Bookkeeper & HR Coordinator/ Coordonnateur(trice) finances et RH

BOOKKEEPER & HR COORDINATOR (PART-TIME). (francais en bas) 

Position Summary

Aqua Spa Nuance and Nuance MediSpa are seeking an experienced and detail-oriented Bookkeeper & HR Coordinator to support the financial and administrative operations of our growing luxury spa and medical aesthetics businesses. This position combines bookkeeping, payroll administration, HR coordination, reporting, and employee record management.

The successful candidate will work closely with management to ensure accurate financial records, payroll support, employee documentation, and compliance with applicable employment standards and regulations.

Key Responsibilities

Bookkeeping & Financial Administration

• Perform daily cash balancing and reconciliation.
• Reconcile payment processors, deposits, and banking transactions.
• Reconcile gift card liabilities and gift card usage.
• Complete bookkeeping data entry and maintain accurate financial records.
• Assist with accounts payable and accounts receivable administration.
• Prepare monthly reconciliation reports and supporting schedules.
• Support external accountants and management with financial reporting requests.
• Maintain organized financial records and documentation.

Payroll Administration

• Prepare and review payroll information prior to processing.
• Verify payroll reports for accuracy.
• Monitor vacation pay, statutory holiday pay, commissions, and payroll adjustments.
• Assist management with payroll analysis and labour reporting.
• Liaise with payroll providers to resolve discrepancies and ensure timely processing.

Human Resources Administration

• Maintain employee files and HR documentation.
• Prepare employment agreements, policy acknowledgements, and onboarding documentation.
• Track employee certifications, licenses, and mandatory training requirements.
• Assist with onboarding and offboarding processes.
• Support management with employee correspondence and documentation.
• Maintain confidentiality of employee records and information.

Compliance & Benefits Administration

• Coordinate CNESST-related documentation and follow-up.
• Assist with workplace injury claims and documentation.
• Maintain records related to benefits, leaves, and employee status changes.
• Support compliance with Quebec employment standards and workplace requirements.

Reporting & Administrative Support

• Generate payroll, labour, staffing, and operational reports.
• Assist management with workforce analytics and labour cost tracking.
• Monitor employee documentation and contract renewals.
• Identify process improvements to increase administrative efficiency.

Qualifications

• Minimum 3 years of bookkeeping experience.
• Experience supporting payroll and HR administration.
• Strong knowledge of accounting software and Microsoft Excel.
• Experience with payroll systems and employee record management.
• Understanding of Quebec employment standards and CNESST requirements.
• Exceptional attention to detail and organizational skills.
• Ability to manage confidential information with discretion.
• Strong communication and problem-solving skills.

Schedule

• Part-time (approximately 15–20 hours per week).
• Flexible scheduling available.
• Additional hours may be required during payroll periods or special projects.

Compensation

• Competitive hourly compensation based on experience.

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COORDONNATEUR(TRICE) À LA COMPTABILITÉ ET AUX RESSOURCES HUMAINES (TEMPS PARTIEL)

Sommaire du poste

Aqua Spa Nuance et Nuance MediSpa sont à la recherche d’un(e) Coordonnateur(trice) à la comptabilité et aux ressources humaines expérimenté(e), organisé(e) et minutieux(se) afin de soutenir les opérations financières et administratives de nos entreprises en croissance dans les secteurs du spa de luxe et de l’esthétique médicale.

Ce poste combine des responsabilités en tenue de livres, administration de la paie, coordination des ressources humaines, production de rapports et gestion des dossiers employés.

La personne retenue travaillera en étroite collaboration avec la direction afin d’assurer l’exactitude des dossiers financiers, le soutien à la paie, la gestion des documents employés ainsi que le respect des normes et obligations légales applicables.

Principales responsabilités

Comptabilité et administration financière

• Effectuer la conciliation quotidienne des caisses et des revenus.
• Effectuer les conciliations des transactions bancaires, des dépôts et des processeurs de paiement.
• Assurer le suivi et la conciliation des cartes-cadeaux émises et utilisées.
• Effectuer la saisie des données comptables et maintenir des registres financiers précis.
• Soutenir la gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients.
• Préparer les conciliations mensuelles et les rapports de soutien.
• Collaborer avec les comptables externes et la direction lors des demandes d’information financière.
• Maintenir des dossiers financiers organisés et à jour.

Administration de la paie

• Préparer et vérifier les informations relatives à la paie avant leur traitement.
• Réviser les rapports de paie afin d’assurer leur exactitude.
• Effectuer le suivi des vacances, jours fériés, commissions et ajustements de paie.
• Soutenir la direction dans l’analyse des coûts de main-d’œuvre et des rapports de paie.
• Assurer le lien avec le fournisseur de paie pour résoudre les écarts et assurer un traitement efficace.

Administration des ressources humaines

• Maintenir à jour les dossiers employés et la documentation RH.
• Préparer les contrats de travail, formulaires d’embauche et documents administratifs.
• Assurer le suivi des certifications, permis et formations obligatoires.
• Participer aux processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés ainsi qu’aux départs d’employés.
• Soutenir la direction dans les communications et la documentation relatives aux employés.
• Assurer la confidentialité des renseignements personnels et des dossiers employés.

Conformité et administration des avantages sociaux

• Effectuer le suivi des dossiers liés à la CNESST.
• Assister dans la gestion des réclamations et documents relatifs aux accidents de travail.
• Maintenir les dossiers liés aux avantages sociaux, congés et changements au statut des employés.
• Veiller au respect des normes du travail et des exigences légales applicables au Québec.

Rapports et soutien administratif

• Produire différents rapports liés à la paie, à la main-d’œuvre et aux opérations.
• Soutenir la direction dans l’analyse des effectifs et des coûts de personnel.
• Assurer le suivi des documents employés et des renouvellements de contrats.
• Recommander et mettre en œuvre des améliorations aux processus administratifs.

Qualifications recherchées

• Minimum de trois (3) années d’expérience en tenue de livres.
• Expérience en administration de la paie et soutien aux ressources humaines.
• Excellente maîtrise des logiciels comptables et de Microsoft Excel.
• Expérience avec les systèmes de paie et la gestion des dossiers employés.
• Bonne connaissance des normes du travail du Québec et des exigences de la CNESST.
• Souci du détail et excellentes habiletés organisationnelles.
• Capacité à gérer des informations confidentielles avec discrétion.
• Excellentes aptitudes en communication et en résolution de problèmes.

Horaire

• Poste à temps partiel (environ 15 à 20 heures par semaine).
• Horaire flexible.
• Des heures additionnelles peuvent être requises lors des périodes de paie ou de projets spéciaux.

Rémunération

• Taux horaire concurrentiel selon l’expérience et les qualifications.