Coordinator, Learning / Coordonnateur·trice, Perfectionnement professionnel

Veuillez trouver la version française ci-après

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As a recognized national business law firm, we support, grow, and impact our communities through our work. We help entrepreneurs, companies, and professionals shape and build the Canadian economy.

When you start a career with Miller Thomson, you join a firm that puts its people first. We provide the opportunity to influence the course of your career, community, and workplace with the support and backing of a national organization. While teamwork and collaboration are hallmarks of our culture, we accept and encourage individuality. You can expect a friendly, safe, and supportive environment where your colleagues will rally around to help you succeed.

Find the spark that will propel your career to new heights. Apply today to join a firm that is dedicated to you.

We are seeking a  Coordinator, Learning  to join our team in any of our offices . 

The purpose of this role is to support the implementation of the Firm’s learning initiatives and compliance training to promote a culture of a continuous learning for all members of the Firm. Another primary function of this role is the administration of our learning management system.

Key Responsibilities: 

Internal Programming 

• Coordinate all program related logistics, including configuring all course settings in the LMS, preparing all program messaging to be sent via the LMS or through Outlook, arranging any in person boardroom and set-up requirements, liaising with presenters and vendors to prepare for the program and gather program materials, liaising with other business services group to ensure the in-person and/or virtual classroom is set up appropriately, and updating the internal planning rubric.


• Under the direction of the Manager, Learning, upload internally recorded content onto the LMS for post-program viewing.


• For group webcast viewings, coordinate all related logistics, including obtaining budget approval from the appropriate Practice or Specialty Group Leader or Business Services department.


• Ensures that all inquiries in the learning mailbox are responded to promptly, coordinating with colleagues for assistance when additional context, knowledge or expertise is required.


• Assists the Generalist, Learning with the implementation of onboarding and career advancement programming.


• Assists the Specialist, Learning team with the implementation of technology programming.

Compliance Training Administration 

• Under the direction of the Manager, Learning, maintain all compliance records in a centralized location and provide regular reporting on compliance statistics to the General Counsel (“GC”), Chief People and Culture Officer (“CPO”), Senior Director, People and Culture, and Director, Learning and Pro Bono.


• Under the direction of the Manager, Learning, provide regular reporting to all People Leaders on their direct reports’ progress with all outstanding compliance requirements.


• Assist the Manager, Learning with compliance vendor relations, including acting as an administrator for vendor content platforms, maintaining regular contact with Client Success Managers, remaining appraised of all scheduled system updates/upgrades, and submitting support tickets to troubleshoot technical issues. 

Learning Management System ("LMS") Administration 

• Coordinate the creation of online courses, curricula, resources and other learning assets on the LMS.


• Under the direction of the Manager, Learning, record all CLE/CPD accreditation information for programming and generate certificates of attendance for applicable programs.


• Log attendance for live or virtual programs using sign in sheets, attendance surveys or virtual meeting usage reports and complete accuracy checks to ensure attendance is tracked appropriately.


• Pull attendance records of online viewing to ensure a complete CLE/CPD record of attendance.


• Generate automatic regular reporting to assess usage of the LMS and interest in programming offered.


• Act as the LMS administrator and LMS subject matter expert by providing guidance on how to configure the platform, courses, curricula and users.


• Support internal and external content development projects by consulting on appropriate LMS configurations, including how assessments and evaluations should be scored so proper data analytics can be run within the LMS, how to layout pre-work or post-work in the LMS, how the content is connected to learning paths or competencies, etc.


• Look for opportunities to develop efficiencies and automated processes in the LMS, and consult on new or novel uses of the LMS.


• Train Learning team members and managers on the use of the system, including by creating templates and documenting best practices.


• Assist the Manager, Learning with LMS vendor relations, including maintaining regular contact with the LMS Client Success Manager, remaining appraised of all scheduled system updates/upgrades, and submitting support tickets to troubleshoot technical issues. 

What you'll bring: 

• 
  

  Diploma, certificate or degree in Adult Education or Human Resources or 2 -3 years of experience in a learning and development role.



• 
  

  Bilingualism in French and English is an asset.



• 
  

  Experience in administering a Learning Management System. 



• 
  

  Proficiency in Intermediate Excel, Intermediate PowerPoint, Intermediate Word. 



• 
  

  An understanding of adult learning principals and how to apply them in the workplace an asset.

What we offer: 

We believe in the importance of a Total Compensation package, ensuring our mix of salary, benefits, and perks are competitive within the market as well as a work-life balance. We offer:

• A comprehensive Benefits package that includes Health, Dental and Vision Care, Employee Assistance Program, Life Insurance, Short Term and Long Term Disability Insurance, 3+ Weeks’ Vacation and 10 Personal Days;


• A Diverse and Inclusive Workplace;


• Flexible working options;


• Maternity Leave Top-up;


• A Firm matching Group Retirement Savings plan;


• An individual TFSA with low fund management fees and competitive investment options;


• Employee Assistance Program to support you and your family;


• A wellness spending account to foster employee well-being;


• Professional Development opportunities;


• Employee appreciation events;


• Charitable giving programs.

Compensation:

We offer a market-leading total rewards package with the expected range of the annual salary to be between $53,000 to $63,000.

The final salary is influenced by the location of the incumbent and may fluctuate based on the qualifications, skills, and market considerations, ensuring alignment with internal and external pay equity standards. 

Who we are:

Miller Thomson LLP is one of Canada’s fastest-growing national business law firms, with ten offices across the country. Our consistent ability to provide practical, creative and cost-effective advice, combined with an unyielding service commitment to our clients and a strong dedication to our lawyers, staff and the communities in which we practice, gives us a unique position in the Canadian legal industry.

Miller Thomson LLP is an equal-opportunity employer and is committed to equity, diversity, inclusion, and accessibility.

This is an existing vacancy, replacing a previously filled position.

While we thank all applicants for their interest, due to the high volume of applications we receive, we are unable to respond to queries individually, and only those selected for an interview will be contacted.  No phone calls or agencies, please.

Miller Thomson will provide accommodation on request throughout the recruitment, selection and assessment process for applicants with disabilities. If you require accommodation, please inform our Talent department of the nature of the accommodation that you may require, to ensure your equal participation.

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Reconnus comme un cabinet d’avocats d’envergure nationale, nous soutenons, développons et influençons les collectivités qui nous entourent grâce à notre travail. Nous aidons les entrepreneurs, les sociétés et les professionnels à bâtir et à dynamiser l’économie canadienne.

En entreprenant une carrière chez Miller Thomson, vous devenez membre d’un cabinet qui place ses membres au cœur de ses préoccupations. Nous vous donnons la possibilité de jouer un rôle dans l’évolution de votre carrière, votre collectivité et votre milieu de travail en bénéficiant du soutien et de l’aide d’une organisation nationale. Bien que le travail d’équipe et la collaboration soient des traits caractéristiques de notre culture, nous acceptons et encourageons l’individualité. Vous pouvez vous attendre à évoluer dans un environnement amical, sûr et positif dans lequel vos collègues se rallieront pour assurer votre réussite.

Trouvez l’étincelle qui propulsera votre carrière vers de nouveaux sommets. Postulez dès aujourd’hui pour vous joindre à un cabinet qui vous sera dévoué.

Nous sommes à la recherche Coordonnateur·trice, Perfectionnement professionnel. La personne retenue pourra travailler dans le bureau de son choix.

La personne retenue soutient la mise en œuvre des projets de perfectionnement professionnel et des formations de conformité du cabinet, tout en favorisant une culture d’apprentissage continu auprès de l’ensemble du personnel. Elle doit également administrer le système de gestion de l’apprentissage (Absorb).

Principales responsabilités :

Ateliers internes

• Coordonner la logistique des ateliers de formation : configuration des paramètres de cours dans Absorb; préparation des communications liées aux ateliers de formation qui seront envoyées par Absorb ou Outlook; réservation et aménagement des salles de réunion pour les ateliers en personne; liaison avec les présentatrices ou présentateurs et les fournisseurs pour la préparation des ateliers et du matériel; liaison avec les autres services d’affaires pour assurer le bon aménagement des salles pour la formation en personne et virtuelle; et mise à jour de la rubrique de planification interne.


• Sous la supervision de la ou du gestionnaire, Perfectionnement professionnel, mettre en ligne le contenu enregistré à l’interne dans Absorb pour le visionnement après les ateliers.


• Coordonner la logistique des ateliers webdiffusés, y compris l’obtention de l’approbation budgétaire de la personne responsable du groupe de pratique ou d’expertise ou du groupe des services d’affaires.


• Veiller à ce que toutes les demandes envoyées à la boîte de réception de l’équipe reçoivent une réponse rapide et coordonner avec les collègues au besoin lorsque des précisions, des connaissances ou une expertise supplémentaires sont requises.


• Soutenir les généralistes, Perfectionnement professionnel, dans la mise en œuvre des programmes d’intégration et de perfectionnement professionnel.


• Soutenir les spécialistes, Perfectionnement professionnel dans la mise en œuvre de formations sur la technologie.

Administration des formations de conformité

• Sous la supervision de la ou du gestionnaire, Perfectionnement professionnel, assurer le maintien de l’ensemble des dossiers liés à la conformité dans un emplacement centralisé et présenter des rapports réguliers à l’avocate générale, à la ou au chef, Personnes et culture, à la directrice ou au directeur, Personnes et culture et à la directrice ou au directeur, Perfectionnement professionnel et activités pro bono.


• Sous la supervision de la ou du gestionnaire, Perfectionnement professionnel, fournir des rapports réguliers aux gestionnaires sur les progrès de leurs subordonnés directs relativement aux exigences de conformité.


• Soutenir la ou le gestionnaire, Perfectionnement professionnel, dans la gestion des relations avec les fournisseurs de contenu lié à la conformité, notamment en assurant la gestion des plateformes de contenu, en maintenant une communication régulière avec les gestionnaires, Succès client, en restant au fait des mises à jour prévues et en soumettant des demandes de soutien technique, au besoin. 

Système de gestion de la formation (Absorb)

• Coordonner la création de cours en ligne, de programmes, de ressources et d’autres outils de formation dans Absorb.


• Sous la supervision de la ou du gestionnaire, Perfectionnement professionnel, consigner les renseignements relatifs aux accréditations (PCC/FJP) et produire les certificats de participation, le cas échéant.


• Tenir un registre de présence aux ateliers en direct ou en ligne (feuilles de présence, questionnaire, rapports sur l’utilisation des réunions en ligne) et vérifier l’exactitude du suivi des présences.


• Générer les statistiques de participation aux ateliers de PPC/FJP en ligne pour obtenir des relevés de présence complets.


• Produire des rapports automatiques réguliers sur l’utilisation d’Absorb et sur l’intérêt suscité par les ateliers de formation.


• Agir comme personne-ressource pour Absorb en offrant du soutien sur la configuration de la plateforme, des cours, des programmes et des utilisateurs.


• Participer aux projets de création de contenu interne et externe en donnant de l’information sur les configurations requises d’Absorb : structure de notation des évaluations de connaissances pour permettre les analyses de données dans Absorb, conception du travail préparatoire et postérieur dans Absorb, connexion entre le contenu, le parcours de formation et les compétences.


• Explorer des avenues pour améliorer l’efficacité et l’automatisation des processus dans Absorb, et formuler des recommandations concernant des utilisations nouvelles ou inédites du système.


• Former les membres de l’équipe et les gestionnaires à l’utilisation du système, notamment en créant des modèles et en documentant les meilleures pratiques.


• Soutenir la ou le gestionnaire, Perfectionnement professionnel, dans ses relations avec les fournisseurs, en maintenant des communications régulières avec les gestionnaires, Succès client, en restant au fait des mises à jour prévues et en soumettant des demandes de soutien technique, au besoin. 

Ce que vous apporterez à Miller Thomson :

• 
  

  Diplôme, certificat ou grade en formation des adultes ou en ressources humaines, ou de deux à trois ans d’expérience dans un poste de formatrice ou de formateur.



• Bilinguisme un atout, car le titulaire du poste participe à l’élaboration de programmes à l’échelle nationale.


• Expérience obligatoire en administration de systèmes de gestion de la formation.


• Compétences techniques exigées : Excel (intermédiaire), PowerPoint (intermédiaire), Word (intermédiaire).


• Compréhension des principes de la formation des adultes et de leur application en milieu de travail, un atout.

Ce que vous propose Miller Thomson :

Chez Miller Thomson, nous croyons qu’il est important de proposer un programme de rémunération globale. C’est pourquoi nous veillons à ce que nos salaires et nos divers avantages sociaux soient concurrentiels en plus d’offrir un excellent équilibre travail-famille. Nous proposons :

• Une gamme complète d’avantages sociaux qui comprend notamment l’assurance-maladie, les soins dentaires, les soins de la vue, un programme d’aide aux employés, l’assurance-vie, l’assurance invalidité de courte et de longue durée, plus de trois semaines de vacances et dix jours de congés personnels ;


• Un milieu de travail qui favorise la diversité et l’inclusion ;


• Des possibilités d’aménagement d’un horaire de travail flexible ;


• Une indemnité complémentaire avec les congés de maternité ;


• Un régime enregistré d’épargne-retraite collectif avec cotisation patronale ;


• Un compte enregistré libre d’impôt individuel avec de faibles frais de gestion des fonds et des options de placement concurrentielles ;


• Un programme d’aide aux employés pour vous soutenir, vous et votre famille ;


• Une allocation de dépenses pour les activités de bien-être ;


• Des occasions de perfectionnement professionnel ;


• Des célébrations pour la reconnaissance des employés ;


• Des programmes caritatifs.

Rémunération :  

Nous offrons un programme de rémunération globale parmi les meilleurs du marché, avec un salaire annuel compris entre 53 000 $ et 63 000 $. 

Le salaire final sera établi en fonction du lieu de travail de l’employé et pourra varier selon ses qualifications, ses compétences et les tendances du marché, tout en respectant les normes internes et externes en matière d’équité salariale.  

Aperçu du cabinet :

Miller Thomson figure parmi les cabinets juridiques nationaux dont la croissance est la plus marquée au Canada, avec des bureaux implantés stratégiquement dans tout le pays. Si le cabinet occupe aujourd’hui une place unique dans le milieu juridique canadien, c’est grâce à la constance avec laquelle il offre des conseils judicieux, innovateurs et concurrentiels, à son engagement à offrir des services complets et à son dévouement envers ses avocats, ses professionnels des Services d'affaires et les collectivités dans lesquelles ses avocats exercent.

Miller Thomson s.e.n.c.r.l. souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et s’est engagé à respecter les notions d’équité, de diversité, d’inclusion et d’accessibilité.

Il s’agit d’un poste vacant qui remplace un poste précédemment pourvu.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt; toutefois, en raison du nombre de candidatures, nous ne serons pas en mesure de répondre individuellement aux questions et nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.  Les appels téléphoniques ne sont pas acceptés ; les agences sont priées de s’abstenir.

Miller Thomson veillera, sur demande, à l’accommodement des personnes handicapées tout au long du processus de recrutement, de sélection et d’évaluation. Pour que de telles mesures soient mises en place, veuillez communiquer avec le Service de gestion des compétences et indiquer la nature des accommodements nécessaires.