Technicien.ne en organisation scolaire

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emploi consiste, en collaboration avec la direction, à supporter les équipes-écoles dans la confection de l’horaire-maître de l’école ou du centre en se basant, entre autres, sur des critères de rationalisation et d’efficience. De plus, cette personne adapte et applique les procédures nécessaires à l’organisation des opérations administratives telles que l’inscription des élèves, le contrôle des effectifs scolaires, les examens, la préparation des bulletins, l’admissibilité à l’enseignement en anglais, la sanction des études et la programmation des cours d’été.

Attributions caractéristiques

• Supporte les équipes-écoles dans la préparation des horaires de l’école ou du centre en tenant compte de certaines contraintes liées aux programmes offerts, aux cours optionnels offerts, au choix de cours des élèves, au régime pédagogique, à la disponibilité des locaux, aux règles de formation des groupes, et à d’autres contraintes telles que la dispersion des locaux et la disponibilité du transport; soumet ses recommandations aux écoles, assure le suivi avec la direction et fournit le support pour les modifications demandées.
• Assure l’accompagnement des secrétaires d’écoles dans le cadre du programme d’insertion professionnelle.
• Soutient les secrétaires d’écoles dans la réalisation de leurs tâches administratives en lien avec les activités de la commission scolaire, en étroite collaboration avec les services du centre administratif.
• Aide à la collecte des données requises pour l’inscription des élèves et pour les choix de cours; participe à la confection ou à l’adaptation d’un formulaire à cet effet ou supporte l’école avec le processus de choix de cours en ligne.
• Procède à l’extraction de données, à la production de rapports et à l’analyse de données pour s’assurer de la conformité à la procédure établie pour des sujets tels que la gestion des effectifs scolaires, la production des bulletins, la gestion et la transmission des données aux autorités scolaires et au Ministère de l’Éducation, le financement, la comptabilité, le budget, les dépassements d’élèves, les absences d’élèves, la suppléance, etc.
• Veille à ce que les dossiers des élèves soient à jour en supportant chaque école avec les lignes directrices et les politiques entourant ces dossiers.
• Dispense de la formation et du soutien concernant les procédures de l’organisation scolaire et l’utilisation des divers logiciels aux personnes concernées dans ces opérations; au besoin, utilise un traitement de texte, un chiffrier et Internet.
• Initie les secrétaires d’école moins expérimentés aux responsabilités et tâches à accomplir dans une école.
• Peut être appelé à répondre aux demandes d’information des autres intervenantes ou intervenants des écoles, de la commission scolaire ou des parents.
• Peut être appelé à accomplir d’autres tâches connexes selon les besoins.