Coordonnatrice, coordonnateur à la gestion des études

Description

VOTRE GROUPE DE TRAVAIL

Service des études

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la direction de la supérieure ou du supérieur immédiat, assume des tâches à caractère pédagogique et administratif relatives au cheminement académique, à la gestion et à la diffusion des programmes et des cours sous la responsabilité d’un département, ainsi qu’à l’encadrement des étudiants. Voit au respect et à l’application des politiques et règlements qui régissent les études de premier cycle et de cycles supérieurs. Agit auprès des étudiants. Collabore avec le personnel qui assume l’encadrement, soit les professeurs, les personnes chargées d’encadrement et les personnes tutrices, et tout autre personnel des autres directions ou services liés aux étudiants. Forme, informe et dirige du personnel de soutien. S’implique dans des projets institutionnels. Assure la mise en place des mécanismes de coordination interdirection ou interservices nécessaires à l’accomplissement des responsabilités du département et du Service des études. Peut être appelé à représenter son service et l’établissement. 

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

• Analyse des dossiers d’étudiants en conformité avec la réglementation et les politiques institutionnelles en ce qui a trait notamment à l’admission, à l’inscription, à la reconnaissance des acquis, aux restrictions dans la poursuite des études et à la diplomation; recueille l’information pertinente aux prises de décisions, formule et assure les suites de ses recommandations et avis; au besoin, établit ou modifie un cheminement académique.
• Communique avec les étudiants, actifs ou potentiels, directement ou avec la collaboration du personnel de soutien, pour toute question concernant son parcours ou son projet académique; reçoit et communique l’information pour toute question concernant les programmes et les cours auprès des services, des ressources concernées et des partenaires externes.
• Détermine des stratégies de réussite étudiante et des actions associées à prendre dans les cheminements académiques; participe à leur développement et voit à leur mise en application et à leur évaluation.
• Contribue à l’élaboration, à la rédaction et à l’analyse des dossiers de présentation de cours et de programmes, de modification de programmes et de révision de cours, notamment sur le cadre règlementaire, la structure de programme, la formule d’encadrement programme et de particularités pédagogiques, afin de s’assurer de leur conformité réglementaire. Coordonne l’ouverture et l’offre trimestrielle des cours et des programmes. Élabore et assure le suivi de cheminements des étudiants lors de la mise à terme des programmes.
• Conseille le personnel d’encadrement appelé à intervenir auprès des étudiants sur les stratégies et les moyens d’intervention pédagogique les plus appropriés, et l’assiste dans l’exécution de ses tâches.
• Dans l'accomplissement de ses fonctions, est appelé à diriger du personnel de soutien et à le former, à répartir, à évaluer la charge de travail et à en vérifier l'exécution. Elle planifie et organise le travail, analyse différents indicateurs pour suivre et améliorer les méthodes de travail, communique et tient à jour les informations pertinentes et, à la demande de la supérieure ou du supérieur immédiat donne son avis lors de l’évaluation.
• Conseille les étudiants et autorise les inscriptions en fonction du cheminement dans le programme, incluant les grades par composantes. Procède à l’analyse des demandes hors règlement et émet les recommandations pertinentes; valide les modalités lors de levées d’exclusion; collabore à l’élaboration du dossier des cas présumés de plagiat et de fraude; est informé lors de réception de plaintes des étudiants et émet une recommandation, s’il y a lieu.
• Assure le lien entre son secteur d’activité et les départements et directions ou service de l’Université TÉLUQ en matière d’ouverture de programmes et de diffusion des cours, notamment en coordonnant le recueil des informations requises pour l’établissement de l’offre de cours et des mesures à prendre auprès des étudiants en situation de validation de cours, de retard ou lors d’indisponibilité du matériel de cours. Conseille les professeurs sur les aspects règlementaires et sur le cheminement menant aux approbations requises des demandes en lien avec l’offre de cours et de programmes dans les instances administratives.
• Coordonne les opérations d’évaluation des programmes, des cours et de l’encadrement conformément aux politiques institutionnelles; assiste les différents comités d’évaluation dans l’exécution de recherches, d’enquêtes ou d’études requises et produit les rapports afférents.
• Rédige des rapports, procédures et autres documents pertinents à sa fonction, ou s’assure de la conformité de la rédaction de tels documents, ainsi que de leur réalisation et de la disponibilité de l’information; voit à sa diffusion et à son expédition auprès des personnes, organismes ou institutions concernées; peut agir à titre de représentant de son supérieur dans la négociation d’ententes relatives aux cours et aux programmes.
• Organise, participe ou anime des rencontres, des comités ou des réunions, à l’interne ou à l’externe. Agit à titre de représentant de son service sur différents comités.
• Assure, lorsque requis, les suites des décisions prises.
• Collabore au développement, à l’implantation ainsi qu’à la mise à jour des systèmes informatiques et des différents portails et outils. Assure la formation et le soutien auprès des utilisateurs.
• Collabore à la définition des stratégies et des formules d’encadrement des étudiants dans les programmes et les cours, et voit à leur mise en application, notamment par une participation à la formation du personnel d’encadrement.
• Collabore à l’organisation, à la planification et à la tenue de diverses activités telles que séances d'information, journées d’étude, colloque, salon, événement médiatique, accueil des étudiants ou toute autre cérémonie les impliquant.
• Collabore aux appels de candidatures, à la sélection et à la formation du personnel d’encadrement et assure un soutien administratif.
• Maintient à jour ses connaissances afin d’assurer la réalisation optimale de ses tâches.

Exigences

EXIGENCES

• Scolarité : Baccalauréat dans une discipline appropriée, notamment en orientation scolaire ou professionnelle, en sciences de l’éducation, en administration.
• Expérience : 3 ans d'expérience pertinente.

AUTRES

• Maîtrise du logiciel Excel et des principaux outils d'Office 365
• Bonne habiletés de communication, tant à l’oral qu'à l’écrit.
• Excellente maitrise du français écrit
• Sens de l'organisation
• Esprit de collaboration et capacité à travailler en équipe
• Bonnes capacités d'analyse, de jugement et de résolution de problèmes
• Atout : bonne connaissance des trois cycles d’études.

Salaire et avantages

MODE DE TRAVAIL

Possibilité de télétravail 5 jours, sauf besoins occasionnels

TYPE DE POSTE

Remplacement 1 an, possibilité de prolongation

Salaire: 36,65 $ - 62,01 $

Adresse où postuler