coordonateur-trice administratif vie de bureau.

Je suis actuellement à la recherche d'un(e) coordonnateur(trice) administratif(ve) talentueux(se) et motivé(e) pour rejoindre une entreprise de premier plan spécialisée dans l'investissement, la gestion et le développement immobilier commercial et de bureaux.

Notre client est un groupe immobilier d'envergure, bien établi et reconnu pour l'excellence de son portefeuille à travers l'Amérique du Nord. Au sein de leur siège social montréalais dynamique et stimulant, vous jouerez un rôle clé au cœur des opérations quotidiennes en soutenant l'ensemble des départements et des équipes dans leurs mandats administratifs

Avantages
Localisation : Montréal (secteur Ville-Marie / Centre-Est, boulevard de Maisonneuve Est), facilement accessible en transport en commun.
Statut et type d'emploi : Poste temporaire à temps plein. Pour une durée de 14 mois
Environnement de travail : Ambiance professionnelle, collaborative et axée sur la convivialité (célébration des anniversaires, événements internes, etc.)
Stationnement disponible.

Responsabilités
Relevant de la direction, vous aurez la responsabilité d'assurer la fluidité des activités du bureau et de soutenir les différentes équipes au quotidien :

-Gestion administrative et accueil au quotidien : Accueillir chaleureusement les visiteurs et répondre aux appels entrants avec professionnalisme (acheminement et prise de messages).
Prendre en charge le courrier entrant, sortant ainsi que les services de messagerie.
Rédiger et mettre en page des lettres, transcriptions, et réaliser le classement et la photocopie de documents administratifs.
Produire, vérifier et faire approuver les bons de commande, suivre les factures, effectuer la fermeture des dossiers et acheminer les pièces à la comptabilité.

-Organisation des espaces et gestion des approvisionnements :
Veiller à la propreté, à l'ordre et à l'approvisionnement complet de la cuisine, de la papeterie et des salles de conférence.
Assurer l'entretien régulier des machines à café/eau et veiller au bon fonctionnement du parc d'imprimantes/photocopieur (papier, cartouches, appels de service).
Effectuer périodiquement des comparatifs de prix auprès des fournisseurs pour optimiser les achats.

-Soutien exécutif et ponctuel :
Coordonner les déplacements, réservations d'hôtels, taxis, restaurants et événements sur demande.
Préparer les comptes de dépenses de la haute direction.
Prêter main-forte au département marketing (mise à jour des bases de données de contacts, communications aux locataires, coordination logistique d'événements internes). Remplacer temporairement l'agente au service à la clientèle auprès des locataires en cas d'absence.
Assurer la logistique interne (distribution des billets d'événements/hockey, animation des anniversaires au bureau).

Qualifications
-Formation : Diplôme d'études collégiales (DEC) ou professionnelles (DEP) en administration, bureautique, secrétariat ou tout domaine connexe (ou expérience équivalente).

-Expérience : Expérience préalable (généralement 2 à 3 ans et plus) dans un rôle de coordination administrative, d'adjoint(e) de bureau ou de réceptionniste polyvalent(e).

-Outils informatiques : Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).

-Compétences linguistiques : Excellent français (parlé et écrit) et niveau d'anglais intermédiaire à avancé (oral et écrit) afin d'interagir avec divers partenaires.

-Aptitudes personnelles :Sens aigu de l'organisation, rigueur, minutie et excellente gestion des priorités. Forte autonomie, débrouillardise, esprit d'initiative et capacité d'anticipation des besoins. Entregent, courtoisie, dynamisme et sens marqué du service client. Discrétion irréprochable et respect strict de la confidentialité.

Notre client exerce ses activités au Canada. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions.
Sur la base d'une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige des candidats qu'ils parlent couramment l'anglais (à l'oral et à l'écrit). En particulier, ce poste exigera de l'employé qu'il:
-communiquer avec des clients/partenaires/employés anglophones situés hors du Québec sur une base quotidienne
-travailler sur des projets, produits ou livrables qui doivent être présentés aux clients en anglais

Notre client exerce ses activités au Canada et à l'échelle mondiale/internationale, aux États-Unis et dans d'autres pays. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions.
Sur la base d'une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige des candidats qu'ils parlent couramment l'anglais (à l'oral et à l'écrit). En particulier, ce poste exigera de l'employé qu'il:

-communiquer avec des clients/partenaires/employés anglophones situés hors du Québec sur une base régulière
-travailler sur des projets, produits ou livrables qui doivent être présentés aux clients en anglais

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