Technicien.ne en gestion documentaire

DESCRIPTION SOMMAIRE

Sous l'autorité de son supérieur immédiat, le ou la technicien(ne) en gestion documentaire est responsable de l'organisation, du classement, de l'indexation, de la numérisation, de la conservation et de l'optimisation des documents physiques et numériques. Elle contribue également à l'application des politiques et procédures de gestion documentaire, d'archivage et de protection des renseignements personnels. TÂCHES ET RESPONSABILITÉSRéorganisation de la voûte documentaire

• Effectuer l'inventaire des dossiers conservés dans la voûte documentaire.
• Numériser, organiser, classer et indexer environ 15 000 dossiers de membres selon les normes établies.
• Créer un registre des dossiers numérisés, incluant un calendrier de conservation et de destruction documentaire.
• Assurer la traçabilité et le repérage efficace des dossiers.

Gestion documentaire courante

1. Assurer la gestion des mouvements de dossiers physiques et électroniques.
2. Maintenir à jour les bases de données et registres documentaires.
3. Soutenir les différentes directions dans la recherche et la récupération de documents.
4. Effectuer le contrôle de qualité des documents numérisés et indexés.
5. Veiller à l'application des procédures de conservation et de destruction documentaire.
6. Formuler des recommandations visant l'amélioration des processus de gestion documentaire.
7. Collaborer avec l'ensemble des directions de l'Ordre pour améliorer l'organisation documentaire.
8. Participer à la rédaction et à la mise à jour des procédures internes.
9. Effectuer toute autre tâche connexe reliée au poste.