Bilingual Administrative Assistant - Autism

**We are looking for one part-time, permanent Bilingual Administrative Assistant position**

**Please note that work hours would be Monday – Friday, Mornings with hours anywhere from 7:00 am – 12:00 pm**

POSITION AVAILABLE:

Biweekly Hours: 0.5 FTE or 38.75 hours Biweekly

Days: Monday to Friday

Location: St.Amant

About Us

St.Amant supports over 5,000 people in Manitoba with developmental disabilities, autism and acquired brain injury. We are a not-for-profit organization that offers a wide range of supports for adults, children and their families. Our over 2,000 staff follow a person-centered approach and adapt to the needs of each person and each family.

St.Amant is committed to fostering a culture of diversity, equity, inclusion and accessibility where everyone is respected, valued and empowered to bring their authentic selves - free from fear of discrimination - while celebrating the diverse identities and experiences that enrich our community. We stand firmly against individual and systemic discrimination and racism as per the Canadian Human Rights Act.

St.Amant is a bilingual organization. Proficiency in both official languages (French/English) would be considered an asset.

We offer a competitive salary and a comprehensive benefits package that includes Health and Dental Plans, Life Insurance Plans, Long Term Disability, Employer Paid-Employee Assistance Plan and Employer-Matched Pension Plan. We offer three weeks vacation after your first year of employment, affordable on-site parking, onsite fitness facility with a one-time access fee and much more!

Position Summary

As an active team member in the St.Amant Autism Programs, the Administrative Assistant participates in continuous quality improvement activities, including contributing to the development, modification and implementation of service and program goals, objectives, policies, procedures and standards. The Administrative Assistant uses service evaluation feedback to purposefully and continually strengthen services. The Administrative Assistant actively supports all Program initiatives designed to strengthen services and Program integrity. 

The Administrative Assistant assists clinical staff and program managers to implement direct, consultative or mediated models of service. The Administrative Assistant supports a client-centred approach to service or family centered practice when applicable. 

The Administrative Assistant is familiar with issues and trends in the field of developmental disabilities and autism spectrum disorder.

Qualifications:

Educational:

• Grade XII diploma or certificate
• Secretarial training, community college or career college level with emphasis in computer and office skills
• Computer and/or HR related courses are an asset 
• Experience with online/virtual learning platforms an asset 

Professional:

• Two (2) years' previous experience as an executive assistant, administrative assistant or secretary providing a broad range of administrative/secretarial services
• Advanced oral proficiency in French is required. French language testing will be a requirement with a minimum B+ grade level in Speaking & Listening. This level implies that the incumbent can understand and communicate in French when required
• Experienced and knowledgeable in the use of the full range of modern office equipment
• Excellent computer capabilities with experience in using Microsoft Office products and applications including Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Outlook and Internet browsers.
• Strong computer capabilities in Quadrant and other online/virtual platforms.
• Strong organizational, time management and communication skills (written and oral)
• Experience in producing accurate and attractive professional documentation/materials
• Experience in creating and maintaining standard templates and forms
• Experience working with employees and the public and in an effective and professional manner

Personal:

• Ability to work with minimal supervision as well as a collaborative team player in a team environment
• Ability to organize and prioritize work in a fast-paced environment
• Ability to generate ideas to improve work procedures and contribute to an environment that fosters growth, development and innovation
• Superb interpersonal ability to establish and maintain positive and productive working relationships with humility and self-awareness
• Ability and willingness to give and receive honest, balanced feedback
• Demonstrates competence and character that inspires trust
• Acts with integrity and respect in all interactions
• Values and commitment to continuous self-growth and professional learning
• Able to work well under pressure to ensure that deadlines are met

Duties include:

• The Administrative Assistant is responsible for organizing, creating and maintaining databases
• Under the coordination of the Service Delivery Manager, the Administrative Assistant is responsible for the compilation, organizational, and dissemination of clinical and administrative data related to the St.Amant Autism Programs and assisting in the preparation of reports and presentations in a variety of formats, and the maintenance of electronic files
• Organizes data in a computerized environment within specified timelines
• Establishes and maintains a filing system of all hard data and reports produced by the St.Amant Autism Programs
• Enters statistical data electronically, reviews data for accuracy and completeness, and prepares tables and graphs
• Seeks support from IT or program managers when required to create new databases
• Assists program managers in the preparation of graphic presentations
• Summarizes qualitative data and organizes it in computer files in a format compatible with the production of reports, graphs and tables
• Assists in the compilation of reports to the Province based on data collected and analyzed in the Program
• Assists the Autism Programs' management team in the compilation of reports related to program outcomes, as requested
• Assists the Autism Programs' management team in the summary and analysis of data related to CQI and Risk Management, as requested
• Supports database users in the Program to keep current and accurate information, and in using summary tables and graphs through the creation of appropriate formulas
• Assists management in creating Program related databases and summary formulas
• Supports other administrative staff in maintaining databases created in the Program
• Supports the scheduling office, as required
• Develops and maintains the computer employee group lists in conjunction with IT Services
• Supports St.Amant Autism Programs managers as assigned
• Ensures that there is appropriate consent related to exchange of information and reviews this regularly
• Consults effectively with other supports and services to ensure coordination of planning
• Develops a clear understanding of health or client record documentation standards according to specific Program policies
• Reports and documents all high risk or potentially high risk situations according to policy
• Develops competencies in accordance with priority needs of the Program

St.Amant supports equitable employment practices and promotes an inclusive workforce representative of the people we support including diverse abilities, backgrounds, cultures, and identities. Applicants can request reasonable accommodations in all aspects of the selection and hiring process.

Conditions of Employment

• Successful candidates will be required to provide a satisfactory Criminal Record Check with Vulnerable Sector Screening, Adult Abuse Registry Check, Child Abuse Registry Check and Prior Contact Check
• Successful candidates must complete a series of Occupational Health Checks. This includes the requirement to confirm immunization or immunity of specific communicable diseases

Résumé des fonctions du poste :

En agissant selon la mission, la vision et les valeurs de St.Amant, cette personne travaille en collaboration avec les programmes partenaires tout en offrant aux employés un service respectueux. Comme membre active de l'équipe des Programmes d'autisme de St.Amant, l'adjointe administrative participe aux activités d'amélioration continue de la qualité, notamment à l'établissement, à la modification et à la mise en œuvre des buts, objectifs, politiques, procédures et normes des services et des programmes. Elle utilise les commentaires sur l'évaluation des services pour renforcer délibérément et continuellement les services. Elle soutient activement toutes les initiatives conçues pour renforcer les services et l'intégrité des programmes.

L'adjointe administrative assiste le personnel clinique et les gestionnaires de programmes pour offrir des services directs, de consultation ou de médiation. Elle appuie le service axé sur le client ou la pratique axée sur la famille, selon le cas.

L'adjointe administrative est au courant des questions et tendances dans le domaine des troubles du développement et du trouble du spectre de l'autisme.

Qualifications :

Scolaires :

• Diplôme ou certificat de 12 e année
• Formation en secrétariat suivie dans un collège communautaire ou professionnel, avec spécialisation en informatique et travail de bureau
• Des cours liés à l'informatique ou aux ressources humaines sont un atout
  
• L'expérience des plateformes d'apprentissage virtuel ou en ligne est un atout

Professionnelles :

• Deux (2) années d'expérience comme adjointe de direction, adjointe administrative ou secrétaire fournissant toute une gamme de services administratifs ou de secrétariat
• La maîtrise du français oral est obligatoire. Il faut obligatoirement passer un test de français et obtenir au moins un B+ en expression orale et en compréhension orale pour pouvoir comprendre le français et communiquer dans cette langue sur demande
• Expérience et connaissances de tout le nouveau matériel de bureau
• Excellentes capacités en informatique et expérience des logiciels et applications de Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access et Outlook, ainsi que des navigateurs Internet
• Solides compétences en plateformes virtuelles ou en ligne, notamment Quadrant
• Solides compétences en organisation, en gestion du temps et en communication (écrite et orale)
• Expérience en production de documents professionnels attrayants et précis
• Expérience en création et mise à jour de modèles et de formulaires standards
• Avoir déjà travaillé auprès d'employés et du public avec efficacité et professionnalisme

Personnelles :

• Pouvoir travailler avec très peu de supervision et en collaboration avec les autres membres d'une équipe
• Pouvoir organiser le travail selon un ordre de priorité dans un milieu très dynamique
• Pouvoir donner des idées pour améliorer les méthodes de travail et contribuer à un environnement qui favorise la croissance, le développement et l'innovation
• Pouvoir établir et entretenir des relations de travail positives et productives avec humilité et conscience de soi
• Pouvoir et vouloir donner et recevoir des commentaires objectifs et honnêtes
• Faire preuve de compétence et inspirer la confiance
• Agir avec intégrité et respect dans toutes les interactions
• Accorder de l'importance à la croissance personnelle et au perfectionnement professionnel continus, et s'engager à cet égard
• Faire preuve de confidentialité et d'éthique dans l'exercice de ses fonctions

Exemples de tâches :

• Organiser, créer et mettre à jour des bases de données
• En coordination avec le gestionnaire de la prestation de services, compiler, organiser et diffuser les données cliniques et administratives concernant les Programmes d'autisme de St.Amant, et aider à la préparation de rapports et de présentations sous diverses formes et à la mise à jour des fichiers électroniques
• Organiser des données informatisées dans des délais précis
• Établir et mettre à jour un système de classement pour toutes les données et tous les rapports produits par les Programmes d'autisme de St.Amant
• Entrer des données statistiques électroniquement, vérifier qu'elles sont exactes et complètes et préparer des tableaux et graphiques
• Demander l'aide des gestionnaires des services informatiques ou des programmes pour créer de nouvelles bases de données
• Aider les gestionnaires de programmes pour la préparation de présentations graphiques
• Résumer les données qualitatives et les organiser en fichiers informatiques dans un format qui est compatible avec la production de rapports, de graphiques et de tableaux
• Aider à la compilation de rapports destinés à la Province et basés sur les données recueillies et analysées par les Programmes
• Aider les dirigeants des Programmes d'autisme à compiler des rapports sur les résultats des programmes, selon les directives
• Aider les dirigeants des Programmes d'autisme à résumer et à analyser les données concernant l'amélioration continue de la qualité et la gestion des risques, selon les directives
• Aider les utilisateurs des bases de données des Programmes à mettre les informations à jour et à se servir de formules appropriées pour les tableaux et graphiques récapitulatifs
• Aider la direction à créer des bases de données et des formules de récapitulation pour les Programmes
• Aider les autres membres du personnel administratif à mettre à jour les bases de données des Programmes
• Aider le bureau chargé des horaires, selon les directives
• Établir et mettre à jour les listes informatisées de groupes d'employés en collaboration avec les services informatiques
• Apporter un soutien aux gestionnaires des Programmes d'autisme de St.Amant, selon les directives
• S'assurer qu'un consentement approprié est en place pour l'échange de renseignements, et surveiller régulièrement la situation à ce sujet
• Consulter les autres membres du personnel de soutien et les autres services pour assurer la coordination de la planification
• Bien comprendre les normes concernant la documentation des dossiers médicaux ou des dossiers des clients, d'après les politiques des Programmes
• Signaler et documenter toutes les situations dangereuses ou potentiellement dangereuses, conformément à la politique
• Développer ses compétences en fonction des besoins prioritaires des Programmes

St.Amant adopte des pratiques d'emploi équitables et favorise la formation d'un personnel inclusif et représentatif des personnes que nous soutenons, notamment au niveau de la diversité des aptitudes, expériences, cultures et identités. Les candidates et candidats peuvent demander des aménagements raisonnables dans tous les aspects du processus de sélection et d'embauche.

La personne retenue doit également se soumettre à une vérification satisfaisante de casier judiciaire (avec filtrage du secteur vulnérable) et des registres concernant les enfants et les adultes victimes de mauvais traitements.

Comme condition d'emploi, les nouvelles recrues doivent se soumettre à une série de vérifications en matière de santé au travail. Elles doivent notamment confirmer leur immunisation ou immunité contre certaines maladies transmissibles.