Bilingual Executive Coordinator

Job Responsibility: Category Administration City Ottawa, Ontario, Canada Bilingual Executive Coordinator Who we are

We are an organization comprised of industry thought leaders who are passionate about health data and want to make a difference in the health care field. We are an independent, not-for-profit organization and together with our partners we provide essential information on Canada's health systems, enabling decisions that lead to healthier Canadians. As a valued member of the CIHI team, you and your work will have a pivotal role in the evolution of Canada's health care systems.

CIHI is recognized as an exceptional place to work that embraces diversity, respect, integrity, collaboration and innovation. Learn about our Equity, Diversity and Inclusion Strategy and the work being done to create a more inclusive and welcoming organization by focusing on how we learn, govern and practise.

At CIHI, we recognize what matters to our employees. Some of the benefits of working at CIHI include

• HOOPP Pension Plan (Defined Benefits Pension)
• Retirement Planning Program
• Generous vacation days for permanent and long-term contracts
• Work-life balance
• Career Planning Program
• Learning and Professional Development Program
• Flexible benefits program from your first day on the job for permanent and long-term contracts

Why is this role important? Job Summary The Executive Coordinator works directly with the President and CEO and executive team. They provide executive administrative assistance and coordination support to the President & CEO, the Executive Director, Federal Relations, and the Director of Strategic Partnerships and Engagements. They are an integral member of a highly dynamic team, responsible for coordinating day to day activities in the office, including drafting correspondence, managing calendars, responding to, or redirecting inquiries from internal and external stakeholders, including senior level officials. The Executive Coordinator also supports budget reporting, and monitoring, and keeps key documentation and correspondence appropriately maintained and organized. What you'll do Duties and Responsibilities 1. Using a high level of initiative, discretion, and judgment, administers and co-ordinates the day-to-day activities of the President and CEO, the Executive Director, and Director within the office of the President and CEO. 2. Works closely with members of the President and CEO's office to help manage the flow of information to and from the President's office; acts as a liaison for both internal and external stakeholders; schedules executive meetings; arranges travel, completes expense claims, and maintains accurate records. 3. Coordinates meeting logistics, tracks the flow of correspondence, operates a “Bring Forward” system and performs quality checks of correspondence and memos, ensuring the CEO is provided with all necessary meeting information. 4. Provides support to the Governance and Strategy team for the Board of Directors and Board related committee meetings, including maintaining board member contact list, providing board portal training to new board members and their staff, working with committee chairs to identify appropriate meeting times, and sending out meeting invitations as needed. 5. Manages tools and systems (e.g., MS Teams Planner, internal procurement software, etc.) for action items and follow-up to keep the activities and agenda items for the Office of the President and CEO organized and well managed. 6. Supports the preparation of monthly expense reports for the monitoring, tracking, and planning of budget. 7. Acts as the first point of contact for inquiries to the Executive Offices. Screens incoming inquiries and correspondence. Deals with internal and external stakeholders at all levels. Composes replies to general inquiries of a non-technical nature, acknowledgements, and interim replies. 8. Liaises with various internal departments (e.g. editing, translation, and web) to produce and coordinate content that supports activities of the Office of the President and CEO, as well as ensure effective internal communications. 9. Participates in special projects, collaborates with staff from across the organization, and completes other administrative and coordination duties as required. What you'll bring to the table Knowledge and Experience

• Fluency in both official languages(English and French is mandatory.
• Education at the post-secondary level or equivalent related education/experience.
• Minimum 5 years related administrative and coordinating experience supporting senior level staff.
• Strong written and verbal communication skills in French and English.
• Proven ability to manage projects, with excellent prioritization and time management skills.
• Proven logistics and organization skills with strong attention to detail.
• Ability to work in a dynamic environment continuously moving between tasks and prioritizing multiple duties and responsibilities.
• High degree of initiative, discretion, and diplomacy with an emphasis on professional demeanor.
• Demonstrated ability to maintain confidentiality with matters of the executive office.
• Excellent interpersonal skills and strong attention to detail.
• Experience supporting a Board or Committee of a Board of Directors considered an asset.
• Strong working knowledge of the Microsoft Office Suite (Word, Excel and Powerpoint), email and electronic calendar software.

Closing Statement

To find out more about this role and other exciting opportunities visit our website at and check out our 'Careers' section.

We thank all those who apply, however, only candidates selected for an interview will be contacted.

Employment Equity

At CIHI we are committed to fostering an inclusive, barrier-free and accessible environment. Part of this commitment includes arranging accommodations to ensure an equitable opportunity to participate in the recruitment and selection process. If you require an accommodation, we will work with you to meet your needs.

Coordonnateur de direction bilingue, Bureau du président-directeur général L'ICIS

L'ICIS regroupe des leaders d'opinion passionnés par les données qui veulent apporter leur contribution au milieu de la santé. À titre d'organisme autonome sans but lucratif, nous collaborons avec nos partenaires au partage d'informations essentielles sur les systèmes de santé du Canada pour éclairer les décisions au profit de la santé des Canadiens. À titre d'employé de l'ICIS, vous jouerez un rôle déterminant dans l'évolution du système de santé canadien.

L'ICIS offre un milieu de travail exceptionnel où diversité, respect, intégrité, collaboration et innovation sont valorisés. Consultez notre strategie sur l'équité, la diversité et l'inclusion qui décrit les efforts que nous déployons pour créer un environnement plus inclusif et accueillant en misant sur nos apprentissages, notre gouvernance et nos pratiques.

L'ICIS, sachant ce qui importe à ses employés, offre une gamme d'avantages, , notamment :

• L'adhésion au régime de retraite HOOPP (à prestations déterminées)
• Un programme de planification de la retraite
• Un régime de vacances généreux pour les employés permanents ou contractuels à long terme
• Un équilibre travail-vie personnelle
• Un programme de planification de carrière
• Un programme d'apprentissage et de perfectionnement professionnel
• Un régime d'avantages sociaux flexible dès le premier jour de travail pour les employés permanents ou contractuels à long terme

Pourquoi ce rôle est-il important ? Le coordonnateur de direction travaille en collaboration avec le président-directeur général (PDG) et l'équipe de direction. Il fournit un soutien administratif et des services de coordination au PDG, au directeur exécutif, Relations avec le gouvernement fédéral, et au directeur, Partenariats et engagements stratégiques. À titre de membre d'une équipe hautement dynamique, le coordonnateur de direction est responsable de la coordination des activités quotidiennes du Bureau du PDG, ce qui comprend rédiger la correspondance, gérer les calendriers, et répondre aux questions des intervenants internes et externes, y compris des hauts dirigeants, ou les transmettre aux personnes concernées. En outre, il contribue aux rapports et suivis budgétaires, et veille à l'organisation adéquate de la correspondance et des documents importants. Quelles seront vos responsabilités ? 1. Administrer et coordonner les activités quotidiennes du PDG, du directeur exécutif et du directeur du Bureau du PDG en faisant preuve de beaucoup d'initiative, de discrétion et de jugement. 2. En étroite collaboration avec les membres du Bureau du PDG, gérer la circulation de l'information à destination et en provenance du Bureau; agir à titre de personne-ressource auprès des intervenants internes et externes; organiser les réunions de la direction; planifier les déplacements, remplir les demandes de remboursement des dépenses et assurer la bonne tenue des dossiers. 3. Coordonner les aspects logistiques des réunions, faire le suivi de la correspondance, utiliser un système de rappel, vérifier la qualité de la correspondance et des notes de service, et s'assurer que le PDG détient tous les renseignements nécessaires avant d'assister à une réunion. 4. Offrir un soutien à l'équipe de la gouvernance et de la stratégie pour les réunions du Conseil d'administration et de ses comités, ce qui comprend tenir à jour les coordonnées des membres du Conseil, offrir une formation sur le portail du Conseil aux nouveaux membres et à leur personnel, communiquer avec les présidents des comités pour fixer les dates de réunion et envoyer les invitations, au besoin. 5. Gérer les outils et les systèmes (p. ex. l'application Planificateur dans Microsoft Teams et l'outil d'approvisionnement interne) qui servent à consigner les mesures de suivi afin que les points à l'ordre du jour et les activités du Bureau du PDG soient bien organisés. 6. Participer à la préparation des rapports de dépenses mensuels aux fins de la surveillance, du suivi et de la planification du budget. 7. Agir à titre de premier contact pour les demandes adressées aux bureaux de la direction. Filtrer les questions et la correspondance. Traiter avec les intervenants internes et externes de tous les niveaux. Composer et signer des réponses aux demandes générales non techniques, des remerciements et des réponses provisoires. 8. Assurer la liaison avec divers services internes (p. ex. la révision, la traduction et la diffusion Web) pour produire et coordonner du contenu qui appuie les activités du Bureau du PDG; assurer une communication interne efficace. 9. Participer à des projets spéciaux, collaborer avec le personnel de l'ICIS et assumer d'autres tâches administratives et de coordination, au besoin. Compétences de base

• Études postsecondaires ou combinaison équivalente de formation et d'expérience.
• Au moins 5 ans dans un poste administratif et de coordination pertinent à un niveau hiérarchique élevé.
• Excellentes aptitudes pour la communication verbale et écrite en français et en anglais.
• Aptitudes éprouvées pour la gestion de projets, des priorités et du temps.
• Aptitudes éprouvées pour la logistique et l'organisation.
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique avec des tâches en constante évolution, en priorisant de multiples responsabilités.
• Beaucoup d'initiative, de discrétion, de diplomatie et de professionnalisme.
• Capacité manifeste à respecter la confidentialité des dossiers de la haute direction.
• Entregent et grand souci du détail.
• Expérience de soutien apporté à un conseil d'administration ou à un comité de conseil d'administration, un atout.
• Bonne connaissance pratique des applications de Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint), ainsi que des logiciels de courriel et de calendrier électronique.
• Maîtrise des deux langues officielles

Declaration

Pour en savoir plus sur cette offre ou sur d'autres excellentes possibilités, visitez-nous au et parcourez notre section Carrières.

Nous remercions tous les postulants, mais nous ne communiquerons qu'avec les candidats retenus.

L'utilisation dans le présent document de la forme masculine ou féminine, selon le contexte, a pour seul but d'alléger le texte.

Équité en emploi

L'ICIS veille à offrir un milieu de travail inclusif, sans obstacle et accessible, notamment en prenant les mesures d'adaptation nécessaires à une participation équitable aux processus de recrutement et de sélection. Par conséquent, si vous avez des besoins spéciaux, nous nous efforcerons d'y répondre.

Skills Reference 278915