Coordonateur(trice) du service / Service Coordinator

Aperçu de l’entreprise

XNRGY Climate Solutions est un chef de file nord-américain dans la conception durable et la fabrication de pointe de systèmes sur mesure de traitement de l’air et de refroidissement liquide. Forte de plusieurs décennies d’expérience en ingénierie et en fabrication CVAC, XNRGY possède l’expertise nécessaire pour offrir des solutions innovantes et écoénergétiques adaptées aux besoins spécifiques d’un large éventail d’industries, notamment les centres de données hyperscale et modulaires, les établissements de santé, les laboratoires pharmaceutiques, les salles blanches pour semi-conducteurs, les fabricants de batteries pour véhicules électriques et les installations du secteur des sciences de la vie.

L’opportunité

La personne retenue se joindra à une équipe en pleine croissance au sein d’une entreprise qui transforme l’un des marchés émergents les plus importants des 50 dernières années : l’infrastructure avancée qui alimente l’expansion mondiale de l’intelligence artificielle. Vous jouerez un rôle clé dans le déploiement du nouveau modèle opérationnel de service tout en interagissant quotidiennement avec nos clients, nos partenaires externes et notre équipe nationale de techniciens de service sur le terrain.

Aperçu du poste

Le ou la coordonnateur(trice) du service soutient l’exécution des activités de démarrage, de mise en service, de reprise de travaux et de service pour les comptes clients attribués dans le secteur critique des centres de données. Relevant directement du gestionnaire de projet ou du responsable d’équipe, cette personne gère le processus de réception des demandes de service, coordonne les interventions interfonctionnelles, prépare la documentation de préparation et soutient le déploiement des techniciens en collaboration avec l’équipe de gestion de la main-d’œuvre. Le succès dans ce rôle repose sur d’excellentes compétences organisationnelles, une bonne gestion des priorités urgentes et une communication efficace afin d’assurer l’alignement avec les échéanciers de mise en service.

Principales responsabilités

Réception et priorisation des demandes de service

• Gérer la réception des demandes de service; classifier et assurer le suivi des demandes des clients (soutien technique, garantie, pièces et documentation).

• Établir les priorités avec le gestionnaire de projet ou le responsable d’équipe en fonction de l’échéancier de mise en service et de l’impact sur le client.

• Maintenir un registre précis avec des statuts et des échéanciers clairs; escalader les risques lorsque requis.

Soutien au démarrage et à la mise en service

• Coordonner les réponses avec les équipes d’ingénierie, de fabrication, d’approvisionnement, de logistique et de qualité, santé, sécurité et environnement (QSSE).

• Préparer les dossiers de préparation (ensembles de documentation, listes de vérification et dossiers techniques).

• Soutenir le gestionnaire de projet ou le responsable d’équipe dans le suivi des échéanciers, la validation de l’état de préparation et l’escalade des enjeux.

Coordination des reprises de travaux et des unités incomplètes

• Assurer le suivi des éléments de la liste des travaux à compléter, des dates prévues de réception des pièces, des instructions de reprise et de leur clôture.

• Effectuer les suivis interfonctionnels afin de réduire les délais de traitement et l’accumulation des dossiers en attente.

Coordination de la main-d’œuvre (en collaboration avec la gestion de la main-d’œuvre)

• Soumettre les demandes de personnel avec une portée détaillée des travaux, les échéanciers et les exigences du site.

• Fournir les informations relatives aux déplacements et à la logistique à l’équipe de gestion de la main-d’œuvre pour le déploiement des techniciens.

• Confirmer les exigences de préparation : documentation, accès au site, exigences en matière de sécurité, outils et pièces.

• Contribuer à la visibilité des besoins sans être responsable de l’attribution des ressources.

Communication et rapports

• Préparer des mises à jour structurées pour le gestionnaire de projet, le responsable d’équipe et les parties prenantes internes.

• Animer les rencontres de coordination, documenter les actions à entreprendre et assurer les suivis.

• Maintenir les tableaux de bord pour la préparation à la mise en service, la performance des demandes de service et l’avancement des reprises de travaux.

Objectifs des 12 premiers mois

• Intégrer le processus de réception des demandes de service aux flux de travail liés à la préparation des mises en service.

• Améliorer le respect des échéanciers grâce à une meilleure coordination de la documentation, des pièces et de la préparation sur le terrain.

• Réduire les délais de reprise de travaux et l’accumulation des dossiers en attente.

• Stabiliser les outils de reddition de comptes et la visibilité des indicateurs clés.

• Soutenir la croissance rapide des opérations de service.

Indicateurs de performance clés (KPI)

• Respect des échéanciers de démarrage et de mise en service.

• Délai de traitement et rapidité de réponse aux demandes de service.

Profil recherché

Expérience

• 3 à 5 ans d’expérience en coordination de services ou de projets dans un environnement manufacturier, CVAC ou industriel complexe.

• Solide expérience avec les plateformes ERP, CRM et de gestion de services.

• Capacité démontrée à coordonner les activités entre les équipes d’ingénierie, d’opérations et de terrain.

• Disponibilité à se déplacer sur les chantiers lorsque requis.

• La connaissance du français ou de l’espagnol constitue un atout.

Compétences

• Exécution et organisation : Excellente capacité à assurer le suivi et à gérer les priorités.

• Communication : Communication claire, respectueuse et affirmée.

• Orientation client : Capacité à équilibrer les attentes des clients avec les réalités opérationnelles.

• Adaptabilité : Évolue avec aisance dans un environnement dynamique et en constante évolution.

Amélioration continue : Capacité à identifier les enjeux et à contribuer à des solutions évolutives et durables.

• Salaire compétitif

• Assurances médicales et dentaires payées à 100 % par l’employeur

• Programme d’aide aux employés

• Télémédecine

• Équipe dynamique et ouverte aux changements

• Bureau moderne sur la Rive-Sud de Montréal

• Environnement dynamique à croissance rapide où l’esprit entrepreneurial est reconnu

• Milieu inclusif qui favorise la diversité

• Possibilités d’évolution de carrière et promotion interne

• Cafés gratuits

• Stationnement et bornes de recharge électrique gratuites

• Mini-gym sur place

Êtes-vous prêt.e à rejoindre notre équipe motivée ? Joignez-vous à une entreprise qui valorise le courage , la communauté , le climat , le client et la cohérence . Participez à la création de notre empreinte et rejoignez une équipe gagnante.

XNRGY Systèmes climatiques ULC est une entreprise dont le siège social est basé à St-Hubert et qui opère en Amérique du Nord. La compétence professionnelle de la langue française est requise et essentielle pour tous les employés basés à Montréal/St-Hubert. La compétence professionnelle de la langue anglaise est importante puisqu’elle permet de collaborer avec les employés du groupe basés aux États-Unis ou ailleurs dans le monde.

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XNRGY Climate Solutions is a North American leader in sustainable design and advanced manufacturing of custom air handling and liquid cooling systems. With decades of experience in HVAC engineering and manufacturing, XNRGY has the expertise needed to deliver innovative, energy-efficient solutions tailored to the specific needs of a wide range of industries, including hyperscale and modular data centers, healthcare facilities, pharmaceutical laboratories, semiconductor clean rooms, electric vehicle battery manufacturers, and life sciences facilities.

Opportunity

The successful candidate will join a rapidly growing team within a company transforming one of the most significant emerging markets of the last 50 years: the advanced infrastructure powering the global expansion of artificial intelligence. You will play a key role in deploying the new service operating model while interacting daily with our customers, external partners, and national field service technician team.

Position Overview

The Service Coordinator supports the execution of start-up, commissioning, rework, and service activities for assigned mission-critical data center customer accounts. Reporting directly to the Project Manager or Team Lead, this person manages the service request intake process, coordinates cross-functional responses, prepares readiness documentation, and supports technician deployment in partnership with the Workforce Management team. Success in this role requires excellent organizational skills, strong urgency management, and effective communication to maintain alignment with commissioning schedules.

Key Responsibilities

Service Request Intake & Prioritization

• Manage the intake of service requests; classify and track customer inquiries related to technical support, warranty, parts, and documentation.

• Prioritize with the Project Manager or Team Lead based on commissioning schedules and customer impact.

• Maintain an accurate tracker with clear statuses and timelines; escalate risks when required.

Start-Up & Commissioning Support

• Coordinate responses with Engineering, Manufacturing, Procurement, Logistics, and Quality, Health, Safety & Environment (QHSE) teams.

• Prepare readiness packages, including documentation bundles, checklists, and technical files.

• Support the Project Manager or Team Lead with schedule tracking, readiness validation, and issue escalation.

Rework & Incomplete Unit Coordination

• Track punch-list items, expected part receipt dates, rework instructions, and closure.

• Drive cross-functional follow-up to reduce cycle time and backlog aging.

Workforce Coordination, in Partnership with Workforce Management

• Submit staffing requests with detailed scope of work, timelines, and site requirements.

• Provide travel and logistics information to the Workforce Management team for technician deployment.

• Confirm readiness requirements, including documentation, site access, safety requirements, tools, and parts.

• Support visibility into needs without owning resource assignment decisions.

Communication & Reporting

• Prepare structured updates for the Project Manager, Team Lead, and internal stakeholders.

• Lead coordination meetings, document action items, and follow up on next steps.

• Maintain dashboards for commissioning readiness, service request performance, and rework progress.

First 12 Months

• Integrate the service request intake process with commissioning readiness workflows.

• Improve schedule adherence through better coordination of documentation, parts, and field readiness.

• Reduce rework cycle time and backlog aging.

• Stabilize reporting tools and visibility into key metrics.

• Support the rapid scaling of service operations.

Key Performance Indicators (KPIs)

• On-time start-up and commissioning.

• Service request cycle time and responsiveness.

Candidate Profile

Experience

• 3 to 5 years of experience in service or project coordination within a manufacturing, HVAC, or complex industrial environment.

• Strong experience with ERP, CRM, and service management platforms.

• Demonstrated ability to coordinate activities between engineering, operations, and field teams.

• Willingness to travel to job sites when required.

• Knowledge of French or Spanish is considered an asset.

Competencies

• Execution and Organization: Excellent ability to follow through and manage priorities.

• Communication: Clear, respectful, and assertive communication.

• Customer Mindset: Ability to balance customer expectations with operational realities.

• Adaptability: Comfortable working in a dynamic and constantly evolving environment.

• Continuous Improvement: Ability to identify issues and contribute to scalable, sustainable solutions.

Why choose XNRGY?

• Competitive salary

• Medical and dental insurance paid 100% by the employer

• Employee assistance program

• Telemedicine

• Dynamic team open to change

• Modern office on Montreal’s South Shore

• Fast-growing, dynamic environment where entrepreneurial spirit is recognized

• Inclusive environment that promotes diversity

• Career growth opportunities and internal promotion

• Free coffee

• Free parking and free electric vehicle charging stations

• On-site mini gym

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XNRGY Climate Systems ULC is a company headquartered in St-Hubert and operating across North America. Professional French-language proficiency is required and essential for all employees based in Montreal/St-Hubert. Professional English-language proficiency is important because it allows collaboration with group employees based in the United States or elsewhere in the world.