Adjoint(e) administratif(ve) - gestion de flotte

Sous la supervision du directeur de services – Gestion de la flotte d'équipement, l'adjoint(e) administratif(ve) assure le soutien administratif et opérationnel du département. Il ou elle est responsable de la gestion des registres administratifs, du contrôle des actifs administratifs associés à la flotte, de la production d'indicateurs de performance (KPI) ainsi que de la préparation de rapports permettant d'appuyer la prise de décision.

Par sa rigueur, son sens de l'organisation et son souci de l'exactitude, cette personne contribue à la qualité des données, à la conformité des processus et à l'amélioration continue des opérations. Elle joue un rôle clé dans le maintien d'une gestion efficace, sécuritaire et proactive de la flotte d'équipement.

• Attribuer, remplacer et assurer le suivi des cartes de carburant;
• Maintenir à jour le registre des cartes de carburant;
• Attribuer et gérer les cartes d'accès aux barrières et autres accès contrôlés;
• Maintenir à jour le registre des cartes d'accès;
• Gérer le registre des clés des véhicules, équipements, ateliers et bâtiments;
• Effectuer les suivis liés aux remises, retours, pertes ou remplacements des actifs administratifs.

Gestion documentaire

• Maintenir à jour les différents registres administratifs du département;
• Assurer l'exactitude des données dans les systèmes de gestion;
• Effectuer les mises à jour administratives concernant les unités et les utilisateurs;
• Classer et archiver les documents conformément aux procédures de l'entreprise.

Rapports et indicateurs de performance

• Produire les rapports périodiques de gestion de flotte;
• Compiler et analyser les données opérationnelles;
• Produire les tableaux de bord et les indicateurs de performance (KPI);
• Participer au développement et à l'amélioration des outils de suivi;
• Effectuer les validations nécessaires afin d'assurer l'intégrité des données.

Soutien administratif

• Préparer différents documents administratifs;
• Collaborer avec les contremaîtres, superviseurs et les différents intervenants internes;
• Répondre aux demandes d'information relatives à la gestion de la flotte;
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs;
• Effectuer toute autre tâche connexe demandée par son supérieur immédiat.

Profil recherché :

Vous êtes une personne reconnue pour :

• Votre excellent sens de l'organisation;
• Votre rigueur et votre souci du détail;
• Votre autonomie et votre sens des priorités;
• Votre esprit d'analyse;
• Votre discrétion et votre respect de la confidentialité;
• Votre capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Vos habiletés en communication et votre esprit de collaboration.

Exigences :

• DEP, AEC ou DEC en administration, bureautique, comptabilité ou dans un domaine connexe;
• Minimum de deux (2) années d'expérience pertinente dans un poste administratif;
• Excellente maîtrise de Microsoft Office, particulièrement Excel (niveau intermédiaire à avancé), Word et Outlook;
• Bonne capacité à produire des rapports, compiler des données et assurer le suivi de registres.

Atouts

• Expérience avec un logiciel ERP, un système de gestion de flotte ou une GMAO;
• Connaissance du domaine des équipements lourds, du transport ou de la construction;
• Expérience en gestion documentaire;
• Connaissance des indicateurs de performance (KPI);

Expérience avec Power BI ou tout autre outil de visualisation de données.

• Salaire concurrentiel selon l'expérience;
• Régime d'assurances collectives;
• Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);
• Congés mobiles et congés de maladie;
• Programme d'aide aux employés (PAE);
• Programme de formation et de développement;
• Prime de référencement;
• Salle d'entraînement;
• Activités sociales;
• Programme de reconnaissance.

• DEP, AEC ou DEC en administration, bureautique, comptabilité ou dans un domaine connexe;
• Minimum de deux (2) années d'expérience pertinente dans un poste administratif;
• Excellente maîtrise de Microsoft Office, particulièrement Excel (niveau intermédiaire à avancé), Word et Outlook;
• Bonne capacité à produire des rapports, compiler des données et assurer le suivi de registres.
• Bonne capacité à travailler dans un environnement dynamique et d'adaptation