Office Admin

Job Responsibility:

Aperçu : Nous sommes à la recherche d'un(e) administrateur(trice) de bureau fiable et organisé(e) pour soutenir les opérations quotidiennes de notre bureau spécialisé en systèmes de sécurité et en électricité. Le ou la candidat(e) idéal(e) jouera un rôle clé dans la coordination des appels de service, la gestion des communications avec la clientèle et l'exécution efficace des tâches administratives. Ce poste requiert de solides compétences organisationnelles, un excellent service à la clientèle, ainsi qu'une maîtrise de QuickBooks et de Microsoft Office .

Responsabilités :

• Gérer les opérations du bureau, répondre aux appels téléphoniques, traiter les demandes des clients et coordonner les horaires des techniciens
• Planifier les appels de service, les installations et les rendez-vous ; tenir à jour le calendrier du bureau
• Préparer et gérer les dossiers de projets, les soumissions et les rapports de service
• Traiter les factures et les paiements à l'aide de QuickBooks
• Effectuer la saisie de données et tenir à jour les dossiers des clients et des projets
• Assumer diverses tâches administratives : classement, numérisation, préparation et révision de documents
• Communiquer efficacement avec les techniciens sur le terrain et les clients pour assurer un bon déroulement des opérations
• Utiliser Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) pour la gestion documentaire et la coordination interne
• Maintenir la confidentialité et faire preuve de professionnalisme en tout temps

Qualifications :

• Expérience préalable dans un rôle administratif, idéalement dans un environnement technique ou axé sur les services (sécurité, électricité, construction, etc.)
• Maîtrise de QuickBooks et de Microsoft Office
• Excellentes compétences en communication et en service à la clientèle en français et en anglais (bilinguisme requis)
• Grand sens de l'organisation et souci du détail
• Capacité à gérer plusieurs tâches et à établir les priorités dans un environnement dynamique
• Diplôme d'études secondaires ou équivalent ; une formation complémentaire en administration de bureau est un atout

Joignez-vous à notre équipe et contribuez au bon déroulement des opérations dans un environnement technique en pleine croissance où votre rôle sera reconnu et valorisé.

Overview: We are seeking a reliable, detail-oriented Office Administrator to support the daily operations of our security and electrical systems office. The ideal candidate will play a key role in coordinating service calls, managing client communication, and handling administrative tasks efficiently. This position requires strong organizational skills, excellent customer service, and proficiency with QuickBooks and Microsoft Office.

Responsibilities:

• Manage front office operations including answering calls, responding to client inquiries, and coordinating technician schedules
• Schedule service calls, installations, and appointments; maintain the office calendar
• Prepare and manage job files, quotes, and service reports
• Process invoices and payments using QuickBooks
• Perform data entry and maintain accurate records for clients and projects
• Handle general administrative duties such as filing, scanning, document preparation, and proofreading
• Communicate effectively with field technicians and clients to ensure smooth workflow
• Use Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) for document handling and internal coordination
• Maintain confidentiality and professionalism at all times

Qualifications:

• Previous experience in an office administrative role, preferably in a service-based or technical environment (security, electrical, construction, etc.)
• Proficient with QuickBooks and Microsoft Office
• Strong communication and customer service skills in both English and French (bilingual required)
• Excellent organizational skills and attention to detail
• Ability to prioritize tasks and manage multiple responsibilities in a fast-paced setting
• High school diploma or equivalent; additional training in office administration is an asset

Join our team and be part of a growing company where your contributions help ensure smooth and professional service delivery in a dynamic technical environment.

Job Type: Full-time

Pay: From $16.50 per hour

Expected hours: 40 per week

Schedule:

• Monday to Friday

Work Location: In person

Expected start date: 2025-06-02