Réceptionniste / Coordonnateur(trice) au soutien administratif

Les tâches

• Accueillir les visiteurs et assurer la gestion des appels téléphoniques;
• Gérer le courrier, les envois et différents documents administratifs;
• Veiller au bon fonctionnement du bureau : fournitures, espaces communs, demandes de service, stationnements et relations avec les fournisseurs;
• Préparer les espaces et le matériel nécessaires pour l’arrivée des nouveaux employés;
• Effectuer les réservations de voyages pour les membres de la direction et assurer les suivis nécessaires;
• Préparer et effectuer le suivi des comptes de dépenses;
• Coordonner la logistique des réunions de direction : réservation de salles, repas et autres besoins;
• Offrir du soutien aux employés concernant les cartes de crédit d’entreprise et les comptes de dépenses;
• Créer et mettre à jour certains profils utilisateurs sur les différentes plateformes administratives;
• Participer à la gestion des plateformes de voyages et effectuer certaines réservations d’hébergement et de transport;
• Mettre à jour différentes procédures et différents documents administratifs;
• Collaborer avec l’adjointe de direction sur différents dossiers et activités internes;
• Effectuer toute autre tâche connexe permettant d’assurer le bon déroulement des activités du bureau.

Avantages

• Salaire compétitif, établi selon l’expérience.
• Possibilité de permanence.
• Un poste polyvalent offrant une expérience diversifiée, bien au-delà de la réception traditionnelle.
• Emplacement facilement accessible, à quelques pas de la station de métro Longueuil.
• Bureaux modernes et environnement de travail agréable.

Exigences du poste

• DEC en administration, en bureautique ou expérience de travail équivalente;
• Environ 5 ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif auprès de plusieurs intervenants internes;
• À l’aise dans un environnement dynamique comportant des interruptions fréquentes;
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office;
• Bilinguisme français et anglais intermédiaire requis, puisque la personne devra communiquer régulièrement avec des équipes et des fournisseurs à l’international (environ 20% du temps en anglais).
• Capacité à travailler de façon autonome et à gérer plusieurs dossiers en parallèle;
• Flexibilité, rapidité d’exécution et facilité d’apprentissage.