Stagiaire administratif et suivi des coûts

Pulsar est à la recherche d’un ou une  Stagiaire – Administratif et suivi des coûts

Nous façonnons la mobilité de demain. 

Nous souhaitons que chacun ait l’impression que sa voix compte, que toutes les cultures sont respectées et que les points de vue, aussi variés soient-ils, sont non seulement bienvenus, mais également essentiels à notre succès. Nous nous traitons mutuellement avec équité et dignité, sans égard à la race, au genre, à la nationalité, à l’origine ethnique, à la religion, à l’âge, à l’orientation sexuelle ou à tout autre aspect distinctif. 

Si vous aimez les défis et évoluer dans un contexte quelquefois imprécis, où les attentes sont grandes et le travail ne manque pas, lisez ce qui suit!

Le stagiaire administratif et suivi des coûts assure le traitement, l’analyse et le suivi des données administratives liées à la planification, aux coûts et à la gestion des ressources pour les projets en cours. Il collabore étroitement avec les planificateurs pour garantir le respect des normes de refacturation, des budgets et des rapports journaliers.

• Recueillir, analyser et préparer les données ou les informations nécessaires à la réalisation des divers mandats du service planification générale et des ressources;
  
• Traiter, analyser et évaluer les dossiers administratifs ayant un lien avec les activités de travaux (organisation du travail, gestion financière, suivi des demandes administratives des clients internes et externes, etc.);
  
• Participer au développement des outils de planification et de suivi d’occupation des ressources et assurer la mise à jour périodique de ces outils et des données, selon les besoins du service;
  
• En collaboration avec les planificateurs, établir le suivi des coûts reliés à la maintenance et aux travaux de construction restants.
  
• Effectuer des activités à caractère administratif associées à la gestion des contrats, l’assurance qualité et le traitement des malfaçons et déficiences relevées par le client.
  
• Faire des suivis périodiques avec les chargés de projet et effectuer les analyses liées au budget, aux contrats, à la planification des travaux ainsi qu'au processus de gestion des refacturations internes et externes;
  
• Rassembler des données et préparer des rapports périodiques;
  
• Rédiger ou collaborer à la rédaction des rapports ou autres documents administratifs de toutes sortes;
  
• Agir comme intermédiaire avec les autres services en leur fournissant les informations pertinentes, notamment en lien avec la planification, les besoins de mobilisation des ressources et les coûts associés;
  
• Participer occasionnellement à la préparation des offres de service et notamment la préparation des plans de travail;
  
• Assister le chef du service et participer aux activités nécessaires au bon fonctionnement de la collecte de données.
  
• Assister les planificateurs et le chef du service.
  
• Exécuter toutes autres tâches administratives nécessaires au fonctionnement du service.
  

Profil

• · Expérience pertinente à titre d’adjointe administrative ou adjoint administratif en soutien de direction ou autres fonctions similaires;
• · Excellente connaissance du français;
• · Maîtrise de la suite Office : TEAMS, Word, PowerPoint, Excel;
• · Bonne connaissance d’autres logiciels : Acrobat Adobe Pro et Maximo
• · Habileté à travailler sur des chiffriers avancés sur Excel;
• · Habileté avec les aspects de base de la comptabilité, de suivi financier des projets et de la refacturation;
• · Sens de l’organisation et capacité de gestion des priorités;
• · Dynamisme et capacité d’adaptation;
• · Aptitude à travailler en équipe;
• · Bon jugement, rigueur et créativité;
• · Polyvalence (habileté éprouvée à gérer plusieurs dossiers simultanément);
• Expérience dans le transport guidé (un atout).