Responsable - Accès patients, réclamations et aide financière / Manager - Patient Access, Claims and Financial Assistance (Saint-Laurent, QC)

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Type de poste : Temps plein

Service : Pharmacie

Lieu de travail : 4800 Dobrin St., Saint-Laurent, QC, H4R 2p8

Heures de travail : Lundi au vendredi de 9 h à 17 h

Modalités de travail : Hybride

Fière entreprise canadienne, Sentrex Health Solutions est un distributeur spécialisé, entièrement intégré, et un fournisseur de services de soutien aux fabricants de produits pharmaceutiques, aux médecins et à leurs patients. Nous offrons des solutions novatrices permettant de veiller à ce que les patients aient accès au soutien dont ils ont besoin pour optimiser les résultats de leur traitement. Ce poste est destiné à notre pharmacie partenaire affiliée, Raji Al-Kurdi Pharmacien Inc. Le candidat retenu sera embauché par Raji Al-Kurdi Pharmacien Inc.

Le poste offert

Le ou la responsable - Accès patients, réclamations et aide financière est responsable de coordonner le cycle complet d'accès aux traitements de spécialité, incluant la validation de la couverture d'assurance, le suivi des autorisations, la gestion des aides financières aux patients, la soumission des réclamations aux manufacturiers et aux programmes de support aux patients (PSP), la documentation des procédures et aide-mémoires liés au poste, ainsi que la conciliation des montants à recevoir. Le rôle consiste à analyser les rapports Power BI, identifier les écarts de facturation ou les risques de remboursement, déléguer les corrections ou démarches requises aux techniciens en pharmacie et aux spécialistes en remboursement, puis assurer le suivi de chaque dossier jusqu'à sa résolution complète. La personne travaille en étroite collaboration avec l'équipe pharmacie, les spécialistes en remboursement, les assureurs, les manufacturiers, les PSP, les patients et l'équipe finance.

Votre journée de travail type (ce que vous ferez ici) :

• Gérer et suivre les réclamations liées aux médicaments de spécialité, aux aides financières patients et aux montants avancés par la pharmacie.
• Vérifier que les médicaments sont approuvés par les assureurs publics ou privés avant la facturation ou la dispensation, lorsque requis.
• Identifier les dossiers où l'approbation d'assurance est manquante, refusée, incomplète, expirée ou non conforme aux exigences de facturation.
• Effectuer les suivis nécessaires auprès des assureurs, manufacturiers, PSP ou autres intervenants, et déléguer certaines démarches aux spécialistes en remboursement lorsque pertinent.
• Superviser les dossiers de remboursement délégués jusqu'à leur résolution, incluant les autorisations spéciales, renouvellements, refus, appels, documents manquants et délais de traitement.
• Analyser les rapports Power BI afin d'identifier les erreurs de facturation, écarts de paiement, montants à réclamer, montants non remboursés et dossiers à risque.
• Valider les informations dans Kroll, incluant la couverture d'assurance, les restrictions des tiers payeurs, les codes applicables, la coordination des bénéfices, les montants patients et les dates de service.
• Diriger les corrections nécessaires aux techniciens en pharmacie, fournir des instructions claires et confirmer que les transactions ont été corrigées adéquatement.
• Soumettre les demandes de remboursement aux manufacturiers ou aux PSP, incluant via les portails PSP, SAP Ariba ou toute autre plateforme applicable.
• Collaborer avec l'équipe comptable afin de concilier les montants à recevoir, les remboursements reçus et les écritures liées dans Xero.
• Maintenir un suivi structuré par patient, médicament, manufacturier, programme, assureur, montant à recevoir et statut de remboursement.
• Rédiger, mettre en place et maintenir les procédures, aide-mémoires, guides de référence rapide, instructions, listes de vérification et autres documents liés au remboursement, à la soumission des aides financières, à la gestion des réclamations et aux flux de travail connexes.
• Préparer des suivis périodiques sur les réclamations ouvertes, montants en attente, délais de remboursement, écarts identifiés et enjeux récurrents.
• Escalader rapidement les dossiers problématiques afin de limiter les pertes financières, les délais de traitement et les enjeux d'accès aux traitements pour les patients.
• Participer à l'amélioration continue des procédures, outils de suivi, rapports Power BI et flux de travail liés aux réclamations et aides financières.
• Maintenir la confidentialité des renseignements patients et respecter les politiques internes, procédures opérationnelles normalisées (SOP) et exigences réglementaires applicables.
• Exécuter toute autre tâche administrative, opérationnelle ou connexe pouvant faire partie du rôle et des responsabilités confiées par la direction.

Ce dont vous avez besoin pour réussir

• Expérience en pharmacie spécialisée, programmes de support aux patients, remboursement, assurances, réclamations, comptes recevables ou analyse opérationnelle.
• Bonne compréhension des assurances privées, de la RAMQ, des autorisations spéciales, des cartes de copaiement, des programmes d'aide financière et des enjeux de facturation liés aux médicaments à coût élevé.
• Expérience avec Kroll fortement souhaitée.
• Très bonne maîtrise d'Excel et capacité à analyser des rapports Power BI; une expérience directe avec Power BI constitue un atout important.
• Aisance à travailler avec plusieurs plateformes technologiques, incluant Xero, SAP Ariba, les portails PSP/manufacturiers et les systèmes internes.
• Capacité à coordonner, déléguer et assurer le suivi du travail de spécialistes en remboursement ou de techniciens en pharmacie.
• Excellentes aptitudes organisationnelles, grande rigueur et souci élevé du détail.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers complexes en parallèle et à établir les priorités selon les risques patients, opérationnels et financiers.
• Excellentes habiletés de communication verbale et écrite en français et en anglais.
• Autonomie, jugement, proactivité et capacité à travailler avec un degré élevé d'indépendance.

Pourquoi vous joindre à notre pharmacie partenaire affiliée?

Nous valorisons nos employés! Nous offrons à nos employés permanents à temps plein :

• Salaire compétitif
• Cotisations OPQ et FARPOPQ payées

Notre pharmacie partenaire affiliée est fière d’être un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Elle le montre par son engagement à l’égard de la diversité, de l’inclusion, de l’appartenance, de l’équité et de l’accessibilité. Nous offrons un espace sécuritaire où tous les membres de l’équipe peuvent exprimer leur individualité.

Nous vous encourageons à postuler et acceptons toutes les offres d’emploi. Veuillez noter toutefois que seuls les candidats qui répondent aux exigences du poste seront invités à une entrevue. Nous pouvons offrir des mesures d’adaptation, sur demande, aux candidats qui participent au processus de sélection.

Les responsables du recrutement chez Sentrex peuvent utiliser des outils d'intelligence artificielle pour les aider dans le processus de recrutement

Position Type: Full Time

Department: Specialty Pharmacy / Operations

Work Location: 4800 Dobrin St., Saint-Laurent, QC, H4R 2p8

Work Arrangement: Hybrid

Work Hours: Monday to Friday, standard business hours

A proudly Canadian company, Sentrex Health Solutions is a fully integrated specialty distributor and patient support provider for pharmaceutical manufacturers, physicians, and their patients. We provide innovative solutions focused on ensuring patients have access and the support they need to maximize their treatment outcomes. We do this through strategic distribution models and patient support programs that are backed by powerful, integrated technology and experienced, cross-functional teams. Our core capabilities include Specialty Pharmacy Services, Customized Solutions for Warehouse, Wholesale & Distribution, Patient Support Programs, as well as HCP & Clinic Services.

Come and join our team! But first, let us tell you why we love working here:

• We are 100% Canadian with locations across the country
• State-of-the-art facilities to provide high-quality products and services
• The opportunity to be a part of a winning, high-performing team
• Collaborative, engaging workplace culture – we are passionate about our people!
• Flexible working environment that promotes a healthy work-life balance
• Diverse and inclusive culture where your talent and commitment to excellence is welcomed and valued
• High-growth environment that provides opportunities for learning and growth supported by our Employee Development Program and industry-leading, in-house corporate training offered throughout the year

The Opportunity

The Manager - Patient Access, Claims and Financial Assistance is responsible for coordinating the full access-to-treatment cycle for specialty medications, including insurance coverage validation, prior authorization follow-up, patient financial assistance management, manufacturer and Patient Support Program (PSP) claim submissions, documentation of related procedures and job aids, and reconciliation of amounts receivable. The role analyzes Power BI reports, identifies billing discrepancies or reimbursement risks, delegates required corrections or reimbursement tasks to pharmacy technicians and reimbursement specialists, and follows each file through to complete resolution. This position requires close collaboration with the pharmacy team, reimbursement specialists, insurers, manufacturers, PSPs, patients and the finance team.

A Day in the Life (What you will do here):

• Manage and monitor claims related to specialty medications, patient financial assistance and amounts advanced by the pharmacy.
• Verify that medications have been approved by public or private insurers before billing or dispensing, when required.
• Identify files where insurance approval is missing, denied, incomplete, expired or inconsistent with billing requirements.
• Perform the required follow-up with insurers, manufacturers, PSPs or other stakeholders, and delegate tasks to reimbursement specialists when appropriate.
• Oversee delegated reimbursement files until resolution, including special authorizations, renewals, denials, appeals, missing documents and processing delays.
• Analyze Power BI reports to identify billing errors, payment discrepancies, amounts to be claimed, unreimbursed amounts and high-risk files.
• Validate information in Kroll, including insurance coverage, third-party payer restrictions, applicable codes, benefit coordination, patient amounts and service dates.
• Direct necessary corrections to pharmacy technicians, provide clear instructions and confirm that transactions have been corrected appropriately.
• Submit reimbursement claims to manufacturers or PSPs, including through PSP portals, SAP Ariba or any other applicable platform.
• Collaborate with the accounting team to reconcile amounts receivable, reimbursements received and related entries in Xero.
• Maintain structured tracking by patient, medication, manufacturer, program, insurer, amount receivable and reimbursement status.
• Develop, write, implement and maintain procedures, job aids, quick-reference guides, instructions, checklists and other documentation related to reimbursement, financial assistance submissions, claims management and related workflows.
• Prepare periodic follow-ups on open claims, pending amounts, reimbursement delays, identified discrepancies and recurring issues.
• Escalate problematic files promptly in order to limit financial losses, treatment delays and patient access issues.
• Participate in the continuous improvement of procedures, tracking tools, Power BI reports and claims/financial assistance workflows.
• Maintain patient confidentiality and comply with internal policies, SOPs and applicable regulatory requirements.
• Perform any other administrative, operational or related duties that may be required as part of the role and responsibilities assigned by management.

What you need to ensure you are set up for success:

• Experience in specialty pharmacy, patient support programs, reimbursement, insurance, claims, accounts receivable or operational analysis.
• Strong understanding of private insurance, RAMQ, special authorizations, copay cards, financial assistance programs and billing issues related to high-cost medications.
• Experience with Kroll is strongly preferred.
• Strong Excel skills and ability to analyze Power BI reports; direct Power BI experience is considered a strong asset.
• Comfort working with multiple technology platforms, including Xero, SAP Ariba, PSP/manufacturer portals and internal systems.
• Ability to coordinate, delegate and follow up on the work of reimbursement specialists or pharmacy technicians.
• Excellent organizational skills, high level of accuracy and strong attention to detail.
• Ability to manage several complex files simultaneously and prioritize based on patient, operational and financial risk.
• Excellent verbal and written communication skills in French and English.
• Self-starter with strong judgment, proactivity and ability to work with a high degree of independence.

What makes you a great fit for this team:

• Your commitment to providing a high level of service to your internal and external clients.
• You are highly adaptable with a track record of success during times of growth and organizational change.
• You have a proven track record of developing trust and influence at multiple levels.
• You demonstrate an impactful and candid communication style.
• You have exceptional organizational skills with the ability to build effective working relationships with colleagues, management, and stakeholders.

Why join Sentrex?

We value our employees! Our permanent full-time employees are provided with a:

• Competitive salary
• OPQ and FARPOPQ contributions paid.

Sentrex Health Solutions is proud to be an equal opportunity employer demonstrated by our commitment to diversity, inclusion, belonging, equity, and accessibility. We provide a safe space for all team members to express their individuality within our corporate culture.

We encourage you to apply and accept all applications, however, please note that only candidates who meet the specified requirements will be contacted for an interview.

Accommodations can be made available upon request for those candidates taking part in the selection process.

Sentrex hiring managers may use artificial intelligence tools to assist them in the recruitment process.