratif, un atout.