Adjointe administrative ou adjoint administratif à la direction

Description

Mandat temporaire d'une durée approximative de 12 mois ou jusqu'au retour de la personne titulaire du poste.

Milieu de travail

La Direction de l’apprentissage et de l’innovation pédagogique (DAIP) a pour mandat de soutenir le corps enseignant, les directions de programme et les départements d’enseignement de HEC Montréal en vue d’améliorer la qualité de l’enseignement, de favoriser les innovations pédagogiques, de diffuser les meilleures pratiques en pédagogie et, à terme, de bonifier les apprentissages des étudiants de tous les cycles d’études.

L’ adjoint administratif ou l’adjointe administrative à la direction met à profit ses connaissances des techniques de secrétariat, de bureautique et des rouages administratifs de HEC Montréal pour assumer la responsabilité de certaines activités liées à la gestion financière et matérielle, à la gestion des données, aux communications internes et externes de la Direction de l’apprentissage et de l’innovation pédagogique. La personne titulaire de l’emploi soutient les activités offertes par son secteur de travail, en développant et entretenant des relations avec les différents services de l’École.

PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI

• Assure la coordination administrative et agit comme personne-ressource pour tout employé de son secteur.
• Assure l’organisation logistique et matérielle de différents événements (ateliers, colloques, conférences, formations, activités spéciales, etc.). Ajoute les événements au calendrier, prépare et envoie les invitations, gère la liste des participants, effectue les commandes de traiteur, prépare les documents et le matériel nécessaires et participe aux événements lorsque requis.
• En collaboration avec son supérieur, assume la responsabilité de certains dossiers ou projets spéciaux. Au besoin, assure le caractère confidentiel des dossiers.
• Contribue à la création, à la rédaction, à la diffusion, à la révision et aux mises à jour des documents d’information et de communication, ainsi que des pages Web concernant son secteur d’activités, dans le respect des normes graphiques et des gabarits déterminés. Assume la préparation et l’envoi de l’infolettre et de courriels de masse destinés au personnel enseignant.
• Vérifie et assure le suivi des budgets relatifs aux activités de son secteur de travail. Tient à jour les dossiers administratifs, les statistiques et données nécessaires à la préparation de rapports administratifs ou budgétaires. Collabore à la rédaction des budgets. Crée le rapport d’activités de concert avec son supérieur immédiat et les membres de l’équipe.
• Effectue la saisie, le traitement et l’analyse de données utiles à son service (sondages, historique des participants, etc.).
• Soutient ses collègues dans la préparation de matériel pédagogique inclusif (sous-titrage, transcriptions, révision, manipulations, etc.).
• Effectue la recherche documentaire et l’agencement de renseignements nécessaires à divers dossiers (ex. : recherche Internet, médias sociaux, etc.).
• Participe au développement, à la mise en place et à l’amélioration des outils internes utilisés par son secteur.
• Participe à la planification des activités internes et gère le calendrier de l’équipe (journées présentielles, rencontres de groupes ou individuelles, activités d’équipe, etc.).
• Au besoin, effectue des tests dans différents systèmes et outils utilisés par les enseignants afin de soutenir l’équipe dans le déploiement ou la mise à jour d’outils et de nouvelles fonctionnalités.
• À l’aide des logiciels appropriés, appuie l’équipe dans la préparation de documents, tableaux, présentation, rapports et effectue de la révision linguistique au besoin.
• S’implique dans la gestion et le suivi des demandes dans la boite courriel de la DAIP en collaboration avec les membres de son équipe.
• Remplit divers formulaires internes de HEC Montréal et en assure le suivi : demandes de paiement, demandes d’autorisation d’engagement, demandes de service d’entretien (Maximo), de reprographie, demandes d’achats, etc. S’assure de recevoir l’ensemble des renseignements et pièces justificatives nécessaires. Au besoin, relance les personnes concernées pour obtenir les informations et documents requis.
• Effectue en toute confidentialité le suivi des congés et des heures travaillées des employés du service et tient à jour les informations dans le système. Se coordonne avec la Direction des ressources humaines au besoin.
• Tient à jour l'agenda du supérieur. Aide à l’organisation de rencontres. À l’occasion, prépare les dossiers nécessaires aux rencontres, assiste à ces réunions et en dresse le compte rendu tout en assurant le suivi. Si requis, reçoit, filtre et achemine les courriels de son supérieur hiérarchique.
• Soumet à ses supérieurs tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de ses supérieurs ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Exigences

• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans une discipline jugée équivalente et un minimum de six années d’expérience de travail pertinente
• Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
• Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
• Très bonne connaissance des environnements technologiques et des logiciels d’usage courant (Word, Excel, PowerPoint et autres outils de la suite Microsoft 365, etc.)
• Habiletés dans les relations interpersonnelles et dans les communications orales et écrites
• Rigueur et sens de l’organisation
• Capacité à travailler en équipe
• Initiative, autonomie et capacité de travailler avec un minimum de supervision
• Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
• Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies
• Capacité de travailler sous pression et de gérer plusieurs dossiers simultanément
• Expérience en milieu universitaire, collégial ou scolaire (un atout)

Salaire et avantages

• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 16 jours fériés
• Horaire estival: 10 vendredis d'été
• Aménagement de temps de travail: mode hybride
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurances collectives
• Accès à un service de télémédecine

Adresse où postuler