Adjoint administratif

Gestion Immobilière Lafrance et Mathieu inc. , chef de file dans la gestion immobilière à Québec, est une entreprise familiale reconnue pour son expertise, avec plus de 35 ans d'expérience dans la gestion financière et opérationnelle d’immeubles commerciaux et résidentiels, y compris les syndicats de copropriété.

• Un environnement de travail dynamique, avec des outils technologiques de pointe
• Une culture d’entreprise humaine qui valorise la collaboration, le respect et l’esprit d’équipe
• La possibilité de télétravail (deux jours par semaine non consécutifs)
• Une équipe engagée et collaborative
• Un horaire de travail flexible
• Une assurance collective
• Un service de télémédecine accessible à tous les employés
• Un régime de retraite
• Un club social actif

L'adjoint administratif au service à la clientèle coordonne l’ensemble des activités entourant la gestion administrative des copropriétés. Il constitue le point de référence central pour les comptes clients dont il est responsable et le pivot entre les différents départements. Son rôle est crucial dans le maintien d’une communication pertinente et efficace entre les CA, les résidents et tous les autres intervenants.

Vos responsabilités :

• Conseiller le CA des projets dont il est responsable.
• Coordonner la préparation et le suivi des assemblées annuelles et spéciales de la copropriété : planification, réservation de salle, rédaction des projets de règlements, avis de convocation, procurations, bulletins de vote, etc., selon le calendrier de chaque copropriété.
• Assurer la réception et la répartition des demandes de toute nature qui émanent du conseil d’administration des copropriétés.
• Organiser une rencontre entre les différents intervenants et les conseils d’administration lors de la signature d’un nouveau contrat.
• Procéder à l’ouverture de dossier des nouveaux projets.
• Gérer les demandes et questions plus complexes des résidents qui ne sont pas résolues par les agents du service à la clientèle.
• Faire le pont entre les CA des copropriétés et les autres départements de l’entreprise.
• Collaborer étroitement avec les chargés de projet - opérations associés aux comptes dont il est responsable.
• Veiller à transmettre l’information pertinente aux copropriétaires, aux résidents et aux tiers conformément aux règlements de la copropriété
  • Coordonner l’émission et l’échéancier des communications clients (lettres, courriels, avis, communiqués, etc.).
  • Assister le conseil d’administration dans des tâches administratives.
• Informer les conseils d’administration sur certains aspects légaux entourant la copropriété.
• Tenir les dossiers des copropriétés à jour dans l’espace-client.
• Monter les chartes de copropriétés selon les modèles fournis.
• Tenir à jour les documents de référence – tableaux des procédures établies avec les CA.

Profil recherché : 

• Orienté service à la clientèle
• Excellente communicateur
• Organisé et rigoureux
• Autonome et débrouillard
• À l’aise avec les outils technologiques
• Professionnel et diplomate
• Ayant un bon esprit d’équipe
• Avec une expérience dans un poste similaire