Personal Assistant to CEO

Job Responsibility:

About us Mastermind Realty Group is a privately held real estate investment and management firm based in Montreal, specializing in the acquisition, financing, and management of multifamily and commercial properties. With a focus on long-term value creation, we combine deep market expertise, strategic foresight, and data-driven decision-making to optimize asset performance and maximize returns.

Our experienced team is involved in every stage of the investment cycle, from market analysis and acquisition to asset management and long-term portfolio growth. By leveraging industry best practices and innovative financial strategies, we ensure sustainable growth and operational efficiency across our portfolio.

With a strong foundation built on integrity, expertise, and a results-driven approach, Mastermind Realty Group continues to expand its presence in the real estate sector, delivering exceptional value to investors, partners, and stakeholders.

Job Overview We are seeking a highly organized and proactive Personal Assistant to support our CEO in a fast-paced environment. The ideal candidate will possess exceptional administrative skills, a keen attention to detail, and the ability to manage multiple tasks efficiently. This role is crucial in ensuring the smooth operation of the executive office and overall workspace.

Duties

• Manage the CEO's calendar, including scheduling meetings, appointments, and travel arrangements.
• Prepare and organize documents for meetings, ensuring all necessary materials are available.
• Handle correspondence on behalf of the CEO, including emails and phone calls.
• Maintain filing systems and ensure that all records are up to date and easily accessible.
• Provide front desk support as needed, greeting visitors and managing inquiries.
• Conduct proofreading of documents to ensure accuracy and professionalism.
• Support customer service efforts by addressing client and business inquiries promptly and effectively.
• Order and manage office supplies, ensuring adequate inventory is maintained.
• Stock and maintain cleanliness of common areas, including the office kitchen and fridges.
• Provide flexible, on-demand assistance to the CEO, including handling personal errands or tasks as needed.
• Assist in planning and organizing internal events, meetings, or staff functions.

Experience

• Must be bilingual in English and French (spoken and written).
• Proven experience in an administrative or clerical role is preferred.
• Strong customer service skills with a focus on professionalism and courtesy.
• Excellent organizational skills with the ability to prioritize tasks effectively.
• Proficiency in using phone systems and other office equipment.
• Strong proofreading abilities to maintain high-quality documentation.
• Ability to work independently while also being a team player.
• Flexibility and willingness to assist wherever needed to support the CEO and the team.

This position requires a dedicated individual who thrives in a dynamic environment and is eager to contribute to the success of our organization. If you are passionate about providing exceptional support at an executive level and ensuring smooth office operations, we encourage you to apply.

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À propos de nous Mastermind Realty Group est une société privée d'investissement et de gestion immobilière basée à Montréal , spécialisée dans l'acquisition, le financement et la gestion d' immeubles multifamiliaux et commerciaux . Axés sur la création de valeur à long terme, nous combinons une expertise approfondie du marché, une vision prospective stratégique et une prise de décision fondée sur les données pour optimiser la performance des actifs et maximiser les rendements.

Notre équipe expérimentée intervient à chaque étape du cycle d'investissement, de l'analyse de marché et de l'acquisition à la gestion d'actifs et à la croissance à long terme du portefeuille . En tirant parti des meilleures pratiques du secteur et de stratégies financières innovantes, nous assurons une croissance durable et une efficacité opérationnelle optimale pour l'ensemble de notre portefeuille.

Avec une base solide fondée sur l'intégrité, l'expertise et une approche axée sur les résultats , Mastermind Realty Group continue d'étendre sa présence dans le secteur immobilier, offrant une valeur exceptionnelle aux investisseurs, partenaires et parties prenantes .

Aperçu du poste Nous sommes à la recherche d'un(e) adjoint(e) personnel(le) hautement organisé(e) et proactif(ve) pour soutenir notre PDG dans un environnement dynamique. Le ou la candidat(e) idéal(e) possédera des compétences administratives exceptionnelles, un grand souci du détail et la capacité de gérer efficacement plusieurs tâches simultanément. Ce rôle est essentiel pour assurer le bon fonctionnement du bureau exécutif ainsi que de l'ensemble de l'espace de travail.

Responsabilités

• Gérer l'agenda du PDG, y compris la planification des réunions, des rendez-vous et des déplacements.
• Préparer et organiser les documents pour les réunions, en veillant à ce que tous les éléments nécessaires soient disponibles.
• Gérer la correspondance au nom du PDG, y compris les courriels et les appels téléphoniques.
• Maintenir les systèmes de classement et s'assurer que tous les dossiers sont à jour et facilement accessibles.
• Fournir un soutien à la réception au besoin, accueillir les visiteurs et répondre aux demandes d'information.
• Relire les documents pour garantir leur exactitude et leur professionnalisme.
• Soutenir les efforts en service à la clientèle en répondant rapidement et efficacement aux demandes des clients et des partenaires.
• Commander et gérer les fournitures de bureau, en veillant à maintenir un inventaire adéquat.
• Approvisionner et maintenir la propreté des espaces communs, notamment la cuisine du bureau et les réfrigérateurs.
• Offrir une assistance flexible et ponctuelle au PDG, incluant la gestion de certaines courses ou tâches personnelles au besoin.
• Aider à la planification et à l'organisation des événements internes, réunions ou activités d'équipe.

Expérience

• Maîtrise du français et de l'anglais (parlé et écrit) obligatoire.
• Expérience avérée dans un rôle administratif ou de soutien de bureau, un atout.
• Excellentes compétences en service à la clientèle avec un grand professionnalisme et courtoisie.
• Très bonnes capacités d'organisation et aptitude à bien gérer les priorités.
• Maîtrise des systèmes téléphoniques et de l'équipement de bureau.
• Excellente capacité de relecture pour garantir la qualité des documents.
• Capacité à travailler de façon autonome tout en contribuant positivement au travail d'équipe.
• Flexibilité et volonté d'aider là où le besoin se fait sentir pour soutenir le PDG et l'équipe.

Ce poste s'adresse à une personne dévouée, dynamique et motivée à contribuer au succès de notre organisation. Si vous êtes passionné(e) par le soutien aux hauts dirigeants et par la gestion efficace des opérations de bureau, nous vous invitons à postuler.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: $16.10-$21.00 per hour

Expected hours: 36 per week

Benefits:

• Company events
• On-site parking
• Paid time off

Schedule:

• Monday to Friday

Work Location: In person