Debrief Supervisor

What makes DHL great? Our People! We know each employee’s individual contributions make us the #1 Express Delivery and Logistics Company in the world.

DHL Express is committed to maintaining an environment that empowers every team member to make the greatest possible impact on our business. Our corporate culture is about personal commitment – to our business, to each other and to our global communities. DHL is dedicated to being a great place to work. In addition to competitive compensation packages, our employees enjoy a range of programs, services and benefits that bring the best to their personal lives.

Debrief Supervisor in Lachine, QC

Role Overview

As a Debrief Supervisor you will play a crucial role in ensuring operational efficiency by conducting driver debriefs, maintaining checkpoint compliance, ensuring submission of end of day debrief and other reports, managing scanner and vehicle inventory, and maintaining compliance across various systems and processes. You will work closely with and support supervisors, drivers, and other key stakeholders to ensure smooth daily operations and timely resolution of issues. You will contribute to operational excellence by ensuring drivers, equipment and vehicles are well-managed and maintained, and all issues are addressed promptly.

Driver Debrief & Compliance

• Conduct in-person debriefs with all couriers upon their return to the facility, including mobile debriefs where applicable
• Audit drivers to ensure all shipments are accounted for and report and address any discrepancies within a timely manner
• Verify delivery and pick up checkpoints in the debrief tool, monitor compliance with operations, safety and regulatory requirements, and address non-compliance or missing checkpoints with couriers
• Ensure shipments are appropriately labeled by couriers (e.g., SI stickers, undeliverable stickers).
• Ensure On-Road Undeliverable (ORU) shipments are reconciled and ECIS and AQCC records are updated accurately.
• Review debrief data against GPS/Geotab and other available data to identify and investigate unscheduled stops, trip history, performance gaps, and data inconsistencies; document findings and follow up as required.
• Physically reconcile all undelivered and export shipments and ensure the appropriate checkpoints are captured and updated.
• Complete GEMBA rides as assigned
• Complete pre-trip and post trip inspections with courier.
• Audit driver Geotab to ensure pre/post trip inspections are consistently completed

Invoice & Reporting

• Review and verify invoices through DHL tools.
• Complete a daily invoice accuracy audit, investigate inconsistencies, make required corrections, and ensure accurate invoices are submitted within 24 hours.

Scanner & Technology Management

• Distribute scanners, keys, and fuel cards daily. Upon route completion, collect these same items.
• Maintain daily scanner inventory accuracy, ensuring proper charging, troubleshooting, and proactive repairs.
• Address and resolve scanner and GCA related issues collaborating with IT and PUD supervisors when necessary
• Manage and update GCA QR codes as required.
• Ensure drivers are correctly logged into Geotab prior to route departure

Fleet & Vehicle Coordination

• Manage vehicle inventory and vehicle keys daily.
• Monitor vehicle appearance and fleet standards, manage maintenance and schedule repairs of fleet vehicles, working with service providers (e.g., tires, towing)
• Maintain inventory of vehicle equipment (e.g., load bars, straps, dollies).
• Report all driver incidents, accidents, and any vehicle damages to the appropriate management by completing physical daily audit/spot checks of all fleet vehicles

Workspace Organization & Maintenance

• Keep the workspace clean, organized, and efficient, including keys, files, scanners, driver supplies, and paperwork.
• Ensure that all equipment and supplies are properly stored and accessible to supervisors and drivers.
• Maintain an orderly environment to support smooth operations and easy retrieval of necessary materials.

People Leadership & Employee Experience

• Support employee engagement initiatives, recognition opportunities, town halls support when needed.
• Monitor and track key people indicators; identify trends and coordinate appropriate follow-up with HR and Operations.
• Support leadership with any time-off requests, attendance reports, scheduling shifts, and any disciplinary actions as needed.
• Support the interviewing, onboarding and training of new employees to promote operational readiness.
• Monitor operational training requirements and facilitate operational training as assigned
• Order and inventory uniforms and PO creation.
• Order and inventory of office and operational supplies
• Other duties and tasks assigned.

Schedule/Shift

• Monday to Friday-AM or PM shifts
• Flexible to work different shifts, including weekends due to rotations or vacation coverage as per operations requirement

Skills/Qualification

• A minimum of High School diploma or equivalent
• Excellent written and verbal communication skills and interpersonal style
• Good clear command of the English and French language
• Excellent organizational skills, including ability to prioritize workload
• Demonstrated exceptional customer service experience and focus
• Ability to effectively contribute as a team member as part of a busy team
• Prior experience in a transport industry preferable
• Proven ability to work under pressure in a fast paced, time sensitive environment
• Demonstrated ability to use initiative/judgement to solve job related issuesDemonstrated attention to detail
• Ability to analyze data for inconsistencies is an asset
• Computer Literacy, including proficiency in MS Word, Excel, and Outlook.
• Sound educational background, with basic knowledge of the Service Industry

Thank you for your application. Those selected for an interview will be contacted.

All applicants are required to pass interviews, a criminal check for all countries lived in for the past 5 years and other background check in order to qualify for the position.

We are an equal opportunity employer and believe we will gain through the recruitment and development of staff who represent the broad diversity of the Canadian workforce.

Qu'est-ce qui fait la force de DHL ? Nos collaborateurs ! Nous savons que les contributions individuelles de chaque employé font de nous la première entreprise de livraison express et de logistique au monde.

DHL Express s'engage à maintenir un environnement qui permet à chaque membre de l'équipe d'avoir le plus grand impact possible sur notre activité. Notre culture d'entreprise repose sur l'engagement personnel - envers notre entreprise, envers les autres et envers nos communautés mondiales. DHL s'engage à être un endroit où il fait bon travailler. En plus d'une rémunération compétitive, nos employés bénéficient d'une gamme de programmes, de services et d'avantages qui leur apportent le meilleur dans leur vie personnelle.

Superviseur(e), débreffage - Lachine QC

Aperçu du rôle

À titre de superviseur(e) du débreffage, vous jouerez un rôle essentiel dans l’efficacité des opérations en effectuant les débreffages avec les coursiers, en veillant au respect des points de contrôle, en assurant la soumission du débreffage de fin de journée et d’autres rapports, en gérant l’inventaire des scanneurs et des véhicules et en veillant à la conformité des différents systèmes et processus. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les superviseurs, les coursiers et d’autres intervenants clés et leur offrirez votre soutien afin d’assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes et la résolution rapide des problèmes. Vous contribuerez à l’excellence opérationnelle en vous assurant que les coursiers, l’équipement et les véhicules sont bien gérés et entretenus et que tous les problèmes sont traités rapidement.

Principales responsabilités

Débreffage des coursiers et conformité

• Effectuer des débreffages en personne avec tous les coursiers à leur retour à l’établissement, y compris des débreffages mobiles, le cas échéant.
• Effectuer des vérifications auprès des coursiers afin de s’assurer que tous les envois sont comptabilisés, et signaler et traiter tout écart rapidement.
• Vérifier les points de contrôle de livraison et de ramassage dans l’outil de débreffage, surveiller la conformité aux exigences opérationnelles, de sécurité et réglementaires, et traiter avec les coursiers les cas de non-conformité ou les points de contrôle manquants.
• S’assurer que les coursiers étiquettent adéquatement les colis (p. ex., avec des autocollants «SI» ou «pour livraison impossible»).
• S’assurer que les envois non livrables sur la route (ORU) sont rapprochés et que les dossiers ECIS et AQCC sont mis à jour avec exactitude.
• Comparer les données de débreffage avec les données GPS/Geotab et les autres données disponibles afin de repérer et d’examiner les arrêts non planifiés, l’historique des trajets, les écarts de rendement et les incohérences dans les données; documenter les constatations et assurer le suivi, au besoin.
• Effectuer le rapprochement physique de tous les envois non livrés et des envois à l’exportation et s’assurer que les points de contrôle appropriés sont saisis et mis à jour.
• Effectuer les tournées GEMBA assignées.
• Effectuer les inspections avant et après le trajet avec le coursier.
• Vérifier les données Geotab des coursiers afin de s’assurer que les inspections avant et après le trajet sont effectuées de façon constante.

Facturation et rapports

• Examiner et vérifier les factures au moyen des outils OPMS/débreffages.
• Effectuer une vérification quotidienne de l’exactitude des factures, examiner les incohérences, apporter les corrections nécessaires et s’assurer que les factures exactes sont soumises dans un délai de 24 heures.
• Remplir et soumettre les rapports opérationnels quotidiens requis, notamment le rapport de débreffage, le rapport des exceptions, le rapport Geotab et tout autre rapport assigné, en relevant les tendances ou les écarts nécessitant un suivi.

Gestion des scanneurs et de la technologie

• Distribuer quotidiennement les scanneurs, les clés et les cartes de carburant. À la fin des itinéraires, récupérer ces mêmes articles.
• Maintenir l’exactitude de l’inventaire quotidien des scanneurs et veiller à leur recharge, au dépannage ainsi qu’aux réparations proactives.
• Traiter et résoudre les problèmes liés aux scanneurs et à GCA, en collaborant avec les TI et les superviseurs PUD lorsque nécessaire.
• Gérer et mettre à jour les codes QR GCA, au besoin.
• S’assurer que les coursiers sont correctement connectés à Geotab avant leur départ pour leur itinéraire.

Coordination du parc automobile et des véhicules

• Gérer quotidiennement l’inventaire des véhicules et les clés des véhicules.
• Surveiller l’apparence des véhicules et le respect des normes du parc automobile, gérer l’entretien et planifier les réparations des véhicules du parc, en collaboration avec les fournisseurs de services (p. ex., pneus, remorquage).
• Tenir à jour l’inventaire de l’équipement des véhicules (p. ex., barres de chargement, sangles, diables).
• Signaler à la direction appropriée tous les incidents et accidents impliquant des coursiers ainsi que tout dommage causé aux véhicules en effectuant quotidiennement des vérifications physiques et ponctuelles de tous les véhicules du parc.

Organisation et entretien de l’espace de travail

• Maintenir l’espace de travail propre, organisé et efficace, y compris les clés, les dossiers, les scanneurs, les fournitures destinées aux coursiers et les documents.
• S’assurer que tout l’équipement et toutes les fournitures sont correctement rangés et facilement accessibles aux superviseurs et aux coursiers.
• Maintenir un environnement ordonné afin de favoriser le bon déroulement des opérations et de faciliter l’accès au matériel nécessaire.