Chef(fe) de bureau

Relevant de la PDG, le ou la Chef(fe) de bureau agit comme partenaire stratégique de premier plan, contribuant à l’efficacité, à l’alignement et à l’impact des priorités de la PDG et de l’organisation. Il ou elle joue un rôle clé dans la traduction des priorités stratégiques en actions concrètes, en assurant la coordination des initiatives transversales, le suivi des dossiers critiques et possiblement la représentation de la PDG auprès d’instances internes et externes. Ce poste se distingue clairement d’un rôle de coordination administrative : il s’agit d’une fonction exécutive, influente et décisionnelle, au cœur des enjeux stratégiques de l’organisation. 

DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS :

Appui stratégique à la PDG  

• Contribuer à la réflexion sur les priorités organisationnelles, les orientations et les décisions clés; 
• Agir comme gestionnaire de projet dans l’élaboration et la mise en oeuvre du plan stratégique de la Société; 
• Agir comme gestionnaire de plusieurs autres projets structurants et diversifiés de la Société;
• Anticiper les enjeux, risques et opportunités, et formuler des recommandations; 
• Préparer et structurer les dossiers stratégiques à fort impact; 
• Participer à la préparation des rencontres du comité de direction; 
• Contribuer à la cohérence des décisions et des messages. 

Pilotage et exécution des priorités stratégiques 

• Assurer la coordination et le suivi des initiatives stratégiques transversales, incluant le suivi des KPI; 
• Traduire les orientations de la PDG en plans d’action concrets; 
• Suivre l’avancement des priorités clés (plan d’action annuel) et en assurer la reddition de comptes; 
• Lever les obstacles organisationnels et accélérer la prise de décision. 

Représentation et délégation  

• Représenter la PDG à certains comités internes et externes; 
• Porter les orientations stratégiques et assurer un alignement organisationnel; 
• Influencer et mobiliser les parties prenantes autour des priorités.

Appui à l’équipe de direction 

• Travailler étroitement avec les membres du comité de direction; 
• Favoriser la collaboration et l’alignement interfonctionnel.

Gestion de l’agenda stratégique 

• Optimiser l’utilisation du temps de la PDG en fonction des priorités stratégiques; 
• Assurer la préparation des rencontres critiques (contenu, messages, objectifs); 
• Identifier les arbitrages nécessaires et proposer des recommandations. 

QUALIFICATIONS REQUISES :  

• Formation universitaire pertinente (administration, économie, politiques publiques, etc.); 
• Expérience significative (10 ans et plus) incluant de l’expérience dans des rôles stratégiques ou de direction;
• Toute combinaison de formation et d'expérience jugée équivalente sera considérée;
• Excellente connaissance en gestion de projets et changements organisationnels; 
• Expérience en environnement complexe (grande organisation, secteur public ou parapublic, cabinet, conseil stratégique, etc.); 
• Exposition aux enjeux de gouvernance ou aux relations institutionnelles (atout important); 
• Posséder une connaissance approfondie des différents logiciels administratifs ainsi que de la suite Microsoft Office 360. Une connaissance approfondie des outils informatiques est recherchée. 

COMPÉTENCES RECHERCHÉES :  

• Forte capacité d’analyse et de synthèse; 
• Capacité à influencer sans autorité directe; 
• Crédibilité auprès de dirigeants et parties prenantes de haut niveau; 
• Capacité à gérer plusieurs priorités complexes simultanément; 
• Forte orientation résultats et sens de l’initiative; 
• Excellentes connaissances des meilleures pratiques en matière de gestion de projet et d’un tableau de bord; 
• Excellentes connaissances en gestion de changement organisationnel;
• Excellente capacité de communication orale et écrite (français et anglais); 
• Capacité à vulgariser des enjeux complexes;
• Aisance dans les environnements politiques et sensibles.