Administration médicale / Coordinateur(trice) de chirurgie Orthopédique - Temps plein

Le Centre de Chirurgie Carré Westmount est une clinique privée située au centre-ville de Montréal, avec un accès direct au métro Atwater. L’établissement est doté de deux blocs opératoires, de deux salles de procédures mineures et d’une salle de réveil pouvant accueillir jusqu’à 10 patients.

Ayant à cœur d’offrir des services de santé humains et de qualité, la clinique se positionne comme un chef de file des blocs opératoires privés au Québec, tant par la variété des chirurgies offertes (générale, bariatrique, orthopédique, neurologique, etc.) que par l’excellence des soins prodigués.En raison du vif succès de la clinique et d’une croissance soutenue de ses activités au cours de la dernière année, nous sommes activement à la recherche de nouveaux talents partageant nos valeurs afin de rejoindre notre équipe.

Vous souhaitez évoluer dans un environnement dynamique, professionnel et stimulant, au sein d’une équipe collaborative et bienveillante? Ce poste est pour vous.

Présentation du poste

Le(la) Coordinateur(trice) de chirurgie est responsable de la coordination des chirurgies du secteur Orthopédie et relève directement du chef d’équipe du département Orthopédie

Le titulaire du poste assure la coordination administrative et opérationnelle des trajectoires chirurgicales des patients. Il(elle) agit comme personne ressource entre les patients, les chirurgiens, les cliniques externes et les différentes équipes internes afin d’assurer une planification efficace, un suivi rigoureux des interventions chirurgicales ainsi qu’un accompagnement optimal des patients dans leurs démarches préopératoires.

Il(elle) veille au respect des échéanciers, des protocoles et des standards de qualité du WSSC.

Responsabilités principales

1. Coordination des chirurgies

• Assurer la cédulation et la coordination des chirurgies des patients.
• Organiser et optimiser les journées opératoires selon les disponibilités et les priorités cliniques.
• Assurer le suivi des cédulations avec les chirurgiens, les cliniques externes et les différents départements concernés.
• Effectuer les suivis liés aux modifications, reports ou annulations de chirurgie.

2. Accompagnement des patients

• Accompagner les patients dans leurs démarches préopératoires.
• Communiquer de manière claire et professionnelle les informations pertinentes aux patients.
• Répondre aux questions et assurer un suivi rigoureux des dossiers patients.
• Offrir une expérience patient humaine, rassurante et professionnelle tout au long du parcours chirurgical.

3. Activités administratives et suivi

• Réceptionner et traiter les requêtes opératoires.
• Établir et transmettre les requêtes préopératoires.
• Assurer la mise à jour et la documentation des dossiers chirurgicaux.
• Communiquer les programmes opératoires aux équipes concernées.
• Documenter l’ensemble du processus de cédulation conformément aux procédures établies.

4. Collaboration et amélioration continue

• Collaborer avec l’équipe administrative, les équipes de nursing en préadmission et soins post-opératoires, les chirurgiens et les cliniques externes.
• Maintenir des communications efficaces avec l’ensemble des intervenants internes et externes.
• Contribuer à l’amélioration continue des processus de coordination chirurgicale.
• Favoriser un environnement de travail sain, collaboratif et professionnel.
• Effectuer toute autre tâche connexe à la demande du supérieur immédiat.

A. Exigences et qualifications

• Expérience pertinente en coordination, cédulation médicale ou milieu clinique.
• Bonne maîtrise des outils Microsoft Office et aisance avec les outils informatiques.
• Expérience en gestion d’appels et service à la clientèle.
• Connaissance du logiciel de gestion de patients Myle (un atout).
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, afin d’assurer les communications avec une clientèle locale et internationale.
• Expérience en milieu chirurgical ou médical (atout important).

B. Compétences recherchées

• Écoute et empathie.
• Entraide et esprit d’équipe.
• Bon sens et logique organisationnelle.
• Esprit critique constructif.
• Jugement professionnel impartial et objectif.
• Excellentes habiletés communicationnelles et relationnelles.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement dynamique.
• Sens de l’organisation et gestion des priorités.

C. Critères de performance

• Qualité du service offert aux patients.
• Feedbacks des patients et des membres de l’équipe.
• Qualité des communications et des suivis effectués.
• Ponctualité et présence au travail.
• Taux de conversion et efficacité de la cédulation des chirurgies.
• Respect des délais et des procédures établies.

D. Objectifs du poste

• Améliorer le rendement et les processus de cédulation des chirurgies.
• Offrir aux patients une expérience professionnelle, humaine et concurrentielle.
• Contribuer à l’organisation de journées opératoires optimales et efficaces.
• Participer à l’évolution de l’équipe dans un environnement de travail sain, collaboratif et motivant.

E. Conditions et lieu de travail

• 22$ à 25$ par heur selon expérience
• Poste à temps plein – 40 heures par semaine.
• Mode de travail hybride / télétravail.
• Lieu de travail principal : Bureaux 801.

F. Avantages

• Horaire flexible.
• Pauses payés
• Mode de travail hybride / télétravail.
• 3 semaines de vacances annuelles.
• Assurance collective médicale.
• Programme d’aide aux frais de transport en commun.
• Environnement de travail professionnel, humain et collaboratif.
• Équipe dynamique et environnement en croissance.