Chargé de projets évènementiels

Sous la supervision du vice-président marketing, la personne titulaire du poste recueille les besoins des différents départements organisateurs et les transforme en plans événementiels complets et structurés. Elle assure la planification, l'organisation et la coordination de l'ensemble des activités liées aux événements, tout en gérant les fournisseurs, les ententes contractuelles, les budgets et les échéanciers afin d'en garantir le succès.

Chaque année, elle pilote la réalisation de plus de dix événements corporatifs d'envergure, incluant des séminaires de formation, des rencontres destinées aux membres du réseau alliant apprentissage continu et découverte de produits, des congrès, ainsi que diverses activités de réseautage, de philanthropie et de reconnaissance. Grâce à sa rigueur, sa capacité d'organisation et son sens de la collaboration, elle veille à offrir une expérience à la hauteur des standards de qualité de Familiprix.

Principales tâches et responsabilités : 

Recueillir les besoins des différents départements organisateurs et mettre en œuvre les actions nécessaires à la réalisation d'événements d'envergure signés Familiprix

Élaborer les plans d'action et les échéanciers de chaque événement afin d'assurer une gestion rigoureuse des suivis et le bon déroulement des activités

Sélectionner les sites d'accueil des événements en fonction des critères établis par les départements organisateurs, en collaboration avec le partenaire responsable de la prospection

Négocier et gérer les contrats liés aux locations de salles, de chambres d'hôtel et aux différents services requis pour la tenue de 8 à 10 événements annuellement

Assurer la gestion des budgets, le respect des échéanciers et des ententes contractuelles, ainsi que le suivi de la facturation reliée aux événements

Planifier et coordonner l'ensemble de la logistique événementielle, avant, pendant et après les événements, en assurant la gestion des fournisseurs (audiovisuel, traiteurs, transport, animation, décoration, matériel informatique, etc.) et le respect des ententes conclues

Développer et mettre à jour le plan de partenariat des événements

Coordonner la conception et la production du matériel promotionnel en collaboration avec les équipes internes (visuels, présentations, signalétique, matériel promotionnel, outils de communication et visibilité des commanditaires)

Superviser le travail de la technicienne aux événements et assurer son accompagnement dans la réalisation des dossiers

Assurer le suivi des commandites en collaboration avec la technicienne aux événements

Coordonner les activités de réseautage auprès des facultés de pharmacie afin de promouvoir la bannière Familiprix auprès des étudiants et des futurs diplômés

Réaliser une veille stratégique afin d'identifier les nouvelles tendances, innovations technologiques et meilleures pratiques événementielles

Offrir un soutien dans la planification et la coordination de diverses activités de collecte de fonds au profit d'Enfant Soleil

Toutes autres tâches connexes reliées à la fonction

Exigences :  

Détenir un DEC en gestion d’événements, ou toute autre formation pertinente 

Posséder une expérience pertinente de 5 à 7 années en organisation et gestion d’événements d’envergure

Bonne connaissance de la suite MS Office

Disponibilité pour travailler en dehors des heures régulières lors d’événements et pour des déplacements dans le cadre du travail

Posséder un permis de conduire valide

 

Qualités recherchées :  

Capacité à travailler et à prendre des décisions sous pression

Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéanciers

Posséder des aptitudes pour le travail d’équipe et la collaboration

Détenir des aptitudes marquées pour l’organisation et la gestion des priorités

Savoir faire preuve de créativité et de débrouillardise devant des situations imprévues

Faire preuve de rigueur budgétaire, de minutie et de souci du détail

Avoir des aptitudes marquées en négociation et gestion de fournisseurs