Coordinateur(trice) de projets (Montreal, QC) / Project Coordinator Montreal, QC)

Qui sommes-nous?

CAD Industries ferroviaires est une société québécoise ambitieuse, en activités depuis plus de 60 ans, spécialisée dans la réparation, la conversion et le reconditionnement d’équipements ferroviaires roulant (wagons et locomotives en tous genres) qui avons des ateliers et bureaux à Montréal (secteur Lachine) et en Alberta (sous la bannière Caltrax).

Au fil des ans, notre mission s’est précisée afin de devenir une entreprise responsable qui cherche notamment à réparer et prolonger la vie des équipements dont nos clients nous confient les travaux ou encore, dans plusieurs situations, de les moderniser et leur donner littéralement une 2ème vie.

Dans leurs projets, nos équipes voient donc à designer des équipements qui répondront aux besoins de ces mêmes clients qui œuvrent autant du coté marchandise que passagers.

Résumé du poste:

Le ou la titulaire du poste fournit un soutien à la gestion et à la coordination des projets de l'organisation. En collaboration avec les chefs de projet et les différentes parties prenantes, cette personne assure le suivi administratif des projets, la coordination des activités, la gestion de la documentation et la préparation des communications et rapports nécessaires au bon déroulement des projets. Elle contribue également au respect des échéanciers, des standards de qualité et des processus établis.

Principales responsabilités:

• Assister les chefs de projet dans l'élaboration des plans de projets et des échéanciers, et assurer le suivi et le respect des étapes des projets;


• Faciliter la communication et la collaboration entre les différentes équipes de projets;


• Maintenir à jour la documentation des projets, y compris les comptes rendus de réunion et les rapports d'avancement;


• Préparer des rapports de statut pour les parties prenantes;


• Veiller à ce que les livrables du projet répondent aux normes de l'organisation en effectuant des vérifications et des validations régulières;


• Préparer la documentation relative aux jalons de paiement;


• Gérer les aspects administratifs des projets, y compris la coordination des calendriers, la gestion des fichiers et la préparation des documents requis;


• Préparer et coordonner les différentes réunions (envoi d’agenda, préparation de la salle et du matériel requis, révision des présentations, etc.);


• Toute autre tâche connexe pourra vous être assignée selon les besoins de l'organisation.

Qualifications requises:

• Minimum de 2 à 4 ans d'expérience en coordination de projets, administration de projets ou dans un rôle similaire ;


• Diplôme d'études collégiales ou universitaires dans un domaine pertinent (administration, gestion de projet, ingénierie ou équivalent) ;


• Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;


• Solides compétences en communication et capacité à collaborer efficacement avec diverses parties prenantes ;


• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint et Outlook) ;


• Expérience avec des outils de gestion de projets et de suivi documentaire, un atout ;


• Le ou la titulaire du poste doit pouvoir bien communiquer en anglais (50% du temps), car ses fonctions exigent des interactions avec des intervenants et collègues se trouvant à l’extérieur du Québec ou du Canada.

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Who Are We?

CAD Railway Industries is an ambitious Quebec-based company that has been in operation for over 60 years. We specialize in the repair, conversion, and refurbishment of rolling railway equipment (various types of wagons and locomotives) with workshops and offices in Montreal (Lachine area) and Alberta (under the Caltrax banner).

Over the years, our mission has evolved to become a responsible company focused on repairing and extending the lifespan of equipment entrusted to us by our clients. In many cases, we modernize these assets, essentially giving them a second life.

Our teams design equipment that meets the needs of both freight and passenger clients.

Job Summary:

The incumbent provides support for the management and coordination of the organization's projects. Working closely with project managers and various stakeholders, this individual is responsible for project administrative follow-up, activity coordination, document management, and the preparation of communications and reports required to support successful project execution. The incumbent also contributes to maintaining project schedules, quality standards, and established processes.

Main Responsibilities:

• Assist Project Managers in developing project plans and schedules, and monitor project milestones and deadlines;


• Facilitate communication and collaboration among project teams and stakeholders;


• Maintain project documentation, including meeting minutes and progress reports, and prepare status updates for stakeholders;


• Ensure project deliverables meet organizational standards through regular reviews and validations;


• Prepare documentation related to project payment milestones;


• Manage project administrative activities, including schedule coordination, file management, and preparation of required documents;


• Organize and coordinate meetings, including agenda preparation, meeting logistics, and review of presentation materials;


• Perform other related duties as assigned to support organizational needs.

Required Qualifications:

• Minimum of 2 to 4 years of experience in project coordination, project administration, or a similar role;


• College diploma or university degree in a relevant field (Business Administration, Project Management, Engineering, or equivalent);


• Strong organizational skills and the ability to manage multiple projects and priorities simultaneously;


• Excellent communication and interpersonal skills, with the ability to collaborate effectively with various stakeholders;


• Proficiency in Microsoft Office Suite (Excel, Word, PowerPoint, and Outlook);


• Experience with project management and document control tools is considered an asset.


• The candidate must be able to communicate well in English (50% of the time), as his or her duties require interaction with stakeholders and colleagues outside Quebec and Canada.