Spécialiste de la paie, des taxes et de la conformité

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Résumé du poste

Le ou la Spécialiste de la paie, des taxes et de la conformité soutient l’administration des enregistrements fiscaux multi-États, de la documentation liée à l’emploi ainsi que de la gestion des données dans le SIRH. Ce poste est responsable du maintien des comptes fiscaux employeur, du soutien aux processus de documentation des employés, du suivi des exigences de conformité et de l’exactitude des données de la main-d’œuvre dans les systèmes SIRH et de paie.

La personne idéale est très organisée, rigoureuse et capable de gérer plusieurs processus administratifs et liés à la conformité dans un environnement multi-États en évolution rapide.

Principales responsabilités

Administration de la conformité fiscale étatique

• Effectuer des recherches sur les exigences des agences fiscales fédérales, étatiques et locales, et recueillir les renseignements nécessaires aux enregistrements, mises à jour et activités de conformité.
• Traiter les enregistrements fiscaux des employeurs auprès des autorités étatiques et locales pour les nouvelles entités, acquisitions et nouveaux sites.
• Gérer les comptes fiscaux employeur, y compris les numéros de compte, les identifiants d’accès en ligne, les contacts des agences et les dossiers d’enregistrement.
• Maintenir les dossiers de conformité fiscale, les pièces justificatives et les registres de comptes.
• Tenir à jour les calendriers de conformité fiscale et les échéanciers de production.
• Soutenir la gestion des comptes liés à l’assurance-chômage, à la retenue à la source, à l’invalidité, aux congés payés et aux taxes locales.
• Soumettre, au besoin, les mises à jour de compte, changements d’adresse, changements de propriété, réactivations et fermetures de compte.
• Assurer le suivi des avis fiscaux reçus des autorités étatiques et locales et coordonner les actions nécessaires.
• Participer aux échanges avec les agences, aux demandes d’information et aux questions liées à la fiscalité.
• Soutenir les audits fiscaux et fournir la documentation et les dossiers requis.

Administration de la documentation d’emploi

• Maintenir les modèles de documents d’emploi, les bibliothèques de documents et le contrôle des versions.
• Préparer, tenir à jour et distribuer les documents liés à l’emploi, y compris les lettres d’offre, contrats de travail, avis de changement de rémunération, accusés de réception de politiques, ententes de commissions et autres documents relatifs à la main-d’œuvre.
• Soutenir les processus de documentation liés à l’intégration, aux changements de statut des employés, aux changements de rémunération et aux départs.
• Assurer le suivi de la complétion, de la collecte et de l’exécution des documents requis pour les employés.
• Maintenir les dossiers électroniques du personnel et les systèmes de gestion documentaire.
• Veiller à ce que les dossiers des employés soient conservés conformément aux politiques de l’entreprise, aux exigences de conservation des documents et aux règlements applicables.
• Effectuer des audits réguliers des dossiers employés et de la documentation afin d’en assurer l’exactitude, l’exhaustivité et la conformité.

Soutien à la conformité et au SIRH

• Surveiller les lieux de travail des employés, les juridictions fiscales et les données de la main-d’œuvre afin d’assurer la conformité aux exigences fédérales, étatiques et locales.
• Assurer le suivi des échéances de conformité, des obligations de déclaration et des exigences réglementaires.
• Participer à la maintenance du SIRH, aux mises à jour des données employés, aux audits système, aux rapports et aux initiatives liées à l’intégrité des données.
• Vérifier l’exactitude, l’exhaustivité et la conformité des dossiers employés, des données de paie, des paramètres fiscaux et des informations du SIRH.
• Identifier les documents manquants et coordonner leur obtention auprès des employés, gestionnaires et parties prenantes internes.
• Maintenir les journaux de conformité, suivis, rapports et dossiers électroniques des employés.
• Organiser et conserver la documentation fiscale, de conformité et des employés conformément aux politiques de l’entreprise et aux exigences de conservation des dossiers.
• Répondre aux demandes internes concernant les dossiers employés, les comptes fiscaux, la documentation de conformité et les données du SIRH.
• Collaborer avec les équipes de la paie, de la comptabilité, de l’acquisition de talents et des opérations afin de soutenir les activités de conformité liées à la main-d’œuvre.
• Soutenir les audits de paie, les revues de conformité, les déclarations réglementaires et autres initiatives liées à la conformité.
• Participer aux acquisitions, aux implantations de systèmes et aux projets de nettoyage de données.
• Contribuer aux efforts d’amélioration des processus visant à renforcer la conformité, la précision des rapports, l’efficacité opérationnelle et l’intégrité des données

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales ou baccalauréat, un atout.
• Minimum de 2 ans d’expérience en paie, ressources humaines, conformité fiscale, administration SIRH ou dans un domaine connexe.
• Expérience auprès d’employeurs multi-États, un atout.
• Bonne connaissance des processus de documentation d’emploi et de conformité.
• Expérience avec les systèmes SIRH et de paie.
• Grande rigueur et excellentes aptitudes organisationnelles.
• Maîtrise de Microsoft Excel et des outils de production de rapports.
• Capacité à gérer plusieurs projets et échéances simultanément.