Secrétaire administrative (orientation)

Job Responsibility: Titre d'emploi : Secrétaire administrative (orientation) Numéro de référence : SR2425-08 Catégorie d'emploi : Administration Direction : Direction des affaires étudiantes Service : Orientation, information scolaire et professionnelle Nom du supérieur immédiat : Sivanjali Statut de l'emploi : P - Remplacement à temps partiel Durée de l'emploi prévue : Lieu de travail : Collège Ahuntsic, 9155, rue St-Hubert, Montréal (Québec) Horaire de travail :

• Horaire de travail : un (1) jour par semaine, soit le mercredi

Date de l'affichage : 2024-08-05 Date et heure de fin de l'affichage externe : 2024-08-12 16:30 Échelle salariale : Entre 24,56 $ et 28,33 $ / heure selon la scolarité et l'expérience Entrée en fonction prévue : Description : NATURE DU TRAVAIL En référence au plan de classification : Relevant de la direction des Service de consultation, la personne occupant l'emploi de secrétaire administrative, pour le poste en lien avec le service d'orientation, accomplit diverses tâches de secrétariat et administratives, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes. Spécifique au poste : Notamment, elle traite, achemine et envoie de la correspondance. Elle voit aux classements, aux communications téléphoniques tout en donnant des renseignements d'ordre général. Elle tient à jour des dossiers, des listes et voit aux échéanciers. Elle transcrit des textes et des lettres à partir de notes manuscrites, de brouillons ou autres. Elle compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante. Elle analyse et résume par écrit ou verbalement des documents. Elle rédige les comptes rendus et les documents nécessaires de divers comités auxquels elle assiste, lorsque requis. Elle coordonne la logistique des réunions, des activités du service et prépare au besoin les dossiers nécessaires. Elle compile et maintien à jour des données statistiques variées, les transcrit en utilisant les logiciels appropriés et procède à la mise en page des rapports incluant textes, tableaux et graphiques. Elle effectue diverses activités relatives à la paie (recueillir les feuilles de temps, effectuer les entrées de données, voir à la production du sommaire de la paie, etc.). Elle traite des données financières (préparation des demandes d'avances, de chèques, d'engagement et de dépenses, etc.). Elle oriente, conseille sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire. Elle identifie, aux fins d'information, divers documents susceptibles d'intérêt et en assume la diffusion. Elle accueille toute personne employée ou étudiante se présentant au service, en évalue brièvement les besoins et les dirige vers les bonnes ressources à l'intérieur du service, du Collège ou de la communauté. Elle réagit adéquatement face à diverses manifestations de stress, d'anxiété, de symptômes dépressifs ou suicidaires. Elle utilise les outils technologiques de l'information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS 1. Assister et soutenir le personnel du service à l'égard de l'ensemble des activités de secrétariat et administratives. 2. Accomplir un ensemble de tâches relatives à l'accueil du service d'orientation. 3. Assurer une gestion documentaire et la tenue des dossiers efficace. 4. Effectuer diverses activités relatives à la préparation de la paie. 5. Veiller au maintien de l'inventaire de la papeterie et à son approvisionnement. 6. Toute autre activité connexe sans être limitatif. Qualifications requises Scolarité/Expérience :

• Diplôme d'études professionnel (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente ;
• Expérience pertinente d'au moins quatre (4) années.

Autres conditions exigées :

• Savoir être nécessaire pour accueillir chaleureusement les employés et les étudiants possiblement en difficulté;
• Niveau avancé de la langue française orale et écrite ;
• Connaissance d'un environnement informatique et outils en bureautique :
• Microsoft Office :
• Word niveau avancé;
• Excel niveau avancé;
• Connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d'un secrétariat.

Qualifications souhaitées

• Discrétion et confidentialité de mise ;
• Tolérance face aux échéanciers serrés ;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément de façon autonome ;
• Autonomie, initiative, sens de la planification, de l'organisation, de l'établissement des priorités et des responsabilités ;
• Habiletés relationnelles avec une clientèle diversifiée (étudiants en situation de handicap, clientèle multiculturelle, des Premières Nations et Inuits ainsi que de la communauté LGBTQ2+) ;
• Capacité de travail au sein d'une équipe multidisciplinaire
• Esprit d'équipe et habiletés de relations interpersonnelles.

Tests requis : Remarques : Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu'avec celles retenues pour une entrevue. Le Collège Ahuntsic souscrit au principe d'égalité des chances en emploi. Il applique un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités ethniques, les minorités visibles et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l'assistance pour le processus de présélection et de sélection.