Commis à la saisie de données

Nous recherchons un Commis à la saisie de données pour se joindre à une équipe de gestion immobilière. Ce rôle contribue au bon déroulement des opérations administratives et financières en assurant une saisie de données rigoureuse, un suivi documentaire efficace et une attention particulière auprès des différents intervenants. La personne retenue jouera un rôle clé dans la coordination des dossiers, le traitement des factures et le maintien d’informations exactes au sein des systèmes et plateformes utilisés par l’équipe. Responsabilités:

• Offrir un soutien administratif quotidien à l’équipe de gestion immobilière afin d’assurer la fluidité des activités liées au portefeuille d’immeubles.
• Accueillir les visiteurs et répondre avec soin aux demandes provenant des locataires, fournisseurs, entrepreneurs et autres partenaires.
• Rédiger, mettre en forme et réviser divers documents administratifs, rapports, lettres, contrats et communications internes ou externes.
• Effectuer la saisie, la mise à jour et la vérification de données dans les dossiers, registres et rapports, en veillant à l’exactitude de l’information.
• Traiter les factures des immeubles assignés, effectuer les rapprochements requis avec les bons de commande et assurer le respect des échéances de paiement.
• Répondre aux questions liées aux paiements fournisseurs, vérifier les relevés de compte et assurer le suivi des transactions par carte de crédit.
• Classer, numériser et archiver les factures ainsi que les documents financiers dans les répertoires appropriés pour en faciliter l’accès et la conformité.
• Maintenir à jour les listes d’entrepreneurs approuvés, les contrats par bâtiment et les dossiers de conformité sur les plateformes prévues à cet effet.
• Gérer les fournitures de bureau, suivre les niveaux d’inventaire et coordonner le réapprovisionnement selon les besoins de l’équipe.
• Appuyer l’équipe dans l’utilisation des outils technologiques et contribuer à divers projets spéciaux, événements locataires et initiatives corporatives au besoin.
• Expérience pertinente en saisie de données, soutien administratif ou coordination de dossiers dans un environnement à volume élevé.
• Excellente maîtrise de la saisie de données avec un haut niveau de précision, d’attention au détail et de rapidité d’exécution.
• Solides aptitudes en service à la clientèle et en communication écrite, notamment pour la correspondance par courriel et la rédaction de lettres.
• Bonne connaissance de Microsoft Excel et Microsoft Word pour la préparation, la révision et le suivi de documents.
• Capacité à organiser, classer, numériser et maintenir des dossiers administratifs et financiers de manière structurée.
• Expérience en traitement de factures, en codification de données financières ou en validation de documents comptables.
• Habileté à effectuer des vérifications, des calculs de base et de la relecture afin d’assurer la qualité et l’exactitude de l’information.

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