Chef de service du guichet d’accès et du soutien administratif du programme de cancérologie

*Concours réservé à tout le personnel de Santé Québec*

Nous recherchons actuellement des candidats afin de pourvoir le poste de Chef de service du guichet d’accès et du soutien administratif du programme de cancérologie à la Direction médicale et des services professionnels.

Nous connaître

En passant à l'Est, vous gagnez une carrière engageante et des collègues mobilisés à l'excellence et l'innovation Vous aurez également accès à une foule d'initiatives pour favoriser votre bien-être au travail. Venez faire partie d'une organisation soucieuse d'offrir un milieu propice à votre actualisation et votre développement professionnel!

Sommaire des fonctions

Relevant du coordonnateur clinico-administratif, trajectoires, qualité et réseaux en cancérologie et en cogestion médicale, le chef de service du guichet d’accès et du soutien administratif du programme de cancérologie est responsable de la planification, de l’organisation, du contrôle et de l’évaluation de l’ensemble des activités sous sa responsabilité, incluant le guichet d’accès et les services de soutien administratif.

Dans un contexte de transformation du réseau de la santé et d’amélioration continue de la performance, il exerce un rôle stratégique dans l’organisation et la coordination des activités administratives soutenant les trajectoires de soins en cancérologie. Il veille à assurer un accès équitable, fluide et en temps opportun aux services spécialisés pour la clientèle atteinte de cancer, conformément aux orientations organisationnelles, aux attentes de Santé Québec ainsi qu’aux standards de qualité et d’accessibilité en vigueur.

Les activités sous sa responsabilité présentent une portée transversale importante et requièrent une collaboration étroite avec les équipes cliniques, médicales et administratives. À ce titre, il assure la mise en œuvre et l’optimisation des processus de gestion des rendez-vous en conformité avec le Guide de gestion de l’accès aux consultations spécialisées et aux services diagnostiques de Santé Québec. Il analyse en continu les besoins de la clientèle, les volumes d’activités et la capacité de service afin de favoriser une gestion efficiente de l’offre et de la demande et de soutenir le respect des délais d’accès. Il s’assure également que les demandes de consultation en oncologie, tant pour les tumeurs solides que les tumeurs liquides, soient prises en charge avec rigueur, rapidité et cohérence afin de soutenir une priorisation clinique adéquate et de réduire les délais de traitement administratif.

Le chef de service assure la gestion opérationnelle de son secteur en veillant à l’organisation efficace du travail, à l’atteinte des résultats attendus et à l’amélioration continue des pratiques. Il participe aux activités de dotation, d’accueil, d’intégration et de développement des compétences des membres de son équipe et favorise un environnement de travail mobilisateur axé sur la collaboration, la qualité de service et la responsabilisation.

Dans le cadre de ses fonctions, il agit à titre de supérieur immédiat d’une équipe composée d’environ 15 ETC de personnel de soutien administratif. Il assure une utilisation optimale des ressources sous sa responsabilité, évalue la performance de son secteur et contribue activement à la révision et à l’amélioration des processus afin d’accroître l’efficacité organisationnelle et l’expérience de la clientèle. Il veille également au maintien de standards élevés de qualité, au développement des compétences du personnel et à l’adaptation des services en fonction de l’évolution des besoins.

Enfin, il est responsable de l’évolution et de l’optimisation des outils technologiques soutenant les activités du programme de cancérologie. En collaboration avec les équipes des technologies de l’information et les partenaires concernés, il participe au développement, au déploiement et à l’administration du logiciel clinique, tout en s’assurant du respect des normes, des procédures de qualité et des meilleures pratiques applicables.

Plus spécifiquement, la personne titulaire du poste :

• S’assure du respect des lois, règlements, normes et orientations en vigueur, notamment celles relatives à l’accès priorisé aux services spécialisés et aux directives ministérielles applicables;
• Assure la mise en œuvre et l’optimisation du guichet d’accès en cancérologie afin d’offrir un accès sécuritaire, équitable et efficient aux services spécialisés, en fonction des priorités cliniques d’une clientèle subaiguë. À cette fin, elle optimise l’utilisation des ressources disponibles et met en place des mécanismes visant l’amélioration continue de la qualité des services;
• Mobilise les équipes sous sa responsabilité vers l’atteinte des résultats attendus et favorise l’implantation des meilleures pratiques, tout en assurant les mécanismes de suivi et de contrôle nécessaires;
• Contribue aux travaux visant le développement et l’évolution, pour le territoire de l’Est-de-l’Île-de-Montréal, du Centre de répartition des demandes de services (CRDS) pour les services médicaux et diagnostiques, conformément aux orientations de Santé Québec;
• Assure l’amélioration continue des services offerts par ses équipes en collaboration avec les différents secteurs de l’organisation ainsi qu’avec les partenaires du CRDS;
• Collabore à la gestion des ressources humaines, matérielles, technologiques et informationnelles de son secteur et contribue au maintien de l’équilibre budgétaire;
• Met en place et assure le suivi d’indicateurs de performance et de qualité afin d’évaluer les résultats, soutenir la prise de décision et favoriser l’amélioration des services à la clientèle;
• Recommande et met en œuvre les ajustements organisationnels, physiques ou logistiques nécessaires pour répondre à l’évolution des besoins de la clientèle, optimiser le fonctionnement du guichet d’accès et soutenir l’application des meilleures pratiques de gestion des rendez-vous;
• En collaboration avec les partenaires des cliniques externes offrant des services spécialisés en cancérologie, identifie, développe et implante les meilleures pratiques administratives soutenant les activités cliniques et les trajectoires de soins;
• Assure une utilisation optimale des ressources humaines, financières et matérielles sous sa responsabilité afin d’atteindre les objectifs de performance du secteur;
• Exerce une veille des meilleures pratiques dans son domaine d’activités et en soutient l’intégration au sein de son service.

Au niveau du logiciel clinique, la personne titulaire du poste :

• Contribue à l’évolution et à l’optimisation du logiciel clinique en collaboration avec les équipes des technologies de l’information et les partenaires concernés;
• Assure l’administration fonctionnelle de l’environnement du logiciel et veille à son utilisation optimale;
• Coordonne et soutient le déploiement du logiciel auprès des équipes concernées;
• Assure la formation et l’accompagnement des utilisateurs afin de favoriser l’appropriation et l’utilisation efficace de l’outil;
• Veille à l’application des procédures de qualité, à la réalisation des contrôles requis ainsi qu’au respect des normes et standards en vigueur;
• Agit à titre de responsable fonctionnel du logiciel clinique et assure l’évolution de l’outil en fonction des besoins opérationnels du programme de cancérologie.

Responsabilités liées à la gestion et développement des ressources humaines
Gestion des ressources humaines et financières

• Assure la gestion, la mobilisation et le développement de l’équipe en favorisant un climat de travail sain et collaboratif;
• Participe au recrutement, à l’intégration, à l’évaluation et à la reconnaissance du personnel;
• Intervient de manière proactive dans la gestion des enjeux de rendement, la planification de la relève et la fidélisation des talents;
• Contribue à l’élaboration, au suivi et à l’analyse du budget de son secteur, en assurant une utilisation optimale des ressources;
• Met en œuvre et soutient des pratiques favorisant la prévention des risques et le maintien d’un environnement de travail sécuritaire et conforme aux normes en vigueur. 

Qualifications

Formation

• Diplôme universitaire de premier cycle dans un domaine administratif, scientifique ou clinique pertinent à la fonction;
• Maîtrise en administration ou dans une discipline pertinente à la gestion, un atout;
• Membre de son ordre professionnel, si pertinent.

Expérience

• Expérience significative d’au moins 3 ans dans un poste d'encadrement lié aux activités couvertes par le poste;
• Expérience en gestion ou en optimisation de trajectoires de soins et de services; 
• Expérience dans le développement, l'implantation ou l'évolution de solutions technologiques ou de systèmes d'information soutenant les activités cliniques ou administratives;
• Expérience dans la gestion de projets de transformation organisationnelle ou d'amélioration continue, un atout.

Compétences spécifiques

• Excellente connaissance des enjeux, trajectoires et particularités du programme de cancérologie;
• Bonne connaissance des mécanismes d'accès aux services spécialisés ainsi que du cadre de gestion applicable;
• Bonne connaissance des systèmes d'information cliniques et administratifs; 
• Connaissance des principes de gestion de la performance et d'amélioration continue;
• Certification en gestion de projet, un atout;
• Certification Lean ou ceinture verte, un atout.

Compétences de gestion

• Capacité à apprendre rapidement, à intégrer des informations complexes et à évoluer dans un environnement en constante transformation;
• Très grand sens des responsabilités, de l'imputabilité et de la rigueur dans la gestion des résultats; 
• Leadership mobilisateur favorisant l'engagement, la collaboration et le développement des équipes;
• Habileté reconnue à conduire le changement et à accompagner les équipes dans des contextes de transformation organisationnelle;
• Capacité à créer et à maintenir un climat de travail sain, respectueux et mobilisant;
• Excellentes aptitudes en communication, en influence et en collaboration avec de multiples partenaires;
• Bon jugement, esprit d'analyse et capacité à prendre des décisions dans des contextes complexes;
• Forte orientation vers la qualité des services, l'expérience patient et l'atteinte des résultats.

Passez à l’Est, c’est :

• Régime de retraite à prestation déterminée (RPD);
• 6 semaines de vacances après 1 an de service;
• Journées maladie payées;
• 13 jours fériés;
• Régime complet d’assurances collectives;
• Rabais corporatifs;
• Flexibilité : conciliation travail et vie personnelle et possibilité d’aménager votre horaire;
• Programme d’accueil et d’intégration sur 1 an Destination Gestion;
• Programme de formation continue exclusif aux cadres et aux gestionnaires.

Vous trouverez une foule d'avantages à joindre notre grande équipe à dimension humaine. Nous sommes animés par des valeurs organisationnelles qui définissent notre philosophie de gestion et qui encadrent nos actions. Les valeurs qui nous unissent sont la collaboration, le professionnalisme, la qualité des soins et services, la communication et le respect.

Candidatures

Si vous désirez plus d'informations, n'hésitez pas à contacter la conseillère Karina Demers à l'adresse courriel suivante : View email address on emploisensante.com

Nous communiquerons seulement avec les personnes sélectionnées.

Programme d'égalité en emploi

Santé Québec Est-de-l'Île-de-Montréal - Universitaire souscrit aux principes d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Nous vous saurions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.

Afin de faciliter la lecture, nous avons employé le masculin comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.