Medical Office Assistant

Job Summary And Requirements

This competition is preferenced to bilingual persons fluent in French and English.

This posting

This is an anticipatory posting and will be used to fill anticipatory term, permanent, and Auxiliary-on-Call positions within Integrated Health Services. It will establish a 6-month eligibility list which may be used to fill similar term and permanent opportunities, working 75 hours biweekly. Preference will be given to bilingual (French) candidates.

This job is based in the thriving and diverse city of Whitehorse in the beautiful Yukon .

Who We Are

Reporting to the various Clinic Managers of the Integrated Health Service’s Branch, this position provides program, administrative and reception services to ensure effective and efficient support to services, activities, staff, and clients of the Centre de santé Constellation Health Centre (CSCHC), Whitehorse Walk-In Clinic (WWIC), Yukon Midwifery Clinic (YMC), and the Yukon Healthy Living Program (YHLP), and including both medical office reception and assistant services. The primary responsibility is providing support to the clinic health professionals and the clinic clients/patients, while maintaining the legal and ethical boundaries of client confidentiality

Your role

To be successful in this role, the ideal candidate will have experience working in a fast-paced environment, effective time management skills and costumer service providing support to clinic health professionals and clients/patients, while contributing to an environment that is inclusive, non-discriminatory, and physically, psychologically, and culturally safe.

A note for Bilingual candidates: English is the administrative language of work in the Government of Yukon therefore your resume must be submitted in English.

• For more information on this job, please contact Melissa Laluk, Clinic Manager Bilingual Health Centre at View phone number on canada.jobradars.com or ***email_hidden*** .
• For more information about the recruitment process, please contact Jaime Strachan, HR Consultant at View phone number on canada.jobradars.com or View email address on canada.jobradars.com .

Your Benefits

In addition to a competitive salary, we offer many additional financial and non-financial benefits.

• Government of Yukon’s many benefits

Your career, your home, your lifestyle

We are the Yukon public service. Every day, we come together to serve the people who live here and make a difference in so many ways. Here, you will find the diverse opportunities you desire to develop your career while enjoying a warm sense of community and vibrant artistic, cultural, and recreational amenities, all set in a spectacular natural environment.

As part of our team, your achievements and enjoyment in both your work and personal life will be valued as you explore the many opportunities the Yukon, and the Government of Yukon, has to offer.

Check Out

• Yukon Life
• Working at Yukon government

Requirements

Important application and job requirements

Essential qualifications

Please submit your resume clearly demonstrating how you meet the qualifications below. Selections for further consideration will be based solely on the information you provide in your resume.

• Experience providing customer service to a diverse clientele in a health and/or wellness environment.
• Experience managing multiple tasks/demands.
• Experience in transcription/data entry; medical information is preferred but not required.
• Formal educational as an administrative medical office assistant would be considered an asset.
• Experience using electronic health record systems such as Plexia, Panorama and/or Meditech would be considered an asset.

It may be helpful for you to review “Prepare your resume and cover letter”.

Skills

Desired knowledge, skills and suitability

If selected for an interview, candidates should have, and may be assessed on, the following:

• Ability to operate within a transdisciplinary team including healthcare professionals within a healthcare setting.
• Strong verbal and written communication skills, with the ability to interact professionally and empathetically with patients, colleagues, and medical staff.
• Excellent organizational skills and multitasking skills to manage administrative tasks efficiently in a fast-paced medical environment.
• Critical thinking ability, with a focus on building positive relationships and effective conflict management skills.
• Experience working with diverse populations, demonstrating cultural sensitivity and respect for varied backgrounds and needs.
• Ability to maintain appropriate professional boundaries and confidentiality when providing services to individuals who may be personally known (i.e. friends, family members, or community connections).
• In addition to the above, candidates will be assessed on their French and English language proficiency. (Bilingual candidates only)

It may be helpful for you to review “The job interview process”.

Conditions of employment

You must meet the following conditions before being hired, or within the time frame noted.

• TB screening.
• RCMP clearance with Vulnerable Sector check
• Successful assessment by French Language Services in French/English language proficiency (Bilingual candidates only)

This job requires you to perform, and/or be exposed to, the following:

• May be required to participate in an afterhours schedule to support clinic services outside of regular business hours.
• The incumbent may be exposed to clients who present in the clinic with symptoms of communicable disease coughing. sneezing) or with specimens for laboratory diagnosis (bodily fluids) or who may be bleeding because of illness or injury.
• The incumbent requires reaching, stooping, bending, carrying, sitting, and walking (awkward postures within these positions may also occur). Lifting and carrying of equipment/supplies up to 50lbs. Possible exposure to latex may occur on occasion.
• The clinic can be noisy and congested with people coming and going. Multiple work areas are open, and interruptions are common.
• There is the potential of emotional and mental stress when working in a busy environment where people are sometimes required to wait extended periods of time to be seen by one of the professionals, and where professional boundaries and confidentiality must be maintained, including with individuals personally known to the incumbent. This may involve clients that are dissatisfied with service and may become verbally or physically abusive.
• This position lives and works in Whitehorse and is required to rotate between clinics within Integrated Health Services

Learn more

• For help on creating your E-recruitment profile, email View email address on canada.jobradars.com or phone View phone number on canada.jobradars.com.

On donnera la priorité aux personnes bilingues qui parlent couramment le français et l’anglais.

Le poste

La présente offre d’emploi est de nature prévisionnelle et vise à pourvoir d’éventuels postes à durée déterminée, postes permanents et postes d’auxiliaires sur appel au sein de la Direction des services de santé intégrés. Une liste des candidatures retenues sera établie et restera en vigueur pendant 6 mois. Elle pourrait être utilisée pour pourvoir des postes de durée similaire et des postes permanents à raison de 75 heures sur deux semaines. On donnera la priorité aux personnes bilingues (français, anglais).

Le lieu de travail est situé au cœur de la ville dynamique et inclusive de Whitehorse , dans le magnifique territoire du Yukon .

Notre équipe

Relevant des gestionnaires de clinique de la Direction des services de santé intégrés, la personne titulaire du poste réalise des tâches relatives aux programmes, à l’administration et à l’accueil pour assurer un soutien efficace aux services, aux activités, au personnel et à la patientèle du Centre de santé Constellation, de la Clinique sans rendez-vous de Whitehorse, de la Clinique de sages-femmes du Yukon et du programme Vie saine du Yukon, ce qui implique notamment de fournir des services d’assistance et d’accueil au bureau des médecins. Son mandat consiste essentiellement à épauler les professionnelles et professionnels de la santé ainsi que la patientèle, en respectant les limites juridiques et éthiques du droit à la confidentialité de la patientèle.

Votre rôle

Pour bien s’acquitter de ses fonctions, la personne doit idéalement être capable de travailler dans un milieu dynamique, avoir une bonne gestion du temps et être en mesure d’offrir un excellent service à la clientèle, avoir de l’expérience dans la prestation de services de soutien aux professionnelles et professionnels de la santé et à la patientèle d’une clinique, et savoir comment assurer un environnement inclusif, non discriminatoire et sûr sur les plans physique, psychologique et culturel.

Note aux candidates et candidats bilingues : Puisque la langue de travail du gouvernement du Yukon est l’anglais, vous devez soumettre votre curriculum vitæ dans cette langue.

• Pour en savoir plus sur le poste, communiquez avec Melissa Laluk, gestionnaire de clinique, Centre de santé Constellation, au View phone number on canada.jobradars.com ou à View email address on canada.jobradars.com .
• Pour en savoir plus sur le processus de recrutement, communiquez avec Jaime Strachan, conseillère en ressources humaines, au View phone number on canada.jobradars.com ou à View email address on canada.jobradars.com .

Les avantages

En plus d’un salaire concurrentiel, le gouvernement du Yukon offre de nombreux avantages financiers et non financiers complémentaires.

• En savoir plus sur ce que nous offrons à notre personnel

Votre carrière, votre maison, votre style de vie

Nous sommes la fonction publique du Yukon. Chaque jour, nous unissons nos efforts pour servir la population et pour que toutes nos actions aient des répercussions positives sur la vie de nos concitoyennes et concitoyens. Ici, vous trouverez un éventail de possibilités pour bâtir votre carrière tout en vivant au sein d’une collectivité accueillante, où les arts, la culture et les loisirs occupent une place de choix, le tout dans un environnement naturel spectaculaire.

En vous joignant à notre équipe, vous aurez l’occasion de découvrir les multiples possibilités qu’offrent le territoire et le gouvernement du Yukon dans un milieu de travail qui valorise autant l’épanouissement personnel que professionnel.

Pour En Savoir Plus

• La vie au Yukon
• Travailler pour le gouvernement du Yukon (en anglais)

Renseignements importants

Compétences essentielles

Votre curriculum vitæ doit montrer clairement que vous répondez aux exigences ci-dessous. La première sélection des candidatures sera fondée uniquement sur les renseignements fournis dans le curriculum vitæ.

• Expérience en service à la clientèle auprès d’une clientèle diversifiée dans le milieu de la santé ou du bien-être.
• Expérience en gestion de multiples tâches et demandes.
• De l’expérience en transcription et en saisie de renseignements médicaux serait préférable, mais n’est pas obligatoire.
• Une formation reconnue d’assistante ou d’assistant de bureau de médecin serait un atout.
• De l’expérience dans l’utilisation de systèmes de dossiers de santé électroniques comme Plexia, Panorama ou Meditech, serait un atout.

Consultez la page Rédiger un curriculum vitæ et une lettre d’accompagnement .

Connaissances, compétences et qualités personnelles recherchées

Les Personnes Sélectionnées Pour Une Entrevue Doivent Démontrer Qu’elles Possèdent Les Connaissances, Les Compétences Et Les Qualités Suivantes Et Pourraient Être Évaluées En Fonction De Ces Dernières

• Capacité à travailler au sein d’une équipe transdisciplinaire, comprenant notamment des professionnelles et professionnels de la santé, dans un environnement de soins de santé.
• Maîtrise de la communication écrite et orale et capacité d’interagir de façon professionnelle et empathique avec la patientèle, les collègues et le personnel médical.
• Excellent sens de l’organisation et capacité d’effectuer plusieurs tâches simultanément pour gérer efficacement des tâches administratives dans un milieu médical dynamique.
• Esprit critique, particulièrement en ce qui a trait à l’établissement de relations saines et à la gestion efficace des conflits.
• Expérience de travail auprès d’une population diversifiée, sensibilité culturelle et respect des personnes de tous horizons ayant des besoins variés.
• Capacité à respecter les limites professionnelles appropriées et la confidentialité lors de la prestation de services à des personnes de votre connaissance (ex. membres de la famille, amis ou amies ou relations au sein de la communauté).
• Maîtrise du français et de l’anglais (évaluée en plus des critères énoncés ci-dessus pour les candidates et candidats bilingues).

Consultez la page Processus d’entrevue d’emploi .

Conditions d’emploi

Vous devez satisfaire aux conditions suivantes avant l’embauche ou dans les délais indiqués.

• Dépistage de la tuberculose.
• Vérification de vos antécédents par la GRC en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables.
• Validation de la maîtrise du français par la Direction des services en français (pour les candidates et candidats bilingues).

Exigences particulières

Dans le cadre de ses fonctions, la personne titulaire du poste pourrait devoir composer avec ce qui suit :

• travail en dehors des heures normales de bureau afin de soutenir les services de la clinique;
• exposition à une patientèle qui présente des symptômes de maladies transmissibles (toux, éternuements) ou qui saigne en raison d’une blessure ou d’une maladie, à des échantillons destinés au laboratoire pour diagnostic (liquides corporels) et au latex à l’occasion;
• tâches exigeant de tendre les bras, de se pencher, de porter et transporter des charges (matériel, fournitures, etc.) pouvant peser jusqu’à 15 kg, de marcher et de s’asseoir parfois dans des postures difficiles;
• bruit et achalandage important, espaces de travail ouverts, interruptions fréquentes;
• stress émotionnel et mental associé au travail dans un environnement très fréquenté où les gens doivent parfois attendre longtemps avant d’être vus par une professionnelle ou un professionnel, et où il est impératif de respecter les limites professionnelles et la confidentialité, notamment avec des personnes de sa connaissance. Des personnes mécontentes du service peuvent devenir violentes verbalement ou physiquement;
• lieu de travail et de vie limité à Whitehorse et travail en rotation dans différentes cliniques administrées par la Direction des services de santé intégrés.

En savoir plus

• Pour obtenir de l’aide afin de créer un compte sur la plateforme de recrutement en ligne, écrivez à View email address on canada.jobradars.com ou appelez au View phone number on canada.jobradars.com.

Eligibility List

6 months